Biudžetinė įstaiga, Algirdo g. 31, LT- 03219 Vilnius
Tel. (8 5) 265 1137, faks. (8 5) 265 2314, faks. (8 5) 265 2613
El.p. lvat@archyvai.lt, kodas Juridinių asmenų registre 188697087

VIRTUALIOS PARODOS

Čia galite peržiūrėti visų virtualių parodų ekspozicijas.

 

NAUJOSBUVUSIOS

 

NAUJIENLAIŠKIS

Įveskite pašto adresą ir gaukite naujienas pirmieji
RSS naujienos
 

 

Klausimai - atsakymai

Klausimai dėl dokumentų paieškos ir informacijos gavimo

1. AR VALSTYBĖS ARCHYVŲ SKAITYKLOSE LEIDŽIAMA NAUDOTIS SAVO TURIMOMIS KOPIJAVIMO TECHNINĖMIS PRIEMONĖMIS?

Taip, fotografuoti dokumentus savo įranga valstybės archyvų skaityklose leidžiama nemokamai. Skaitytojai, pateikę atskirą prašymą, gali naudotis savo turimomis skaitmeninėmis kameromis ir kitomis techninėmis priemonėmis tik specialiai tam įrengtose darbo vietose pagal valstybės archyvo direktoriaus patvirtintą tvarką. Skaitytojų nufotografuotų dokumentų vaizdai negali būti naudojami komerciniais tikslais ar perduoti tretiesiems asmenims. Skaitmeninius vaizdus, skirtus platinti, publikuoti, naudoti parodų ekspozicijoms, skaitytojas turi užsakyti archyve, naudodamasis archyve teikiamomis dokumentų kopijavimo ir skenavimo paslaugomis. Skaitytojų padarytų skaitmeninių dokumentų vaizdų atspausdintos kopijos negali būti tvirtinamos tikrumo žyma.

 

2. KUR NAUJOJOJE SVETAINĖJE GALIMA RASTI LIETUVOS ARCHYVŲ FONDŲ SĄVADĄ?

Sukūrus Elektroninio archyvo informacinę sistemą (EAIS) į ją buvo perkelti visi duomenys iš Lietuvos archyvų fondų sąvado informacinės sistemos. Informacijos paiešką pradėkite, svetainės titulinio puslapio viršuje Elektroninio archyvo informacinės sistemos (EAIS) srityje paspaudę mygtuką „Vartotojams“.

  

Atsivers Elektroninio archyvo informacinės sistemos prisijungimo langas. Norint gauti informaciją apie valstybės archyvuose saugomus dokumentus, prisijungti prie sistemos nereikia. Pasirinkite skirtuką „Aprašų paieška“ ir atsivėrusiame paieškos lange įveskite paieškos kriterijus.

 

Prisijungimo ekrano viršutiniame dešiniajame kampe  yra skirtukas Pagalba. Ten rasite visą informaciją, kaip naudotis EAIS.

 

3. KAS ATLIEKA GENEALOGINIUS TYRIMUS IR KUR GALIMA UŽSISAKYTI GENEALOGINĮ GIMINĖS MEDĮ?

Metrikų aktų knygos, kuriomis remiantis daromi genealoginiai tyrinėjimai, taip pat bajorystę patvirtinantys dokumentai, saugomi Lietuvos valstybės istorijos archyve (Gerosios Vilties g. 10, LT-03134 Vilnius).

 

Jeigu Jums reikia konkrečių metrikų aktų, prašome kreiptis į šį archyvą, nurodant, kokie metrikų aktai yra reikalingi, ieškomų asmenų pavardes, vardus, tėvavardžius, metrikų aktų sudarymo datą ir vietą, registracijos vietą (bažnyčią, bendruomenę). Prašymo formos pateikiamos interneto svetainėje www.archyvai.lt. Atkreipiame Jūsų dėmesį į tai, kad ši paslauga yra mokama. Paslaugų kainoraštį taip pat galite rasti jau minėtoje interneto svetainėje.  

 

Genealoginės paieškos paslaugas teikia Lietuvos valstybės istorijos archyvas. Galima atlikti tyrimus archyvo skaitykloje, patiems skaitant dokumentus, taip pat informaciją apie genealoginių paieškų paslaugas teikia genealogijos ir heraldikos draugija, (Kauno g. 10-5, Vilnius) bei privatūs tyrinėtojai.

4. PLANUOJAME RENOVUOTI DAUGIABUTĮ NAMĄ. KUR GALIMA RASTI NAMO TECHNINIUS DOKUMENTUS?

Pastatų techninė dokumentacija į valstybės archyvus saugoti neperduodama. Techninė dokumentacija sudaroma 4 egzemplioriais. Vieną egzempliorių gauna darbų užsakovas – namą eksploatuojanti bendrija ar įmonė. Antrą egzempliorių turi rangovas – statybos darbus vykdžiusi įmonė. Trečiasis egzempliorius (gali būti nepilnas) buvo registruojamas VĮ Registrų centro Nekilnojamo turto kadastre ir registre. Ketvirtą egzempliorių (nepilną) turi projektinius darbus atlikę asmenys ar įmonės.

5. NORĖČIAU SUŽINOTI TIKSLŲ SAVO GIMIMO LAIKĄ. AR ARCHYVAI TOKIUS DUOMENIS TURI?

Valstybės archyvai tokių duomenų neturi. Kūdikio gimimo data, laikas ir kita informacija fiksuojami Naujagimių registracijos žurnale, kuris saugomas ligoninės gimdymo skyriuje 75 metus. Jei ligoninės gimdymo skyrius buvo likviduotas, Naujagimių registracijos žurnalas gali būti saugomas ligoninės archyve arba perduotas funkcijų perėmėjui.

Dėl šios informacijos prašom raštu kreiptis į ligoninę, kurioje gimėte.

6. AR GALIU GAUTI SAVO SENELIO MIRTIES LIUDIJIMO KOPIJĄ? Į KURĮ ARCHYVĄ TURĖČIAU KREIPTIS?

Dėl mirties faktą patvirtinančio dokumento išdavimo turėtumėte kreiptis į Lietuvos valstybės istorijos archyvą. Tačiau turėtumėte žinoti, kad privati informacija teikiama tik pareiškėjui pateikus asmens tapatybę patvirtinančius dokumentus.

Kai toks prašymas siunčiamas paštu, elektroniniu paštu arba faksu, prie jo turi būti pridėta pareiškėjo asmens tapatybę patvirtinančio dokumento kopija. Jeigu dėl tokios informacijos kreipiasi pareiškėjo atstovas, jis papildomai pateikia tapatybę ir atstovavimą liudijančius dokumentus. 

7. AR UŽ DOKUMENTŲ PAIEŠKĄ VALSTYBĖS ARCHYVUOSE REIKIA MOKĖTI? JEI TAIP, TAI KUR NUSTATYTI ĮKAINIAI?

Taip, valstybės archyvų teikiamos dokumentų paieškos paslaugos yra mokamos. Paslaugų įkainiai nustatyti Valstybės archyvų mokamų paslaugų kainoraštyje (Žin. 2011, Nr. 73-3527), patvirtintame Lietuvos Respublikos kultūros ministro įsakymu. Atsiskaityti už paslaugas galima banko mokėjimo pavedimu ar čekiu, atskirais atvejais – grynaisiais pinigais archyve.

 

8. KUR KREIPTIS DĖL DARBO STAŽĄ PATVIRTINANČIŲ DOKUMENTŲ, REIKALINGŲ PENSIJAI APSKAIČIUOTI, JEI ĮSTAIGA, KURIOJE DIRBAU, JAU LIKVIDUOTA?

 

Valstybės archyvai saugo likviduotų įstaigų personalo dokumentus, patvirtinančius darbo stažą, bet ne darbo užmokestį. Tačiau informacijos apie šių dokumentų saugojimo vietą galite teirautis paskambinę telefonu (8 5) 265 2255 arba pateikę užklausą paštu ar el. paštu.

Detalesnę informaciją galite rasti šios interneto svetainės skiltyje Paslaugos / Administracinės paslaugos / Informacijos teikimas apie valstybės archyvų, kitų institucijų, įstaigų, įmonių saugomus dokumentus arba Paslaugos / Administracinės paslaugos / Dokumentų, patvirtinančių darbo stažą ir (arba) darbo užmokestį, išdavimas. Pastaroji paslauga teikiama neatlygintinai tik tuo atveju, jei kreipiamasi dėl dokumentų, patvirtinančių darbo stažo trukmę ir (arba) darbo užmokestį valstybinės archyvų sistemos įstaigoje. Visų kitų įstaigų, kurių dokumentai yra saugomi valstybės archyvuose, duomenų apie darbo stažą išdavimas yra mokamas pagal patvirtintą kainoraštį.

Į rašytinius asmenų prašymus atsakoma per 20 darbo dienų nuo jų gavimo institucijoje.

9. KUR IEŠKOTI SOVIETŲ KARIUOMENĖS KONKRETAUS KARINIO DALINIO PERSONALO DOKUMENTŲ?

SSRS gynybos ministerijai pavaldžių karinių padalinių dokumentai, tarp jų ir personalo bei darbo užmokesčio dokumentai, į Lietuvos valstybės archyvus saugoti nebuvo perduoti. Šie dokumentai saugomi Rusijos Federacijos gynybos ministerijos centriniame archyve (Kirovo g. 74, 142100 Podolskas, Maskvos sritis, Rusija) ir archyvo filialuose.

Klausimai dėl dokumentų ir archyvų valdymo

1. KAIP TURĖTŲ BŪTI SUPRANTAMAS DOKUMENTO AUTENTIŠKUMAS, PATIKIMUMAS, VIENTISUMAS BEI TINKAMUMAS NAUDOTI?

 

Dokumentosavybės autentiškumas, patikimumas, vientisumas, tinkamumas naudoti aiškinamos Tarptautinės standartizacijos organizacijos standarte, perimtame Lietuvos standartu LST ISO 15489-1:2003 (LST ISO 15489-1:2006) „Informacija ir dokumentai. Dokumentų valdymas. 1 dalis. Bendrieji dalykai (tapatus ISO 15489-1:2001)“.

 

Dokumentaslaikomas autentišku, kai „galima įrodyti, kad jis tikrai yra tai, kas yra; kad jis parengtas ar išsiųstas asmens, tvirtinančio, kad jis parengė ar išsiuntė dokumentą; kad jis parengtas ar išsiųstas nurodytu (paliudijamu) laiku“. Dokumento autentiškumui užtikrinti „organizacijos turėtų įgyvendinti ir dokumentais įforminti dokumentų rengimo, gavimo, perdavimo, saugojimo ir sprendimų vykdymo kontrolės kryptis ir procedūras, užtikrinančias, kad dokumentų rengėjas yra nustatytas, kad jis turi reikiamus įgaliojimus, kad dokumentai yra apsaugoti nuo neleistino papildymo, ištrynimo, pakeitimo, naudojimo ir nuslėpimo.“

 

Patikimu laikomas dokumentas, „kurio turiniu galima pasitikėti kaip visiškai ir tiksliai atspindinčiu ir patvirtinančiu sandorius, veiklos sritis ar faktus ir nuo kurio gali priklausyti būsimi sandoriai ar veikla. Dokumentai turėtų būti parengti įforminamojo veiksmo ar įvykio metu arba nedelsiant po to, ir tai turėtų būti padaryta tiesiogiai su faktais susijusių asmenų arba įprastinėmis dokumentų sudarymo veikloje naudojamomis priemonėmis“.

 

Vientisu laikomas toks dokumentas, kurisyra užbaigtas ir nekeičiamas, t. y. sudarytas dokumentas turi būti apsaugotas nuo neteisėtų pakeitimų, nustatant, kokie papildymai ar pastabos po dokumento parengimo gali būti atlikti ir kas įgaliotas juos atlikti.

 

Tinkamu naudoti laikomas toks dokumentas, kurį galima nustatyti, surasti, pateikti ir suprasti visą jo gyvavimo ciklą ir kuris yra išsaugotas kartu su dokumentų tarpusavio ryšiais, paliudijančiais veiklos eigą.

 

Formuojant vienodą dokumentų valdymo praktiką valstybės ir savivaldybių institucijose, įstaigose ir įmonėse, siūlytinos tokios dokumento autentiškumo, patikimumo, vientisumo ir tinkamumo naudoti apibrėžtys:

 

Dokumento autentiškumas – dokumento savybė, pažyminti, kad jis yra tai, kas yra, ir leidžianti nustatyti dokumento sudarytoją bei dokumento sudarymo laiką.

Dokumento patikimumas – dokumento savybė, reiškianti jo sudarymo ir saugojimo procedūrų nepažeistumą, jame užfiksuotos informacijos tikrumą.

Dokumento vientisumas – dokumento savybė, rodanti sudaryto dokumento užbaigtumą ir nekeičiamumą.

Dokumento tinkamumas naudoti – dokumento savybė, leidžianti jį nustatyti, surasti, pateikti ir suprasti.

 

Visos išvardytosios dokumento savybės yra viena nuo kitos neatsiejamos.

2. KIEK LAIKO SAUGOTI DOKUMENTUS, KURIŲ SAUGOJIMO TERMINO NUSTATYTO TEISĖS AKTAIS NERANDAME?

Dokumentų saugojimo terminai nustatomi:

1. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tvirtinamose dokumentų saugojimo terminų rodyklėse, skirtose vidaus administravimo srities dokumentams (Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė);

2. Ministerijoms, kitoms institucijoms priskirtoje srityje susidarančių dokumentų saugojimo terminų rodyklėse, suderintose su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru;

3. Institucijos ar įstaigos vadovo sprendimu, jei konkrečių dokumentų saugojimo terminas teisės aktais nėra nustatytas. Tokia nuostata grindžiama Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalies nuostata, kad valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, nevalstybinės organizacijos ir privatūs juridiniai asmenys veiklos dokumentų saugojimo terminus nustato vadovaudamiesi įstatymų ir kitų teisės norminių aktų reikalavimais. Jei šie reikalavimai nėra nustatyti, dokumentų saugojimo terminai nustatomi atsižvelgiant į valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų ir kitų susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus.

Taigi pagal Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalies nuostatas, valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, nevalstybinės organizacijos ir privatūs juridiniai asmenys veiklos dokumentų saugojimo terminus nustato vadovaudamiesi įstatymų ir kitų teisės norminių aktų reikalavimais. Jei šie reikalavimai nėra nustatyti, dokumentų saugojimo terminai nustatomi atsižvelgiant į valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, nevalstybinių organizacijų, privačių juridinių asmenų ir kitų susijusių asmenų prievoles ir teisėtus interesus. Pagal minėtojo įstatymo 13 straipsnio 3 dalies nuostatas, centriniai valstybinio administravimo subjektai rengia ir, suderinę su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru, tvirtina šiems subjektams priskirtoje srityje susidarančių dokumentų saugojimo terminų rodykles.

 

3. KOKIAME TEISĖS AKTE YRA APIBRĖŽTOS FUNKCIJAS, KURIAS PRIVALO VYKDYTI ARCHYVARAS?

Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 10 straipsnio 1 dalyje nustatyta, kad už valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės dokumentų valdymo organizavimą teisės norminių aktų nustatyta tvarka atsako tos institucijos, įstaigos ar įmonės vadovas ar kitas tos institucijos, įstaigos ar įmonės įgaliotas asmuo. Būtent įstaigos vadovas, atsižvelgdamas į Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse, patvirtintose Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 „Dėl Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“, ir kituose teisės aktuose nustatytas dokumentų ir archyvų valdymo normas ir remdamasis Dokumentų ir archyvų įstatymo 10 straipsnio 2 dalimi, turi paskirti už veiklos dokumentų registravimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą ir naikinimą atsakingus asmenis ir nustatyti jų įgaliojimus. Pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro kompetenciją išleistuose teisės aktuose nėra nustatytos darbuotojų, kurie gali būti paskirti atsakingais už vieną ar keletą dokumentų valdymo srities funkcijų, kompetencijos ribos.

Klausimai dėl elektroninių dokumentų valdymo

1. AR VADOVAUJANTIS LIETUVOS RESPUBLIKOS ELEKTRONINIO PARAŠO ĮSTATYMO 8 STRAIPSNIO 4 DALIES NUOSTATOMIS, JURIDINIO ASMENS ATSTOVUI KVALIFIKUOTU ELEKTRONINIU PARAŠU PASIRAŠIUS ELEKTRONINIUS DOKUMENTUS VISAIS ATVEJAIS LAIKYTINA, KAD TOKIE DOKUMENTAI YRA PATVIRTINTI IR JURIDINIO ASMENS ANTSPAUDU, KURIO REIKALAUJA TEISĖS AKTAI, NUSTATANTYS KONKREČIAS DOKUMENTŲ FORMAS?

Juridinio asmens atstovui kvalifikuotu sertifikatu patvirtintu elektroniniu parašu pasirašius elektroninius dokumentus, laikytina, kad tokie dokumentai yra patvirtinti ir juridinio asmens antspaudu, kai pareiga turėti antspaudą nustatyta asmens steigimo dokumentuose arba įstatymuose. Šis atsakymas parengtas remiantis Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos 2014-04-17 raštu Nr. (1.18) 7R-2733 ir Lietuvos Respublikos ryšių reguliavimo tarnybos 2014-04-10 raštu Nr. (50.2) 1B-1463 pateikta nuomone.

2. AR TEISIŠKAI GALIMAS TOKS ATVEJIS, KAD POPIERINIS DOKUMENTO VARIANTAS PAVERČIAMAS ELEKTRONINIU (SKAITMENINIU) IR TOLIAU SAUGOMAS TIK ELEKTRONINIS, O POPIERINIS SUNAIKINAMAS? AR VIS TIK POPIERINIS DOKUMENTAS TURĖTŲ BŪTI SAUGOMAS NEPAISANT TO, AR YRA JO ELEKTRONINIS VARIANTAS AR NE?

Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 12 straipsnio 1 dalies 2 punkte nustatyta, kad valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, valstybės įgalioti asmenys, nevalstybinės organizacijos, privatūs juridiniai asmenys privalo „išsaugoti savo veiklos dokumentus reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti veiklos įrodymai, apsaugotos su ja susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės“. Taigi įstatymas įpareigoja nustatytą laiką (teisės aktuose ar vadovo tvirtinamu dokumentu) išsaugoti veiklos dokumentus, o ne dokumentų skenuotas kopijas. Kompiuterinėje laikmenoje laikyti veiklos dokumentų skenuotas kopijas galima, tačiau tai nesudaro galimybės atrinkti naikinti originalius veiklos dokumentus, ypač jei jų nustatytas saugojimo terminas nėra pasibaigęs.

3. AR PERDUODANT VALSTYBĖS ARCHYVAMS NUOLAT SAUGOMUS ELEKTRONINIUS DOKUMENTUS PAKAKS TO, KAD VADOVO KVALIFIKUOTAS ELEKTRONINIS PASIRAŠYMO PASKIRTIES PARAŠAS BŪTŲ PAPILDYTAS IKI XADES-X-L FORMATO, O KITŲ ASMENŲ KVALIFIKUOTI ELEKTRONINIAI VIZAVIMO IR REGISTRAVIMO PASKIRTIES PARAŠAI BŪTŲ XADES-T FORMATO? IR PERDAVIMO METU VALSTYBĖS ARCHYVAMS GALĖTŲ BŪTI NEGALIOJANTYS?

Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2012 m. birželio 22 d. Nr. V-63, 15.3 punkte nustatyta, jog prieš perduodant elektroninius dokumentus, būtina patikrinti, ar perduodami elektroniniai dokumentai (visas turinys, visi pasirašomieji metaduomenys), kitų paskirčių elektroniniai parašai (pvz., vizavimo paskirties elektroninis parašas, kurį teisės aktų nustatyta tvarka būtina išsaugoti kartu su dokumentu visą jo saugojimo laiką, ar kita) pasirašyti ne žemesnio kaip XAdES-X-L formato elektroniniu parašu, atitinkančiu specifikacijoje nustatytus reikalavimus, o į kvalifikuotus elektroninius parašus įrašytos laiko žymos atitinka teisės aktuose nustatytus reikalavimus. Darytina išvada, kad valstybės archyvams toliau saugoti perduodamame elektroniniame dokumente esančių kvalifikuotų elektroninių parašų, kuriuos teisės aktų nustatyta tvarka būtina išsaugoti kartu su dokumentu visą jo saugojimo laiką (nepriklausomai nuo elektroninio parašo paskirties), formatas turi būti ne žemesnis kaip XAdES-X-L. Jei prievolės elektroninį parašą išsaugoti kartu su dokumentu visą jo saugojimo laiką nėra, perduodant elektroninius dokumentus valstybės archyvams XAdES-X-L formatas nebūtinas (išskyrus pasirašymo, tvirtinimo ar išorinio derinimo paskirties elektroninius parašus). Taigi jei įstaiga pagal jos veiklą reglamentuojančius teisės aktus neprivalo ir nenumato išsaugoti vizavimo ar registravimo paskirčių elektroninių parašų, pastarųjų papildyti iki XAdES-X-L nėra būtina.

4. AR YRA KITOKS ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ, ATITINKANČIŲ ADOC V-1.0 SPECIFIKACIJĄ, KVALIFIKUOTŲ ELEKTRONINIŲ PARAŠŲ GALIOJIMO ĮRODYMŲ IŠSAUGOJIMO BŪDAS NEI NURODYTA ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ VALDYMO TAISYKLIŲ 53 PUNKTE?

Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158, 53 punkto reikalavimai taikomi trumpai, ilgai ir nuolat saugomiems elektroniniams dokumentams. Šiame punkte pateikti du elektroninių dokumentų parašų galiojimo įrodymų išsaugojimo būdai. Atsižvelgiant į tai, kad elektroninio parašo tikrinimo ir galiojimo aspektai gali būti aptarti elektroninio parašo taisyklėse (elektroninio parašo politikos įgyvendinimas nėra Lietuvos vyriausiojo archyvaro sritis), kiti būdai nėra nurodyti.

Klausimai dėl Elektroninio archyvo informacinės sistemos (EAIS)

1. AR BŪTINA NURODYTI APSKAITOS DOKUMENTŲ DUOMENŲ BYLAS 2013 M. DOKUMENTACIJOS PLANUOSE?

 

Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982, 2012, Nr. 44-2147) 10 straipsnio 3 dalyje nustatyta, kad valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės (toliau – įstaigos), perduodančios valstybės archyvams nuolat saugomus dokumentus ir ilgai saugomus elektroninius dokumentus, per Elektroninio archyvo informacinę sistemą (toliau – EAIS) su valstybės archyvais derina dokumentacijos planų duomenis ir šio straipsnio 2 dalies 1 punkte nurodytų apskaitos dokumentų duomenis. Atsižvelgiant į šias nuostatas, 2012 m. buvo pakeistos ir Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-188 (Žin., 2011, Nr. 88-4230). 
Pastaruoju metu vis dažniau sulaukiame klausimų, ar valstybės archyvams dokumentus perduodančios įstaigos, derindamos apskaitos dokumentų duomenis per EAIS, rengdamos 2013 m. dokumentacijos planus juose turi nurodyti apskaitos dokumentų –dokumentų registrų sąrašų, bylų apyrašų sąrašų, 2013 m. dokumentacijos planų, bylų apyrašų, dokumentų naikinimo aktų (jų duomenų) – bylas ir numatyti jų saugojimo terminą. Vienareikšmiško atsakymo į šį klausimą nėra – tai priklauso nuo įstaigos pasirinkto apskaitos dokumentų duomenų rengimo, derinimo ir tvirtinimo būdo:
 - Apskaitos dokumentų duomenų rengimas, derinimas ir tvirtinimas tik EAIS priemonėmis. Įgyvendinant teisės aktus pakanka, kad įstaigos apskaitos dokumentų duomenis parengtų, suderintų ir patvirtintų per EAIS. Taigi įstaigos dokumentacijos planų ar kitų per EAIS suderintų duomenų oficialių (pasirašytų, užregistruotų) dokumentų forma neprivalo turėti. Šiuo atveju apskaitos dokumentų duomenų bylos neturi būti numatomos 2013 m. dokumentacijos plane. 
 - Apskaitos dokumentų duomenų rengimas, derinimas ir tvirtinimas EAIS priemonėmis ir popierinio ar elektroninio dokumento sukūrimas. Išoriniame EAIS portale yra realizuota galimybė išsisaugoti apskaitos dokumentų duomenis pdf rinkmenos forma. Pasinaudodama šiuo funkcionalumu įstaiga savo sprendimu gali sudaryti apskaitos dokumentą (dokumentų registrų sąrašą, dokumentacijos planą ar kita) kaip oficialų dokumentą (t. y. jį pasirašyti, užregistruoti ir valdyti kaip oficialų dokumentą). 
Norint sudaryti popierinį dokumentą, EAIS modulyje „Dokumentų valdymo priežiūra“ atvėrus konkretaus apskaitos dokumento duomenis, reikia pasirinkti mygtuką „Kurti PDF“, išsisaugoti konkretaus apskaitos dokumento duomenis pdf formatu, tą rinkmeną atspausdinti, pasirašyti ir užregistruoti nustatyta tvarka. Atkreiptinas dėmesys į tai, kad rekvizitas „Suderinimo žyma“ nebus užpildytas. Šiuo atveju į 2013 m. dokumentacijos planą bus įrašoma apskaitos dokumentų popierinė byla (-os).
Norint sudaryti elektroninį dokumentą, pdf formatu išsaugotą rinkmeną galima panaudoti rengiant elektroninį dokumentą ADOC formatu. Pasirinkus šį oficialaus dokumento sudarymo būdą, elektroninis dokumentas rengiamas LVAT pateikiamomis laisvai platinamomis priemonėmis (prieiga internetu https://adoc.archyvai.lt/eais-lpp/app/) arba įstaigos turimos dokumentų valdymo sistemos priemonėmis. Jei apskaitos dokumentų duomenys įforminami kaip oficialūs dokumentai, jų bylos numatomos ir dokumentacijos plane. Šiuo atveju į 2013 m. dokumentacijos planą bus įrašoma apskaitos dokumentų elektroninė byla (-os).
Bylos į dokumentacijos planą įrašomos pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nustatytus reikalavimus. 
 - Apskaitos dokumentų duomenų rengimas, derinimas ir tvirtinimas įstaigos dokumentų valdymo sistemoje, turinčioje sąsajas su EAIS. Jei įstaigos dokumentų valdymo sistema turi sąsajas su EAIS, 2013 m. dokumentacijos plano ir kitų per EAIS derinamų apskaitos dokumentų duomenys gali būti rengiami turimoje dokumentų valdymo sistemoje (t. y. atsakingi darbuotojai sistemoje parengia atitinkamų dokumentų projektus, naudodamiesi sąsaja su EAIS apskaitos dokumentų duomenis suderina su valstybės archyvu ir patvirtina per EAIS). 
Suderinusi ir patvirtinusi konkretaus apskaitos dokumento duomenis per EAIS, įstaiga gali sudaryti apskaitos dokumentą (dokumentų registrų sąrašą, dokumentacijos planą ar kita) kaip oficialų dokumentą. Atkreiptinas dėmesys į tai, kad šiuo atveju apskaitos dokumentas gali būti sudaromas kaip popierinis dokumentas (rekvizitas „Suderinimo žyma“ nebus užpildytas) arba kaip elektroninis dokumentas. Pastarasis gali būti sudarytas pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro suderintas ar patvirtintas elektroninių dokumentų specifikacijas (pvz., ADOC formatu) arba kaip jų neatitinkantis (Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių 5. 6 punktas). 
Taigi jei apskaitos dokumentų duomenys įforminami kaip oficialūs dokumentai, jų bylos numatomos ir dokumentacijos plane. Bylos į dokumentacijos planą įrašomos pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse nustatytus reikalavimus. 
Pastaba. Įstaigos, kurios dokumentų valstybės archyvams neperduoda, apskaitos dokumentus sudaro kaip oficialius dokumentus (popierinius arba elektroninius) ir juos atitinkamai nurodo 2013 m. dokumentacijos planuose. Šiuo atveju apskaitos dokumentai sudaromi pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėse numatytas tokių dokumentų formas. 

 

Parengė

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos

Dokumentų ir archyvų valdymo skyrius

2. KUO REMIANTIS LIETUVOS VYRIAUSIOJO ARCHYVARO TARNYBOS IR VALSTYBĖS ARCHYVŲ DARBUOTOJAI, TVARKANTYS ASMENS DUOMENIS ELEKTRONINIO ARCHYVO INFORMACINĖJE SISTEMOJE, GALI NAUDOTI ASMENS KODĄ?

Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo (Žin., 1996, Nr. 63-1479; 2008, Nr. 22-804) 7 straipsnis nustato asmens kodo naudojimo tvarką. Vadovaujantis minėto straipsnio 3 dalies 3 punktu, be duomenųsubjektosutikimo asmens kodą galima naudoti valstybės, žinybiniuose registruose, jeigu jie yra įteisinti Valstybės registrų įstatymo nustatyta tvarka, ir informacinėse sistemose, jeigu jos yraįteisintos teisės aktų nustatyta tvarka.

Atkreipiame dėmesį, jog Elektroninio archyvo informacinė sistema (toliau – EAIS) yra įteisinta teisės aktų nustatyta tvarka. EAIS steigimo teisinį pagrindą sudaro Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2008-2012 metų programos įgyvendinimo priemonių, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2009 m. vasario 25 d. nutarimu Nr. 189 (Žin., 2009, Nr. 33-1268), 3 lentelės 59 punktas – sukurti elektroninį archyvą.

Valstybės informacinių sistemų steigimo ir įteisinimo taisyklėse, patvirtintose Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. balandžio 19 d. nutarimu Nr. 451 (Žin., 2004, Nr. 58-2061), valstybės informacinė sistema apibrėžiama kaip valstybės institucijai teisės aktų nustatytoms funkcijoms, išskyrus vidaus administravimą, atlikti reikiamos informacijos apdorojimo procesus (duomenų ir dokumentų tvarkymo, skaičiavimo, bendravimo nuotoliniu būdu ir t. t.) vykdanti sistema, kuri veikia informacinių technologijų pagrindu. EAIS naudojama atlikti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982) Lietuvos vyriausiajam archyvarui ir valstybės archyvams nustatytoms funkcijoms.

EAIS įsteigimas grindžiamas Elektroninio archyvo informacinės sistemos nuostatais, suderintais su Valstybine duomenų apsaugos inspekcija bei patvirtintais Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės direktoriaus 2010 m. liepos 30 d. įsakymu Nr. V-41, kuriuose reglamentuojama organizacinė, informacinė ir funkcinė struktūra, EAIS valdytojas ir tvarkytojai, nustatomos jųteisės ir pareigos, EAIS duomenų teikėjai ir gavėjai, kaupiamų duomenų šaltiniai, EAIS duomenųtvarkymas ir jų sauga.

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba, kaip EAIS valdytojas, yra įregistruota Asmens duomenų valdytojų valstybės registre.

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos ir valstybės archyvų darbuotojai, tvarkantys asmens duomenis EAIS, privalo laikytis Asmens duomenų tvarkymo elektroninio archyvo informacinėje sistemoje etikos kodekso, patvirtinto Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2012 m. gegužės 7 d. įsakymu Nr. V-55, nuostatų.Asmens duomenys EAIS tvarkomi tapatybės nustatymo bei elektroninių paslaugų teikimo ir apskaitos tikslais. Asmens tapatybei nustatyti EAIS tvarkomi šie asmens duomenys: už įstaigų dokumentų valdymo priežiūrą, dokumentų priėmimą, saugojimą ir teikimą atsakingų valstybinės archyvų sistemos įstaigų darbuotojų – asmens kodas, vardas, pavardė; dokumentus perduodančių įstaigų įgaliotų darbuotojų – asmens kodas, vardas, pavardė.

Kiti klausimai

1. TURIU ILGAMETĘ DOKUMENTŲ TVARKYMO PATIRTĮ. AR FIZINIS ASMUO GALI GAUTI LICENCIJĄ VERSTIS DOKUMENTŲ TVARKYMO VEIKLA?

Taip, licencijos teikti dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugą išduodamos ne tik juridiniams, bet ir fiziniams asmenims, jeigu jie turi reikiamą išsilavinimą (aukštąjį universitetinį ar jam prilygintą), tinkamą profesinę kvalifikaciją (ne trumpesnę kaip dvejų metų patirtį licencijuojamos paslaugos srityje), neturi neišnykusio arba nepanaikinto teistumo (už sunkius ar labai sunkius tyčinius nusikaltimus ar nusikaltimus nuosavybei, turtinėms teisėms ir turtiniams interesams, ekonomikai ir verslo tvarkai ar finansų sistemai) ir pateikia licencijai gauti privalomus dokumentus. Detalesnę informaciją galite rasti šios interneto svetainės skiltyje Paslaugos / Administracinės paslaugos / Licencijų teikti dokumentų tvarkymo ir (ar) saugojimo paslaugas išdavimas.

Klauskite
Vardas
El. paštas
Klausimas
secimg