1. KOKIE JURIDINIO ASMENS DUOMENYS IR KOKIU BŪDU TURI BŪTI NURODYTI JURIDINIŲ ASMENŲ SIUNČIAMUOSE DOKUMENTUOSE, ĮGYVENDINANT LIETUVOS RESPUBLIKOS CIVILINIO KODEKSO 2.44, 2.55 IR 2.58 STRAIPSNIUOSE NUSTATYTUS REIKALAVIMUS?

Dokumentų rengimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19 (Žin., 2001, Nr. 30-1009; 2006, Nr. 60-2169), 15 punkte nustatyta, jog įstaigos duomenų rekvizitą, vieną iš siunčiamajam dokumentui privalomų rekvizitų, sudaro: „registro, kuriame kaupiami ir saugomi duomenys apie įstaigą, pavadinimas, įstaigos kodas, buveinės (įstaigos ar jos struktūrinio padalinio) adresas, kontaktinė informacija (telefono ir fakso numeriai, įstaigos elektroninio pašto adresas), kita reikalinga informacija“. Šiose taisyklėse nėra nustatytas baigtinis įstaigos duomenų elementų (grupių) sąrašas, todėl būtina paisyti kitų teisės aktų nustatytų reikalavimų dokumentams (pvz., raštams).

Lietuvos archyvų departamentas, įgyvendindamas valstybės politiką dokumentų valdymo srityje ir siekdamas suvienodinti siunčiamų dokumentų įforminimą, parengė Rekomendacijas dėl siunčiamuose dokumentuose nurodomų juridinio asmens duomenų.

REKOMENDACIJOS DĖL SIUNČIAMUOSE DOKUMENTUOSE NURODOMŲ JURIDINIO ASMENS DUOMENŲ

Rekomendacijos dėl siunčiamuose dokumentuose nurodomų juridinio asmens duomenų parengtos pagal Lietuvos Respublikos civilinio kodekso (Žin., 2000, Nr. 74-2262, toliau vadinama − CK) 2.44 straipsnio 1 dalyje, 2.55 straipsnio 2 dalyje ir 2.58 straipsnio 2 dalyje, Dokumentų rengimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19 (Žin., 2001, Nr. 30-1009; 2006, Nr. 60-2169, toliau vadinama – Dokumentų rengimo taisyklės), kituose teisės aktuose nustatytus reikalavimus.

Rekomendacijų tikslas – suvienodinti juridinių asmenų, jų struktūrinių padalinių ir (ar) filialų (atstovybių) duomenų rašymo siunčiamuose dokumentuose tvarką.

1. Dėl juridinio asmens teisinės formos ir kitų duomenų nurodymo juridinio asmens siunčiamuose dokumentuose.

CK 2.44 straipsnio 1 dalyje nustatyta, kad juridinio asmens dokumentuose, kuriuos jis naudoja turėdamas santykių su kitais subjektais (raštuose, sąskaitose, prekybos dokumentuose ir t. t.), nurodomas juridinio asmens pavadinimas, registras, kuriame kaupiami ir saugomi duomenys apie juridinį asmenį, tokio asmens buveinė (pagal CK 2.49 straipsnio nuostatas, juridinio asmens buveine laikoma vieta, kurioje yra nuolatinis juridinio asmens valdymo organas. Juridinio asmens buveinė apibūdinama nurodant patalpų, kuriose yra buveinė, adresą), kodas ir teisinė forma. Juridinių asmenų registre kaupiant duomenis apie juridinius asmenis, teisinė jų forma nurodoma Juridinių asmenų registro nuostatų, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. lapkričio 12 d. nutarimu Nr. 1407 (Žin., 2003, Nr. 107-4810, toliau vadinama − Juridinių asmenų registro nuostatai), 11–13 punktuose nustatyta tvarka. 

Atsižvelgiant į teisės aktų reikalavimus, juridinio asmens teisinė forma siunčiamame dokumente nurodytina kartu su kitais duomenimis įstaigos duomenų rekvizite, jei teisinę formą nurodančių žodžių nėra juridinio asmens pavadinime, pvz.:

Pastaba. Įstaigos duomenys gali būti nurodyti ir siunčiamo dokumento pirmojo lapo apatinėje paraštėje Dokumentų rengimo taisyklių nustatyta tvarka. 

2. Dėl juridinio asmens teisinės formos ir kitų duomenų nurodymo juridinio asmens struktūrinių padalinių siunčiamuose dokumentuose.

Juridinio asmens struktūrinių (vidaus ir teritorinių) padalinių siunčiamų dokumentų sudarytojo pavadinimo rekvizite rašomas struktūrinio padalinio pavadinimas, nurodant priklausomybę atitinkamam juridiniam asmeniui.

Juridinio asmens vidaus struktūrinio padalinio (turinčio įgaliojimus sudaryti siunčiamus dokumentus), kurio adresas sutampa su juridinio asmens buveinės adresu, įstaigos duomenų rekvizite nurodoma juridinio asmens teisinė forma, buveinė, kontaktinė informacija, registras, kuriame kaupiami ir saugomi duomenys apie šį juridinį asmenį, juridinio asmens kodas ir PVM mokėtojo kodas, jei juridinis asmuo yra PVM mokėtojas, pvz.:

Juridinio asmens teritorinio padalinio, turinčio įgaliojimus sudaryti siunčiamus dokumentus, įstaigos duomenų rekvizite nurodoma juridinio asmens teisinė forma, buveinė, registras, kuriame kaupiami ir saugomi duomenys apie šį juridinį asmenį, juridinio asmens kodas, PVM mokėtojo kodas, jei juridinis asmuo yra PVM mokėtojas, bei teritorinio padalinio adresas ir kontaktinė informacija, pvz.:

3. Dėl juridinio asmens teisinės formos ir kitų duomenų nurodymo juridinio asmens filialų ar atstovybių siunčiamuose dokumentuose.

CK 2.53 straipsnio 1 dalyje nustatyta, kad juridinio asmens filialas yra struktūrinis juridinio asmens padalinys, turintis savo buveinę ir atliekantis visas arba dalį juridinio asmens funkcijų. CK 2.56 straipsnio 1 dalyje juridinio asmens atstovybė apibrėžiama kaip juridinio asmens padalinys, turintis savo buveinę ir įgaliotas atlikti veiksmus, nurodytus CK 2.56 straipsnio 2 dalyje. Filialai (atstovybės) registruojami Juridinių asmenų registro nuostatų nustatyta tvarka. Šiame registre kaupiami ir saugomi duomenys apie juridinio asmens filialus ar atstovybes (pavadinimas, kodas, buveinė ir kt.).

Filialų ar atstovybių siunčiamų dokumentų sudarytojo pavadinimo rekvizite rašomas filialo ar atstovybės pavadinimas, nurodant priklausomybę atitinkamam juridiniam asmeniui.

Vadovaujantis CK 2.53 ir 2.56 straipsnių, 2.55 straipsnio 2 dalies ir 2.58 straipsnio 2 dalies nuostatomis, juridinio asmens filialo (atstovybės) įstaigos duomenų rekvizite nurodoma juridinio asmens teisinė forma, buveinė, registras, kuriame kaupiami ir saugomi duomenys apie šį juridinį asmenį, juridinio asmens kodas, PVM mokėtojo kodas, jei juridinis asmuo yra PVM mokėtojas, bei filialo (atstovybės) adresas, kontaktinė informacija, filialo kodas ir kita reikalinga informacija, pvz.:

2. KAIP GALIMA SUSIPAŽINTI IR NAUDOTI DOKUMENTUS, KURIUOSE YRA ASMENS DUOMENŲ?

Nuo 2005 m. sausio 1 d. įsigaliojus  Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymui, iškilo praktinių klausimų dėl priėjimo prie dokumentų nuostatų taikymo. Siekiant valstybės archyvuose įgyvendinti vienodą praktiką, pateikiame šias rekomendacijas dėl Įstatymo normų taikymo, taip pat  kitų susijusių  teisės norminių aktų nuostatų išaiškinimus.

Dokumentų ir archyvų įstatymo (toliau vadinama – Įstatymas) 19 str. aiškiai nustato, kad asmenys turi teisę prieiti prie Nacionalinio dokumentų fondo dokumentų, išskyrus tuos dokumentus, prie kurių priėjimą riboja įstatymai. Įstatymo 20 str. nustato priėjimo prie dokumentų ribojimo tikslus ir  terminus. Šio straipsnio 5 dalis nustato baigtinius priėjimo prie dokumentų, kuriuose yra  informacijos apie asmens privatų gyvenimą, ir valstybės archyvams perduotų susistemintų asmens duomenų rinkmenų ribojimo terminus.

Bendrieji asmens privataus gyvenimo apsaugos principai įteisinti Lietuvos Respublikos Konstitucijos 22 str. ir Europos žmogaus teisių ir pagrindinių laisvių apsaugos konvencijos 8 str. nuostatose. Šiuos ribojimus reglamentuoja ir Civilinis kodeksas bei Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymas.

Civilinio kodekso (toliau vadinama – CK) 2.23 str. 1 d. įtvirtintos nuostatos dėl  asmens privataus gyvenimo apsaugos. Privačiu laikomas toks asmens gyvenimas, kuris vyksta ne viešumoje. Tai sritis, kur asmuo turi teisę būti paliktas vienas ir kur visuomenė neturi teisės kištis, t.y. gyvenimo būdas, santykiai su kitais asmenimis, vidiniai šeimos santykiai, jo lytinis, dvasinis, religinis gyvenimas,  fizinė ir psichinė sveikatos būklė, privatus susirašinėjimas, pokalbiai.  CK 2.23 str. 3 d. aiškiai nustatyta, kad draudžiama rinkti informaciją apie privatų asmens gyvenimą pažeidžiant įstatymus, taip pat draudžiama skleisti surinktą informaciją apie asmens privatų gyvenimą, nebent, atsižvelgiant į asmens einamas pareigas ar padėtį visuomenėje, tokios informacijos skleidimas atitinka teisėtą ir pagrįstą visuomenės interesą tokią informaciją žinoti.

Oficialiuose teisiniuose bei teisminės praktikos išaiškinimuose apie privatų gyvenimą kaip atskira kategorija išskiriama informacija (t.y. dokumentai), susijusi su viešųjų asmenų (valstybės politikų, valstybės ir savivaldybių pareigūnų, politinių partijų ir visuomeninių organizacijų vadovų bei kitų visuomeninėje ir politinėje veikloje dalyvaujančių (dalyvavusių) asmenų – menininkų, aktorių, sportininkų ir pan.) veikla. Galima konstatuoti, kad įvairiais laikotarpiais veikusių valstybės ar savivaldybių institucijų dokumentuose užfiksuotai informacijai (net jei yra asmens duomenų ar bendro pobūdžio informacijos apie privatų gyvenimą), kai viešieji asmenys vykdo oficialias pareigas ar dalyvauja  visuomenei reikšmingų sprendimų priėmimo procesuose, neturi būti taikomi priėjimo ribojimai.

Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo tikslas – ginti žmogaus privataus gyvenimo neliečiamumo teisę ryšium su asmens duomenų tvarkymu. 2005 m. sausio mėnesį vykusiame susitikime ir konsultacijose su Valstybine duomenų apsaugos inspekcija buvo aptarti Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo taikymo atvejai ir procedūros, susijusios su priėjimo prie dokumentų ribojimu.

 Aiškinantis Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo (toliau vadinama – ADTAĮ) nuostatas sutarta, kad valstybės archyvuose būtina išskirti šiuos aspektus:

●        priėjimą prie dokumentų, kuriuose yra asmens duomenų, t.y. galimybę susipažinti su asmens duomenimis archyvo skaitykloje;  

●        dokumentų, kuriuose yra asmens duomenų,  naudojimą – jų kopijų teikimą fiziniams ir juridiniams asmenims (jų paskelbimą ar kitokį naudojimą komerciniais ar  nekomerciniais tikslais).

Dokumentų ir archyvų įstatymo 20 str. 5 d. numato, kad valstybės archyvuose taikant Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo bendrus principus, ribojamas priėjimas ne apskritai prie visų dokumentų, kuriuose yra asmens duomenų (vardas, pavardė, gyvenamoji vieta ir pan.), bet prie susistemintų asmens duomenų rinkmenų. Susistemintomis asmens duomenų rinkmenomis, priėjimas prie kurių turi būti ribojamas, laikomos konkrečios bylos ar jų dalys, kuriose dokumentų sisteminimo kriterijus yra asmuo. Taikant priėjimo prie susistemintų asmens duomenų rinkmenų ribojimą, akcentuotinas ypatingų asmens duomenų (kurie tiesiogiai traktuotini kaip informacija apie privatų asmens gyvenimą) buvimas dokumentuose.

Susistemintomis asmens duomenų rinkmenomis nelaikytini sąrašai ar bylos, kuriose užfiksuoti tik asmenų vardai ir pavardės (abėcėlinis darbuotojų asmens bylų apyrašas, įsakymų bylos, turtinio pobūdžio sąrašai, sudaryti pagal turto objektus, jei juose nėra detalios informacijos apie asmenį, ir pan.). Taip pat neturėtų būti kompleksiškai ribojamas priėjimas prie bylų, jei tik pavieniai bylose esantys dokumentai atitinka pagrindinius susistemintos rinkmenos požymius. Jeigu byloje yra sąrašai, kuriuose nurodyti asmenų vardai, pavardės, gimimo datos, šeimyninė padėtis, tikyba, teistumas ir panašūs ypatingi asmens duomenys, išduodant bylą susipažinti bendra tvarka, šie duomenys ar dokumentai turėtų būti uždengiami.

Priėjimo prie dokumentų ribojimas taikytinas  byloms, kurios pagal antraštę ar kitą aiškų kriterijų leidžia tiesiogiai identifikuoti, jog joje gali būti susistemintų asmens duomenų, t.y. byla yra sudaryta konkrečiam asmeniui ar asmenų grupei. Pagrindinės tokių bylų grupės archyvuose yra:

●        asmens (tarnautojų, karininkų, studentų, moksleivių ir pan.)  bylos;

●        gyventojų surašymo bylos  (surašymo lapai);

●        ūkinės (namų) knygos;

●        hipotekos knygos;

●        bažnytinės ir civilinės būklės aktų įrašų bylos (metrikacijos bylos);

●        sąrašai, kuriuose yra ne tik asmens vardas ir pavardė, bet ir kitų duomenų (gimimo data, šeimyninė padėtis ir jos sudėtis, tautybė, tikėjimas, partiškumas, teistumas, asmens sveikatos būklė ir kt.).

Priėjimo prie dokumentų ir jų naudojimo ribojimas nereiškia absoliutaus teisės susipažinti su dokumentais apribojimo – su šiais dokumentais susipažinti ir jais naudotis galima įstatymų nustatyta tvarka.

Nepasibaigus ribojimo terminams dokumentai, kuriuose yra informacijos apie asmens privatų gyvenimą, bei valstybės archyvams perduotos susistemintos asmens duomenų rinkmenos gali būti prieinamos:  

• teismams, ikiteisminio tyrimo  įstaigoms, kitoms  institucijoms pagal kompetenciją;
• advokatams – prie asmens duomenų ir privačios informacijos, susijusios su atstovavimu asmeniui teisme, pagal asmens  įgaliojimą ar sutartį su juo;
• kitiems asmenims – gavus duomenų subjekto sutikimą. Duomenų subjektui mirus, su juo susijusią informaciją rinkti ir skelbti kitiems asmenims gali leisti sutuoktinis, tėvai, vaikai. Kai  su ribojamais dokumentais nori susipažinti kiti asmenys, valstybės archyvui turi būti atitinkamai pateikiami giminystės ryšį ir mirties faktą liudijantys dokumentai, kurie asmeniui grąžinami, ir jų kopijos ir/arba notariškai patvirtintas arba susijusio asmens valstybės archyve asmeniškai parašytas  sutikimas;
• fiziniams ir juridiniams asmenims pagal nustatytą tvarką – mokslinio tyrimo, statistikos arba istoriniais tikslais.

Kai prie dokumentų, kuriuose yra asmens duomenų, norima prieiti mokslinio tyrimo, statistikos arba istoriniais  tikslais (ADTAĮ 12 str. 1 d.  ir 18 str. 4 d.) be duomenų subjekto (asmens) sutikimo, apie tai privalu pranešti Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai ADTAĮ 26 straipsnio nustatyta tvarka. Į Valstybinę duomenų apsaugos inspekciją paprastai turėtų kreiptis juridiniai asmenys – mokslo ar studijų institucijos, visuomeninės ir kitos organizacijos, leidžiančios mokslines monografijas apie asmenis, enciklopedinius leidinius ar žinynus, taip pat individualios įmonės, užsiimančios genealoginiais tyrimais. Taip pat į Valstybinę duomenų apsaugos inspekciją dėl išankstinės patikros gali kreiptis individualūs mokslininkai, kurie valstybės archyvuose saugomų dokumentų pagrindu planuoja atlikti mokslinius tyrimus ir (ar) tvarkyti asmens duomenis automatiniu būdu (duomenis bet kokia forma pervedant į kompiuterinę laikmeną). Šie asmenys privalo ne vėliau kaip prieš 2 mėnesius iki numatomų duomenų tvarkymo veiksmų pradžios pranešti Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai, kuri įstatymo nustatyta tvarka atlieka išankstinę patikrą (visa susijusi informacija skelbiama Interneto tinklalapyje www.ada.lt.). Patikrą atlikusio juridinio asmens (institucijos) tyrimus atliekantis konkretus tyrinėtojas valstybės archyvui turi pateikti šios institucijos patvirtinantį raštą, kuriame turi būti nurodyta mokslinio tyrimo tema. Šiems tyrinėtojams valstybės archyvų skaityklose be apribojimų išduodami ir gali būti kopijuojami visi ribojami dokumentai.

Susitikime su Valstybine asmens duomenų apsaugos inspekcija pasiektas kompromisinis susitarimas, kad individualūs tyrinėtojai, turintys aukštąjį išsilavinimą ar siekiantys jį įgyti, kurie pagal savo atliekamų tyrimų pobūdį pretenduoja į mokslinius tyrimus (kraštotyrininkai, studentai, rašantys baigiamuosius darbus, ir kiti), prie bylų, traktuotinų kaip susistemintos asmens duomenų rinkmenos, galėtų prieiti be išankstinės patikros (archyvo skaitykloje galėtų susipažinti su juos dominančiais dokumentais, išskyrus tas duomenų rinkmenas, kuriose yra ypatingų duomenų apie daugelį asmenų (bažnytinės ir civilinės būklės aktų įrašų bylos). Išankstinės patikros neatlikusiems arba duomenų subjekto (asmens) (ar įstatymo nustatyta tvarka – jo artimųjų) sutikimo neturintiems individualiems tyrinėtojams turi būti ribojamas tiesioginis asmens duomenų perdavimas (t.y. dokumentų kopijų teikimas, duomenų perrašymas į kitas laikmenas ir pan.).

Tyrinėtojams iš Europos Sąjungos valstybių ribojami dokumentai gali būti pateikiami analogiška tvarka kaip ir Lietuvos tyrinėtojams (norėdami susipažinti ir naudoti ribojamus dokumentus jie turi pateikti Lietuvos mokslo ar studijų institucijos, atlikusios išankstinę patikrą, tarpininkavimo raštą arba atitinkamą savo institucijos patvirtinantį dokumentą).

Ne Europos Sąjungos valstybių tyrinėtojai, siekiantys gauti kopijas dokumentų, kurie traktuotini kaip susistemintos asmens duomenų rinkmenos, pagal ADTAĮ 28 str. nuostatas dėl duomenų teikimo duomenų gavėjams, esantiems užsienio valstybėse, papildomai turi kreiptis į Valstybinę duomenų apsaugos  inspekciją

Europos Sąjungos valstybių ir kitų užsienio valstybių individualūs tyrinėtojai, pagal savo atliekamų tyrimų pobūdį pretenduojantys į mokslinius tyrimus, gali susipažinti su ribojamais dokumentais analogiška tvarka kaip ir Lietuvos tyrinėtojai.

Skaitytojai (tiek atlikusių patikrą institucijų tyrinėtojai, tiek individualūs tyrinėtojai) gaudami bylas, traktuotinas kaip susistemintos asmens duomenų rinkmenos, turi pateikti prašymą dėl priėjimo prie dokumentų, kuriuose yra asmens duomenų (pridedama). Prašyme turi būti nurodomas duomenų naudojimo tikslas, o jei atliekamas mokslinis tyrimas – ir tyrimo tema. Patikrą atlikusios institucijos ir individualios įmonės daugkartinio duomenų gavimo atveju su valstybės archyvu gali sudaryti sutartis dėl asmens duomenų teikimo (pridedama). Pateiktos ribojamų dokumentų kopijos turi būti apskaitomos, kad būtų įmanoma identifikuoti, kam ir kokių dokumentų kopijos buvo pateiktos. 

Fiziniai asmenys, norintys realizuoti teisę gauti informaciją apie save, o pagal įgaliojimą –apie kitus asmenis, nustatyta tvarka kreipiasi į archyvą dėl informacijos (dokumentų) paieškos. Prašymuose išduoti pažymas (dėl turto, dėl pilietybės, dėl šeimos sudėties ir kt.) turi būti nurodomas  duomenų  naudojimo tikslas. Valstybės archyvai, pateikdami asmenims jų prašomą informaciją, neturi pateikti perteklinės informacijos, susijusios su kitų asmenų privatumu ir asmens duomenimis. Atsakant į asmenų prašymus pridedamose kopijose iš bylų, kurios traktuotinos kaip susistemintos asmens duomenų rinkmenos, turi būti pateikiama tik su pareiškėju susijusi informacija. Jei kopijuojamame dokumente yra kitų asmenų duomenų, pareiškėjui turi būti pateikiamas dokumento išrašas  (kopija, kurioje būtų uždengti ar kitokiu techniniu būdu eliminuoti kitų asmenų duomenys).

Priėjimo prie įvaikinimo, notarinių ir medicininių dokumentų klausimus (kiek jie išeina už privatumo ir asmens duomenų apsaugos aspektų) reguliuoja  CK 3.221 straipsnis, Notariato įstatymas ir Pacientų teisių ir žalos sveikatai atlyginimo įstatymas.

Ramojus Kraujelis, 265 2676 el. paštas r.kraujelis@archyvai.lt  

3. KOKIA BUVUSIŲ SLAPTŲJŲ TARNYBŲ ARCHYVŲ TVARKYMO PRAKTIKA KITOSE ŠALYSE?