Dokumentų naudojimo samprata apima tiek praktinius susipažinimo su dokumentais aspektus valstybės archyvų skaityklose (skaitytojų registravimą, dokumentų išdavimą, darbo tvarką), tiek dokumentų kopijavimą ar kitokį atgaminimą pagal skaitytojų poreikius. Dokumentų ir archyvų įstatymo 21 straipsnis nustato, kad dokumentai gali būti naudojami komerciniais ir nekomerciniais (faktų įrodymo, švietimo, mokslinio tyrimo ir kt.) tikslais. Tais atvejais, kai asmuo siekia dokumentus (t.y. perimtą informaciją) naudoti komerciniais tikslais, turi būti sudaromos sutartys dėl dokumentų komercinio naudojimo ir numatomas atlygis už šių dokumentų naudojimą.

Šiandieninių technologijų pagalba informacija gali būti perimama ir dokumentai kopijuojami įvairiomis formomis, tokiomis kaip fotografavimas, skenavimas, šviesos kopijų gaminimas, mikrofilmavimas ir kt. Pastaraisiais metais valstybės archyvų skaitytojai neretai išreiškia norą dokumentus kopijuoti savo turimomis techninėmis priemonėmis. Dokumentų fotografavimas savo turima įranga yra viena iš dokumentų naudojimo formų, kuri yra susijusi su valstybės archyvų skaityklų darbo organizavimo tvarka.

Dokumentų naudojimą valstybės archyvų skaityklose šiuo metu reglamentuoja Valstybiniuose archyvuose saugomų dokumentų naudojimo tvarka, patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2002 m. balandžio 5 d. įsakymu Nr. V – 42 (Žin., 2002, Nr.38-1420). Šių taisyklių 18.3 punkte yra įtvirtinta bendra nuostata, jog skaitytojas, gavęs skaityklos tarnautojo sutikimą, gali naudotis nešiojamuoju kompiuteriu, kitomis priemonėmis, jei tai nekenkia dokumentams ir netrukdo dirbti kitiems skaitytojams.

Vykdydami projektą " Integrali administracinių paslaugų sistema" 2013 m. planuojame parengti valstybės archyvuose saugomų dokumentų naują naudojimo tvarką, kurioje būtų detalizuotos skaitytojų darbo valstybės archyvų skaityklose procedūros, įskaitant ir asmeninių fotoaparatų ir kitų techninių priemonių naudojimą.

Kai kurių rūšių dokumentai valstybės archyvų skaityklose yra itin paklausūs – tuos pačius originalius dokumentus užsako kelios dešimtys tyrinėtojų, todėl leidimas skaitytojams patiems fotografuoti dokumentus skatina neadekvatų jų naudojimą – iškyla grėsmė dokumentų tinkamos fizinės būklės išsaugojimui. Valstybės archyvų skaityklose dėl objektyvių priežasčių nesant galimybių įrengti specializuotas darbo vietas, naudojimasis asmeniniais fotoaparatais ar kita technine įranga, nuolatinis judėjimas ieškant patogesnių fotografavimo vietų, papildomas triukšmas ir pan. bendrose skaityklose sukelia nepatogumų kitiems skaitytojams ir trikdo jų darbą.

Valstybės archyvai buvo susidūrę su atvejais, kai dokumentų skaitmeninės kopijos buvo naudojamos komerciniais tikslais be archyvų žinios. Todėl valstybės archyvuose, kaip ir kitose Lietuvoje veikiančiose atminties institucijose (muziejuose ir bibliotekose), šiuo metu yra ribojamos galimybės daryti dokumentų kopijas savo turima įranga. Valstybės archyvų mokamų paslaugų kainoraščio, patvirtinto Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2011 m. birželio 8 d. įsakymu Nr. ĮV-425 (Žin., 2011, Nr. 73-3527), bendrosiose nuostatose numatyta, kad dokumentai kopijuojami tik valstybės archyvų turima įranga.

Valstybės archyvai, siekdami sudaryti kuo geresnes sąlygas savo skaitytojams ir tyrinėtojams, išskirtiniais atvejais (rengiant leidinius, atliekant mokslinius tyrimus ir pan.) sudaro sąlygas fotografuoti ar skenuoti dokumentus savo turima įranga. Šie atvejai, suinteresuotam asmeniui ar institucijai kreipiantis raštu, gali būti įteisinti atskiru susitarimu su valstybės archyvu. Dėl šių susitarimų turėtumėte kreiptis tiesiogiai į archyvo vadovą. Taip pat individualiais atvejais (atvykus iš užsienio, kito miesto ar pan.) visada galima iš anksto kreiptis į archyvą ir, argumentuotai nurodžius aplinkybes, ieškoti visoms pusėms priimtiniausio varianto.

Sukūrus Elektroninio archyvo informacinę sistemą (EAIS) į ją buvo perkelti visi duomenys iš Lietuvos archyvų fondų sąvado informacinės sistemos. Informacijos paiešką pradėkite, svetainės titulinio puslapio viršuje Elektroninio archyvo informacinės sistemos (EAIS) srityje paspaudę mygtuką „Vartotojams“.

Atsivers Elektroninio archyvo informacinės sistemos prisijungimo langas. Norint gauti informaciją apie valstybės archyvuose saugomus dokumentus, prisijungti prie sistemos nereikia. Pasirinkite skirtuką „Aprašų paieška“ ir atsivėrusiame paieškos lange įveskite paieškos kriterijus.

Prisijungimo ekrano viršutiniame dešiniajame kampe  yra skirtukas Pagalba. Ten rasite visą informaciją, kaip naudotis EAIS.

Dokumento savybės autentiškumas, patikimumas, vientisumas, tinkamumas naudoti aiškinamos Tarptautinės standartizacijos organizacijos standarte, perimtame Lietuvos standartu LST ISO 15489-1:2003 (LST ISO 15489-1:2006) „Informacija ir dokumentai. Dokumentų valdymas. 1 dalis. Bendrieji dalykai (tapatus ISO 15489-1:2001)“.

Dokumentas laikomas autentišku, kai „galima įrodyti, kad jis tikrai yra tai, kas yra; kad jis parengtas ar išsiųstas asmens, tvirtinančio, kad jis parengė ar išsiuntė dokumentą; kad jis parengtas ar išsiųstas nurodytu (paliudijamu) laiku“. Dokumento autentiškumui užtikrinti „organizacijos turėtų įgyvendinti ir dokumentais įforminti dokumentų rengimo, gavimo, perdavimo, saugojimo ir sprendimų vykdymo kontrolės kryptis ir procedūras, užtikrinančias, kad dokumentų rengėjas yra nustatytas, kad jis turi reikiamus įgaliojimus, kad dokumentai yra apsaugoti nuo neleistino papildymo, ištrynimo, pakeitimo, naudojimo ir nuslėpimo.“

Patikimu laikomas dokumentas, „kurio turiniu galima pasitikėti kaip visiškai ir tiksliai atspindinčiu ir patvirtinančiu sandorius, veiklos sritis ar faktus ir nuo kurio gali priklausyti būsimi sandoriai ar veikla. Dokumentai turėtų būti parengti įforminamojo veiksmo ar įvykio metu arba nedelsiant po to, ir tai turėtų būti padaryta tiesiogiai su faktais susijusių asmenų arba įprastinėmis dokumentų sudarymo veikloje naudojamomis priemonėmis“.

Vientisu laikomas toks dokumentas, kuris yra užbaigtas ir nekeičiamas, t. y. sudarytas dokumentas turi būti apsaugotas nuo neteisėtų pakeitimų, nustatant, kokie papildymai ar pastabos po dokumento parengimo gali būti atlikti ir kas įgaliotas juos atlikti.

Tinkamu naudoti laikomas toks dokumentas, kurį galima nustatyti, surasti, pateikti ir suprasti visą jo gyvavimo ciklą ir kuris yra išsaugotas kartu su dokumentų tarpusavio ryšiais, paliudijančiais veiklos eigą.

Formuojant vienodą dokumentų valdymo praktiką valstybės ir savivaldybių institucijose, įstaigose ir įmonėse, siūlytinos tokios dokumento autentiškumo, patikimumo, vientisumo ir tinkamumo naudoti apibrėžtys:

Dokumento autentiškumas – dokumento savybė, pažyminti, kad jis yra tai, kas yra, ir leidžianti nustatyti dokumento sudarytoją bei dokumento sudarymo laiką.

Dokumento patikimumas – dokumento savybė, reiškianti jo sudarymo ir saugojimo procedūrų nepažeistumą, jame užfiksuotos informacijos tikrumą.

Dokumento vientisumas – dokumento savybė, rodanti sudaryto dokumento užbaigtumą ir nekeičiamumą.

Dokumento tinkamumas naudoti – dokumento savybė, leidžianti jį nustatyti, surasti, pateikti ir suprasti.

Visos išvardytosios dokumento savybės yra viena nuo kitos neatsiejamos.

Metrikų aktų knygos, kuriomis remiantis daromi genealoginiai tyrinėjimai, taip pat bajorystę patvirtinantys dokumentai, saugomi Lietuvos valstybės istorijos archyve (Gerosios Vilties g. 10, LT-03134 Vilnius).

Jeigu Jums reikia konkrečių metrikų aktų, prašome kreiptis į šį archyvą, nurodant, kokie metrikų aktai yra reikalingi, ieškomų asmenų pavardes, vardus, tėvavardžius, metrikų aktų sudarymo datą ir vietą, registracijos vietą (bažnyčią, bendruomenę). Prašymo formos pateikiamos interneto svetainėje www.archyvai.lt. Atkreipiame Jūsų dėmesį į tai, kad ši paslauga yra mokama. Paslaugų kainoraštį taip pat galite rasti jau minėtoje interneto svetainėje.  

Genealoginės paieškos paslaugas teikia Lietuvos valstybės istorijos archyvas. Galima atlikti tyrimus archyvo skaitykloje, patiems skaitant dokumentus, taip pat informaciją apie genealoginių paieškų paslaugas teikia genealogijos ir heraldikos draugija, (Kauno g. 10-5, Vilnius) bei privatūs tyrinėtojai.

Pastatų techninė dokumentacija į valstybės archyvus saugoti neperduodama. Techninė dokumentacija sudaroma 4 egzemplioriais. Vieną egzempliorių gauna darbų užsakovas – namą eksploatuojanti bendrija ar įmonė. Antrą egzempliorių turi rangovas – statybos darbus vykdžiusi įmonė. Trečiasis egzempliorius (gali būti nepilnas) buvo registruojamas VĮ Registrų centro Nekilnojamo turto kadastre ir registre. Ketvirtą egzempliorių (nepilną) turi projektinius darbus atlikę asmenys ar įmonės.

Valstybės archyvai tokių duomenų neturi. Kūdikio gimimo data, laikas ir kita informacija fiksuojami Naujagimių registracijos žurnale, kuris saugomas ligoninės gimdymo skyriuje 75 metus. Jei ligoninės gimdymo skyrius buvo likviduotas, Naujagimių registracijos žurnalas gali būti saugomas ligoninės archyve arba perduotas funkcijų perėmėjui.

Dėl šios informacijos prašom raštu kreiptis į ligoninę, kurioje gimėte.

Taip, licencijos teikti dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugą išduodamos ne tik juridiniams, bet ir fiziniams asmenims, jeigu jie turi reikiamą išsilavinimą (aukštąjį universitetinį ar jam prilygintą), tinkamą profesinę kvalifikaciją (ne trumpesnę kaip dvejų metų patirtį licencijuojamos paslaugos srityje), neturi neišnykusio arba nepanaikinto teistumo (už sunkius ar labai sunkius tyčinius nusikaltimus ar nusikaltimus nuosavybei, turtinėms teisėms ir turtiniams interesams, ekonomikai ir verslo tvarkai ar finansų sistemai) ir pateikia licencijai gauti privalomus dokumentus. Detalesnę informaciją galite rasti šios interneto svetainės skiltyje Paslaugos / Administracinės paslaugos / Licencijų teikti dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugas išdavimas.

Dėl mirties faktą patvirtinančio dokumento išdavimo turėtumėte kreiptis į Lietuvos valstybės istorijos archyvą. Tačiau turėtumėte žinoti, kad privati informacija teikiama tik pareiškėjui pateikus asmens tapatybę patvirtinančius dokumentus.

Kai toks prašymas siunčiamas paštu, elektroniniu paštu arba faksu, prie jo turi būti pridėta pareiškėjo asmens tapatybę patvirtinančio dokumento kopija. Jeigu dėl tokios informacijos kreipiasi pareiškėjo atstovas, jis papildomai pateikia tapatybę ir atstovavimą liudijančius dokumentus. 

Taip, valstybės archyvų teikiamos dokumentų paieškos paslaugos yra mokamos. Paslaugų įkainiai nustatyti Valstybės archyvų mokamų paslaugų kainoraštyje (Žin. 2011, Nr. 73-3527), patvirtintame Lietuvos Respublikos kultūros ministro įsakymu. Atsiskaityti už paslaugas galima banko mokėjimo pavedimu ar čekiu, atskirais atvejais – grynaisiais pinigais archyve.

Likviduotų įstaigų personalo dokumentų, patvirtinančių darbo stažą ar darbo užmokestį, valstybės archyvai nesaugo. Tačiau informacijos apie šių dokumentų saugojimo vietą galite teirautis paskambinę telefonu (8 5) 265 2255 arba pateikę užklausą paštu ar el. paštu.                             

Detalesnę informaciją galite rasti šios interneto svetainės skiltyje Paslaugos / Administracinės paslaugos / Informacijos teikimas apie valstybės archyvų, kitų institucijų, įstaigų, įmonių saugomus dokumentus arba Paslaugos / Administracinės paslaugos / Dokumentų, patvirtinančių darbo stažą ir (arba) darbo užmokestį, išdavimas.

Ši paslauga teikiama neatlygintinai. Į rašytinius asmenų prašymus atsakoma per 20 darbo dienų nuo jų gavimo institucijoje.

 SSRS gynybos ministerijai pavaldžių karinių padalinių dokumentai, tarp jų ir personalo bei darbo užmokesčio dokumentai, į Lietuvos valstybės archyvus saugoti nebuvo perduoti. Šie dokumentai saugomi Rusijos Federacijos gynybos ministerijos centriniame archyve (Kirovo g. 74, 142100 Podolskas, Maskvos sritis, Rusija) ir archyvo filialuose.

Parengė

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos

Dokumentų ir archyvų valdymo skyrius

Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo (Žin., 1996, Nr. 63-1479; 2008, Nr. 22-804) 7 straipsnis nustato asmens kodo naudojimo tvarką. Vadovaujantis minėto straipsnio 3 dalies 3 punktu, be duomenų subjekto sutikimo asmens kodą galima naudoti valstybės, žinybiniuose registruose, jeigu jie yra įteisinti Valstybės registrų įstatymo nustatyta tvarka, ir informacinėse sistemose, jeigu jos yra įteisintos teisės aktų nustatyta tvarka.

Atkreipiame dėmesį, jog Elektroninio archyvo informacinė sistema (toliau – EAIS) yra įteisinta teisės aktų nustatyta tvarka. EAIS steigimo teisinį pagrindą sudaro Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2008-2012 metų programos įgyvendinimo priemonių, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2009 m. vasario 25 d. nutarimu Nr. 189 (Žin., 2009, Nr. 33-1268), 3 lentelės 59 punktas – sukurti elektroninį archyvą.

Valstybės informacinių sistemų steigimo ir įteisinimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. balandžio 19 d. nutarimu Nr. 451 (Žin., 2004, Nr. 58-2061), valstybės informacinė sistema apibrėžiama kaip valstybės institucijai teisės aktų nustatytoms funkcijoms, išskyrus vidaus administravimą, atlikti reikiamos informacijos apdorojimo procesus (duomenų ir dokumentų tvarkymo, skaičiavimo, bendravimo nuotoliniu būdu ir t. t.) vykdanti sistema, kuri veikia informacinių technologijų pagrindu. EAIS naudojama atlikti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) Lietuvos vyriausiajam archyvarui ir valstybės archyvams nustatytoms funkcijoms.

EAIS įsteigimas grindžiamas Elektroninio archyvo informacinės sistemos nuostatais, suderintais su Valstybine duomenų apsaugos inspekcija bei patvirtintais Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės direktoriaus 2010 m. liepos 30 d. įsakymu Nr. V-41, kuriuose reglamentuojama organizacinė, informacinė ir funkcinė struktūra, EAIS valdytojas ir tvarkytojai, nustatomos jų teisės ir pareigos, EAIS duomenų teikėjai ir gavėjai, kaupiamų duomenų šaltiniai, EAIS duomenų tvarkymas ir jų sauga.

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba, kaip EAIS valdytojas, yra įregistruota Asmens duomenų valdytojų valstybės registre.

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos ir valstybės archyvų darbuotojai, tvarkantys asmens duomenis EAIS, privalo laikytis Asmens duomenų tvarkymo elektroninio archyvo informacinėje sistemoje etikos kodekso, patvirtinto Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2012 m. gegužės 7 d. įsakymu Nr. V-55, nuostatų. Asmens duomenys EAIS tvarkomi tapatybės nustatymo bei elektroninių paslaugų teikimo ir apskaitos tikslais. Asmens tapatybei nustatyti EAIS tvarkomi šie asmens duomenys: už įstaigų dokumentų valdymo priežiūrą, dokumentų priėmimą, saugojimą ir teikimą atsakingų valstybinės archyvų sistemos įstaigų darbuotojų – asmens kodas, vardas, pavardė; dokumentus perduodančių įstaigų įgaliotų darbuotojų – asmens kodas, vardas, pavardė.