Gerosios Vilties g. 10, 03134 Vilnius, tel. (8 5) 213 7482, faks. (8 5) 278 4369,
el. p. istorijos.archyvas@lvia.lt, kodas Juridinių asmenų registre 190764568
AB "Swedbank" atsiskaitomoji sąskaita LT837300010002457221

 

Darbo reglamentas

                                                              PATVIRTINTA
                                                              Lietuvos valstybės istorijos archyvo

                                                              direktoriaus 2011 m. gegužės 23 d.

                                                              įsakymu Nr. R1 – 19

                                                              (Lietuvos valstybės istorijos archyvo

                                                              direktoriaus 2012 m. lapkričio 30 d. įsakymo

                                                              Nr. R1- 35 nauja redakcija)

 

 

LIETUVOS VALSTYBĖS ISTORIJOS ARCHYVO

DARBO REGLAMENTAS

  

I. BENDROSIOS NUOSTATOS 

 

            1. Lietuvos valstybės istorijos archyvo darbo reglamentas (toliau – Reglamentas) nustato Lietuvos valstybės istorijos archyvo (toliau – Archyvo) darbo tvarką.

            2. Reglamentas parengtas vadovaujantis Archyvo nuostatais, patvirtintais Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2011 m. vasario 17 d. nutarimu Nr. 197 (Žin., 2011, Nr. 23-1104), kitais norminiais teisės aktais.

            3. Archyvas savo veikloje vadovaujasi Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos tarptautinėmis sutartimis, Europos Sąjungos teisės aktais, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu (Žin.1995, Nr.107-2389; 2004, Nr.57-1982; 2010, Nr.79-4055; 2012, Nr. 44-2147), Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymu (Žin.,1999, Nr.66-2130; 2002, Nr. 45-1708), Lietuvos Respublikos biudžetinių įstaigų įstatymu (Žin., 1995, Nr. 104-2322; 2010, Nr. 15-699), Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu (Žin., 1999, Nr. 60-1945; 2006, Nr. 77-2975), kitais Lietuvos Respublikos įstatymais ir Lietuvos Respublikos Seimo priimtais teisės aktais, Respublikos Prezidento dekretais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės (toliau - Vyriausybės) nutarimais, Ministro Pirmininko potvarkiais, Lietuvos Respublikos kultūros ministro įsakymais, Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymais, Archyvo nuostatais, kitais teisės aktais ir šiuo Reglamentu.

            4. Archyvas savo veiklą grindžia teisėtumo, teisingumo, įstatymo viršenybės, objektyvumo, proporcingumo, nepiktnaudžiavimo valdžia, tarnybinio bendradarbiavimo ir kitais Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatyme (Žin.,1999, Nr. 60-1945; 2006, Nr. 77-2975) nustatytais principais.

            5. Archyvui kitose valstybės institucijose ar įstaigose atstovauja Archyvo direktorius arba pagal kompetenciją jo pavedimu direktoriaus pavaduotojas, kiti Archyvo valstybės tarnautojai ar darbuotojai.

  

II. ARCHYVO ADMINTRACIJOS STRUKTŪRA

 

            6. Archyvo administracijos struktūra formuojama atsižvelgiant į įstatymų ir kitų teisės norminių aktų Archyvui nurodytus veiklos tikslus ir pavestas funkcijas. Archyvo administracijos struktūrą tvirtina Lietuvos vyriausiasis archyvaras.

            7. Archyvui vadovauja direktorius, kurį priima į pareigas ir atleidžia iš pareigų Lietuvos vyriausiasis archyvaras Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymo nustatyta tvarka. Archyvo direktorius sprendžia Archyvo kompetencijai priklausančius klausimus ir atsako už Archyvui nustatytų veiklos tikslų įgyvendinimą ir priskirtų funkcijų atlikimą.

            8. Archyvo direktorius pavaldus ir atskaitingas Lietuvos vyriausiajam archyvarui.

            9. Archyvo direktorius turi pavaduotoją, kuriam nustato jo kompetenciją. Direktoriaus pavaduotojas tiesiogiai pavaldus ir atskaitingas Archyvo direktoriui. Archyvo direktoriaus nesant, jo funkcijas atlieka direktoriaus pavaduotojas.

            10. Archyvo administracijos padaliniams vadovauja skyrių vadovai (toliau – padalinių vadovai). Padalinio vadovo laikinai nesant, jį pavaduoja direktoriaus paskirtas valstybės tarnautojas ar darbuotojas, kuriam tokios funkcijos nustatytos pareigybės aprašyme. Jo nesant – direktoriaus įsakymu paskirtas valstybės tarnautojas ar darbuotojas.

            11. Archyvo administracijos padaliniai savo veikloje vadovaujasi Vyriausybės patvirtintais Archyvo nuostatais, Archyvo direktoriaus patvirtintais administracijos padalinių nuostatais, padalinių vadovai ir kiti valstybės tarnautojai – pareigybių aprašymais, parengtais ir patvirtintais pagal Valstybės tarnautojų pareigybių aprašymo ir vertinimo metodiką, patvirtintą Vyriausybės 2002 m. gegužės 20 d. nutarimu Nr. 685 (Žin., 2002, Nr. 51-1953; 2008, Nr.49-1809), kiti darbuotojai – pareigybių aprašymais.

            12. Archyvo administracijos padalinių vadovai yra tiesiogiai atskaitingi Archyvo direktoriui.

            13. Archyvo darbo laiką nustato Vyriausybės 2003 m. rugpjūčio 7 d. nutarimas Nr. 990 „Dėl darbo laiko nustatymo valstybės ir savivaldybių įmonėse, įstaigose ir organizacijose“ (Žin., 2003, Nr. 79-3593), pietų pertraukos laiką įsakymu nustato Archyvo direktorius.

 

III. PATARIAMOSIOS INSTITUCIJOS

 

            14. Dokumentų valdymo klausimams nagrinėti Archyve sudaroma Dokumentų ekspertų komisija, kuri yra Archyvo direktoriaus patariamoji  institucija. Jos narių skaičių, personalinę sudėtį ir darbo reglamentą įsakymu tvirtina Archyvo direktorius.      

            15. Komisijos posėdžių darbotvarkės sudaromos, pateikti klausimai svarstomi, nutarimai priimami ir įforminami komisijos darbo reglamento, patvirtinto Archyvo direktoriaus įsakymu, nustatyta tvarka.

            Archyve gali būti sudaromos ir kitos Archyvo direktoriaus patariamosios institucijos Archyvo specialiosios veiklos  klausimams nagrinėti.

  

IV. ARCHYVO VEIKLOS ORGANIZAVIMAS

 

            16. Archyvo veikla organizuojama vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintu metiniu veiklos planu, rengiamu vadovaujantis Strateginio planavimo metodika, patvirtinta Vyriausybės 2002 m. birželio 6 d. nutarimu Nr. 827 (Žin., 2002, Nr. 57-2312; 2010, Nr. 102-5279). Tvirtinti Archyvo metinius veiklos planus Lietuvos vyriausiasis archyvaras gali pavesti Archyvo direktoriui. Archyvo metiniai veiklos planai skelbiami interneto svetainėje. Metinio veiklos plano vykdymo vertinimą atlieka Lietuvos Respublikos kultūros ministerijos Vidaus audito skyrius.

            17. Archyvo metinį veiklos planą rengia direktoriaus pavaduotojas, jo nesant, kitas(-ti), Archyvo direktoriaus paskirtas(-i), valstybės tarnautojas(-ai).

            Už administracijos padalinių veiklos planavimą atsako šių padalinių vadovai. Archyvo metinio veiklos plano įgyvendinimo kontrolę vykdo direktoriaus pavaduotojas.

            18. Archyvo administracijos padalinių metinių veiklos planų įgyvendinimą užtikrina šių padalinių vadovai.

            19. Archyvo metinę veiklos ataskaitą bei finansines ataskaitas Archyvo direktorius teikia Lietuvos vyriausiajam archyvarui.

            20. Archyvo metinę veiklos ataskaitą rengia direktoriaus pavaduotojas, jo nesant, kitas(-ti), Archyvo direktoriaus paskirtas(-i), valstybės tarnautojas(-ai), pagal padalinių vadovų pateiktas metų veiklos ataskaitas.

            21. Archyvo direktoriaus pavaduotojas, jo nesant, kitas(-ti), Archyvo direktoriaus paskirtas(-i), valstybės tarnautojas(-ai), rengia tarpinės veiklos ataskaitas. Šios ataskaitos ruošiamos remiantis Archyvo administracijos padalinių parengtų tarpinės veiklos ataskaitų duomenimis. Tarpinės veiklos ataskaitos rengiamos vadovaujantis galiojančiais teisės norminiais aktais.         

            22. Archyvo einamieji veiklos klausimai aptariami Archyvo direktoriaus, direktoriaus pavaduotojo ir padalinių vadovų pasitarimuose. Šiuose pasitarimuose Archyvo direktoriaus nurodymu gali dalyvauti ir kiti Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai.

            23. Direktoriaus pavaduotojas gali kviesti padalinių vadovų ir kitų Archyvo valstybės tarnautojų ir darbuotojų pasitarimus jiems pavestų uždavinių vykdymo ar kuruojamų veiklos sričių klausimais.

            24. Vykdant Lietuvos Respublikos įstatymų, Vyriausybės nutarimų, Lietuvos Respublikos kultūros ministro, Lietuvos vyriausiojo archyvaro, Archyvo direktoriaus įsakymų ir kitų teisės aktų nuostatas, Archyvo direktoriaus įsakymu gali būti sudaromos nuolatinės ir laikinosios komisijos arba darbo grupės.

            25. Nuolatinės komisijos sudaromos Archyvo direktoriaus pavestai ilgalaikei funkcijai vykdyti. Archyvo direktorius įsakymu tvirtina komisijos sudėtį ir darbo reglamentą.

            26. Laikinosios komisijos arba darbo grupės sudaromos Archyvo direktoriaus įsakymu, pavestai trumpalaikei funkcijai, užduočiai ar pavedimui vykdyti.

  

V. ARCHYVO DIREKTORIAUS ĮSAKYMŲ PRIĖMIMAS

 

            27. Archyvo direktorius priima įsakymus:

            27.1. veiklos organizavimo klausimais;

            27.2. turto valdymo klausimais;

            27.3. personalo klausimais;

            27.4. atostogų ir komandiruočių klausimais.

            28. Archyvo direktoriaus įsakymai įsigalioja jų pasirašymo ir registravimo dieną, jeigu pačiuose įsakymuose nenustatyta vėlesnė jų įsigaliojimo data.

            29. Pasirašyti Archyvo direktoriaus įsakymai registruojami jų pasirašymo dieną atitinkamuose registruose Dokumentų valdymo sistemoje.

            30. Buhalterinės apskaitos ir veiklos administravimo skyriaus atsakingi darbuotojai, su pasirašytu ir užregistruotu įsakymu Archyvo valstybės tarnautojus ir darbuotojus supažindina Dokumentų valdymo sistemos priemonėmis.

            31. Jei norminiai teisės aktai nustato ar įsakyme nurodyta, kad su įsakymu Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai privalo būti supažindinti pasirašytinai, Buhalterinės apskaitos ir veiklos administravimo skyriaus atsakingi darbuotojai su pasirašytu ir užregistruotu įsakymu Archyvo valstybės tarnautojus ir darbuotojus pasirašytinai supažindina ne vėliau kaip per 3 darbo dienas nuo įsakymo įsigaliojimo dienos.

            32. Su Archyvo direktoriaus priimtais norminiais įsakymais Archyvo veiklos organizavimo klausimais pasirašytinai supažindinami visi Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai.

            33. Su Archyvo direktoriaus individualiais įsakymais personalo, atostogų ar komandiruočių klausimais Dokumentų valdymo sistemos priemonėmis supažindinami įsakymuose išvardinti Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, bei jų padalinio vadovai, jei reikia, įsakyme išvardintus valstybės tarnautojus ar darbuotojus pavaduojantys asmenys, kiti suinteresuoti Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai.

            34. Su kitais Archyvo direktoriaus įsakymais, jei įsakyme nenurodyta kitaip, pagal įsakymo turinį Dokumentų valdymo sistemos priemonėmis supažindinami įsakyme išvardinti Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, jų tiesioginiai vadovai, jei reikia, įsakyme išvardintus valstybės tarnautojus ar darbuotojus pavaduojantys asmenys, kiti suinteresuoti Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai.

            35. Darbuotojai, neturintys teisės prisijungti prie Dokumentų valdymo sistemos, su Archyvo direktoriaus įsakymais supažindinami pasirašytinai šio Reglamento 31 punkte nustatyta tvarka.

 

VI. ARCHYVO VIDAUS PAVEDIMAI

 

            36. Archyve pavedimus duoti turi teisę:

            36.1. Archyvo direktorius – direktoriaus pavaduotojui, padalinių vadovams pagal padaliniams nustatytas funkcijas, tiesiogiai valstybės tarnautojams ir darbuotojams pagal jų pareigybės aprašyme nustatytas funkcijas, apie tai informavęs padalinio vadovą;

            36.2. direktoriaus pavaduotojas – padalinių vadovams pagal padaliniams nustatytas funkcijas, kitiems Archyvo valstybės tarnautojams ir darbuotojams pagal jų pareigybės aprašyme nustatytas funkcijas, informuojant apie tai jų tiesioginį vadovą;

            36.3. padalinių vadovai – administracijos padalinio valstybės tarnautojams ir darbuotojams pagal jų pareigybės aprašyme nustatytas funkcijas.

            37. Archyvo direktoriaus pavedimai gali būti duodami direktoriaus įsakymų, rašytinių pavedimų, rezoliucijų Archyvo dokumentų valdymo sistemoje, kitokia rašytine ar žodine forma.

            38. Direktoriaus pavaduotojo pavedimai gali būti duodami papildomomis rezoliucijomis Archyvo dokumentų valdymo sistemoje, jei direktoriaus rezoliucijoje jam nurodytą užduotį jis paveda vykdyti konkretiems Archyvo valstybės tarnautojams ir darbuotojams, kitokia rašytine ar žodine forma.

            39. Padalinių vadovai jiems nurodytos užduoties vykdymą gali raštu, rezoliucija Archyvo dokumentų valdymo sistemoje ar žodžiu pavesti administracijos padalinio konkretiems valstybės tarnautojams ar darbuotojams.

            40. Pavedimas turi būti įvykdytas ne ilgiau kaip per 10 darbo dienų, jei pavedime nenurodytas konkretus pavedimo įvykdymo laikas, jei pavedime, įstatyme ar kitame teisės akte, kurio pagrindu duodamas pavedimas, nenurodytas konkretus įvykdymo laikas. Pavedimai parengti juridinius faktus patvirtinančius dokumentus turi būti įvykdyti ne vėliau kaip per 20 darbo dienų. Įvykdymo terminą išimties tvarka gali pratęsti Archyvo direktorius.

            41. Jei Archyvo direktoriaus ar direktoriaus pavaduotojo duoto pavedimo per nustatytą laiką negalima įvykdyti dėl objektyvių priežasčių, dokumentų valdymo sistemoje gali būti prašoma atidėti pavedimo vykdymo terminą arba rašomas tarnybinis pranešimas, išdėstant priežastis, kodėl pavedimas nebuvo įvykdytas.

            Prireikus rašomas tarnybinis pranešimas ir dėl žodinių direktoriaus ar direktoriaus pavaduotojo pavedimų vykdymo.

            42. Informaciją apie direktoriaus, direktoriaus pavaduotojo pavedimų, duotų raštu Archyvo valstybės tarnautojams ir darbuotojams, įvykdymo terminą teikia už gautų pavedimų registravimą atsakingas valstybės tarnautojas ar darbuotojas, informuodamas apie tai pavedimą davusį asmenį. Informaciją apie pavedimų vykdymo terminus yra prieinama Archyvo dokumentų valdymo sistemoje.

 

VII. DOKUMENTŲ RENGIMAS

 

            43. Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, vykdydami jiems nustatytas funkcijas, Archyvo direktoriaus, direktoriaus pavaduotojo, padalinių vadovų pavedimus, rengia Archyvo direktoriaus įsakymų, kitų dokumentų projektus.

            44. Archyvo direktoriaus įsakymai rengiami vadovaujantis Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės norminių aktų rengimo tvarkos įstatymu (Žin., 1995, Nr. 41-991) ir turi atitikti įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijų, patvirtintų Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 1998 m. rugpjūčio17 d. įsakymu Nr. 104 (Žin., 1998, Nr. 87-2416; 2002, Nr. 50-1923), ir dokumentų rengimo bendruosius reikalavimus, nustatytus Lietuvos vyriausiojo archyvaro.

            45. Įsakymų projektus veiklos administravimo klausimais rengia direktoriaus pavaduotojas, padalinių vadovai, valstybės tarnautojai ar darbuotojai pagal savo kompetenciją. Įsakymų projektus vizuoja projektą rengęs valstybės tarnautojas ar darbuotojas, įsakymo projektą rengusio valstybės tarnautojo ar darbuotojo padalinio vadovas, kitų suinteresuotų administracijos padalinių vadovai pagal padalinio kompetenciją, direktoriaus pavaduotojas.

            46. Įsakymų projektus turto valdymo klausimais rengia Buhalterinės apskaitos ir veiklos administravimo skyriaus vadovas ir/ar Ūkio skyriaus vadovas ar šių administracijos padalinių darbuotojai. Įsakymų projektus vizuoja projektą rengęs darbuotojas, įsakymo projektą rengusio darbuotojo padalinio vadovas.

            47. Įsakymų projektus personalo, atostogų ir komandiruočių klausimais rengia Buhalterinės apskaitos ir veiklos administravimo skyriaus atsakingi darbuotojai. Įsakymų projektus vizuoja projektą rengęs darbuotojas ir skyriaus vedėjas.

            48. Archyvo valstybės tarnautojas ar darbuotojas vizuodamas jo parengtą įsakymo projektą nurodo „Rengėjas“ ar „Parengė“.

            49. Archyvo valstybės tarnautojų ar darbuotojų parengti kiti dokumentai turi atitikti dokumentų rengimo bendruosius reikalavimus, nustatytus Lietuvos vyriausiojo archyvaro. Valstybės tarnautojas ar darbuotojas, atsakingas už dokumentų registravimą, registruojant dokumentus pastebėjęs nustatytų reikalavimų neatitinkančius dokumentus, privalo juos grąžinti rengėjams taisyti.

            50. Archyvo direktoriui pasirašyti teikiami dokumentai turi būti vizuoti. Dokumentus vizuoja jo rengėjas, jei reikia padalinio vadovas (-ai), direktoriaus pavaduotojas. Dokumentai gali būti vizuojami Archyvo dokumentų valdymo sistemos priemonėmis.

            51. Vizuojamas Archyve liekantis siunčiamo dokumento egzempliorius. Jei dokumentas adresatams siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais, jis spausdinamas vienu egzemplioriumi ir vizuojamas dokumento originalo paskutinio lapo antroje pusėje. Tik faksimilinio ryšio ar kitokias telekomunikacijų įrenginiais siunčiamame dokumente rengėjas ar siuntėjas nurodo, kad originalas nebus siunčiamas.

            52. Archyvo direktorius pasirašo įsakymus, dokumentus, siunčiamus valstybės ir savivaldybių institucijoms ir įstaigoms, privatiems fiziniams ir juridiniams asmenims, kitų valstybių institucijoms ir įstaigoms, kitus teisės aktų jam pasirašyti priskirtus dokumentus.

            53. Fiziniams ir juridiniams asmenims siunčiamus juridinius faktus patvirtinančius dokumentus pasirašo Archyvo direktorius ir dokumentą rengusio padalinio vadovas.

            54. Juridiniams ir fiziniams asmenims išduodamas oficialias dokumentų kopijas tvirtina Archyvo direktorius.

            55. Finansinės atskaitomybės ir apskaitos dokumentus pasirašo Archyvo direktorius ir Buhalterinės apskaitos ir veiklos administravimo skyriaus vadovas.

            56. Finansinės - ūkinės veiklos pobūdžio sutartis pasirašo Archyvo direktorius. Sutartys, prieš teikiant jas pasirašyti Archyvo direktoriui, turi būti vizuotos Buhalterinės apskaitos ir veiklos administravimo skyriaus vadovo, jei reikia Ūkio skyriaus vadovo.

            57. Buhalterinės apskaitos ir veiklos administravimo skyriaus vadovas pasirašo finansinės atskaitomybės ir apskaitos dokumentus, banko ir kasos dokumentus, kitus finansinio – ūkinio pobūdžio dokumentus.

            58. Padalinių vadovai, Archyvo direktoriui įgaliojus, gali pasirašyti informacinio pobūdžio raštus, siunčiamus valstybės ir savivaldybių institucijoms ir įstaigoms, privatiems fiziniams ir juridiniams asmenims.

            59. Kitus dokumentus (aktus, pažymas ir kt.), parengtus vykdant nustatytas funkcijas, pasirašo jų rengėjai ir/ar padalinių vadovai.

            60. Šio Reglamento 59 punkte nustatyta tvarka pasirašomuose dokumentuose dokumento sudarytojo ir įstaigos duomenų rekvizite nurodomas Archyvo pavadinimas ir duomenys, parašo rekvizite – pareigos su administracijos padalinio pavadinimu.

            61. Trumpai saugomi ir kitiems fiziniams bei juridiniams asmenims neperduodami Archyvo veiklos dokumentai (tarnybiniai pranešimai, prašymai atostogoms ir kiti) gali būti sudaromi elektronine forma ir pasirašomi teisinę galią turinčiu elektroniniu parašau, kuris nėra kvalifikuotas elektroninis parašas.

            62. Archyvo sudaromi elektroniniai dokumentai Archyvo direktoriaus nustatyta tvarka pasirašomi kvalifikuotu elektroniniu parašu.

            63. Prireikus Archyvo direktorius gali nustatyti kitokią dokumentų pasirašymo tvarką.

 

 

VIII. DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMAS

 

            64. Archyvo veiklos dokumentai tvarkomi, įtraukiami į apskaitą ir saugomi teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų valdymą, nustatyta tvarka.

            65. Archyvo parengti ir su jo veikla susiję gauti dokumentai nustatyta tvarka registruojami Archyvo dokumentų valdymo sistemoje atitinkamuose dokumentų registruose, kurių sąrašą įsakymu tvirtina Archyvo direktorius.

            66. Dokumentų registrų sąrašą rengia ir Archyvo direktoriui tvirtinti teikia atsakingas už Archyvo veiklos dokumentų valdymą atsakingas valstybės tarnautojas.

            67. Archyvo direktoriaus priimamus įsakymus, vizuotus šio Reglamento 45, 46, 47, 48 punktuose nustatyta tvarka, Archyvo direktoriui pasirašyti pagal kompetenciją teikia atsakingas valstybės tarnautojas ar darbuotojas.

            68. Pasirašytus įsakymus nustatyta tvarka Archyvo dokumentų valdymo sistemoje registruoja, deda į bylas ir saugo Buhalterinės apskaitos ir veiklos administravimo skyriaus atsakingi valstybės tarnautojai ir darbuotojai, pažymas bei kitus Archyvo parengtus dokumentus juridiniams faktams patvirtinti – atsakingi padalinių vadovai.

            69. Kitus Archyvo parengtus dokumentus, pasirašytus ir, jei reikia, vizuotus, nustatyta tvarka registruoja Dokumentų valdymo sistemoje ir į bylas deda už tų dokumentų registravimą atsakingi valstybės tarnautojai ar darbuotojai.

            70. Gautus dokumentus priima, patikrina, nustatyta tvarka Archyvo dokumentų valdymo sistemoje registruoja ir perduoda Archyvo direktoriui susipažinti bei paskirstyti vykdyti atsakingi už dokumentų registravimą valstybės tarnautojai ir darbuotojai.

            71. Faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gauti dokumentai ar jų skaitmeninės kopijos, kuriose yra užtikrinta teksto apsauga ir galima identifikuoti siuntėjo parašą, atspausdinami ir Dokumentų valdymo sistemoje registruojami bendra tvarka. Jei vėliau gaunami pasirašyti šių dokumentų originalai, jie registruojami ta pačia data ir numeriu.Archyvo valstybės tarnautojų ir darbuotojų elektroninio pašto adresais gauti dokumentai, kurių užduotis reikia vykdyti, persiunčiami į oficialią Archyvo pašto dėžutę adresu istorijos.archyvas@lvia.lt.

            72. Dokumentų rezoliucijos, vizos, susipažinimo žymos gali būti įforminamos ir pavedimai perduodami vykdyti Archyvo dokumentų valdymo sistemos priemonėmis.

            73. Kiekvieno Archyvo dokumentų valdymo sistemos naudotojo prisijungimo duomenys (vartotojas ir slaptažodis) vienareikšmiškai identifikuoja konkretų Archyvo valstybės tarnautoją ar darbuotoją, kurio duomenys, logiškai susieti su pasirašomu dokumentu, laikomi elektroniniu parašu ir turi tokią pačią teisinę galią, kaip parašas rašytiniuose Archyvo dokumentuose.

            74. Dokumentus su Archyvo direktoriaus rezoliucija Buhalterinės apskaitos ir veiklos administravimo skyriaus atsakingi darbuotojai, Archyvo dokumentų valdymo sistemos priemonėmis, perduoda vykdytojui, prieš tai į Archyvo dokumentų valdymo sistemą įrašę rezoliuciją.

            75. Kai direktoriaus pavaduotojas Archyvo direktoriaus jam nurodytą užduotį savo rezoliucija paveda vykdyti kitam valstybės tarnautojui ar darbuotojui, Archyvo dokumentų valdymo sistemoje įrašoma papildoma direktoriaus pavaduotojo rezoliucija.

            76. Jei rezoliucijoje nurodytas pavedimas duotas keliems vykdytojams, pirmas rezoliucijoje nurodytas valstybės tarnautojas ar darbuotojas organizuoja pavedimo vykdymą ir atsako už tai, kad jis būtų įvykdytas laiku.

            77. Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, turintys tarnybinio elektroninio pašto adresus, privalo nuolat, ne mažiau kaip du kartus per darbo dieną, o padalinių vadovai – ne mažiau kaip keturis kartus per darbo dieną, tikrinti tarnybinio elektroninio pašto dėžutes.

            78. Pasirašytus ir nustatyta tvarka Dokumentų valdymo sistemoje užregistruotus siunčiamus dokumentus tvarko atsakingi administracijos padalinių darbuotojai:

            78.1. spaudu tvirtina Archyve liekančius siunčiamojo dokumento egzempliorius, vizuotus šio Reglamento 45, 46, 47, 48 punktuose nustatyta tvarka, ir deda juos į atitinkamas bylas, jei jie yra atsakingi už tų bylų sudarymą, arba perduoda kitiems už atitinkamų bylų sudarymą atsakingiems valstybės tarnautojams ar darbuotojams;

            78.2. išsiunčia ar perduoda adresatams skirtus dokumentus. Jei dokumentas adresatams siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais, siuntėjas, išsiuntęs dokumentą, jo paskutinio lapo antroje pusėje nurodo išsiuntimo būdą ir datą bei pasirašo.

            79. Dokumentai, kurių užduotys įvykdytos, dedami į bylas pagal dokumentacijos planą, parengtą, suderintą ir patvirtintą teisės norminių aktų nustatyta tvarka. Kai užduotis įvykdoma nerengiant oficialaus dokumento, vykdytojas tai pažymi dokumento paskutinio lapo antroje pusėje, pasirašo ir nurodo datą.

            80. Dokumentacijos planą (prireikus  jo papildymų sąrašą) ir dokumentacijos plano suvestinę rengia už Archyvo veiklos dokumentų valdymą atsakingas valstybės tarnautojas, pagal kitų padalinių vadovų pateiktą informaciją.

            81. Už administracijos padaliniuose sudaromų bylų saugojimą ir tvarkymą iki jų perdavimo užbaigtų bylų apskaitai tvarkyti atsako administracijos padalinių vadovai; už kitų Archyvo sudaromų bylų saugojimą, jų tvarkymą -  už Archyvo veiklos dokumentų valdymą atsakingas valstybės tarnautojas bei valstybės tarnautojai ir darbuotojai, atsakingi už tų bylų sudarymą pagal dokumentacijos planą.

            82. Kiekviename administracijos padalinyje, Archyvo direktoriaus įsakymu skiriami už administracijos padalinio veiklos dokumentų tvarkymą, apskaitą, saugojimą ir naudojimą atsakingi valstybės tarnautojai ar darbuotojai. Keičiantis šiems valstybės tarnautojams ar darbuotojams, dokumentai perduodami pagal Archyvo direktoriaus tvirtinamą perdavimo ir priėmimo aktą.

            83. Už užbaigtų bylų apskaitą atsakingas Dokumentų saugojimo ir apskaitos skyriaus vedėjas.

            84. Praėjus vieneriems metams nuo bylų užbaigimo, už bylų saugojimą ir tvarkymą atsakingi padalinių vadovai bei valstybės tarnautojai ir darbuotojai:

            84.1. atlieka bylose esančių dokumentų vertės ekspertizę;

            84.2. teisės aktų nustatyta tvarka sutvarko nuolat saugomas bylas ir bylas, kurių saugojimo terminas ilgesnis nei 25 metai;

            84.3. sudaro vienarūšių bylų, trumpai saugomų bylų sąrašus ir pateikia juos valstybės tarnautojui, kuriam tokios funkcijos nustatytos pareigybės aprašyme;

            84.4. nustatyta tvarka sutvarkytas nuolat saugomas bylas ir bylas, kurių saugojimo terminas ilgesnis nei 25 metai, pagal bylų perdavimo aktą perduoda už bylų apskaitą atsakingiems valstybės tarnautojams.

            85. Už bylų apskaitą atsakingi valstybės tarnautojai:

            85.1 pagal bylų perėmimo aktą priima į Archyvo archyvą nuolat saugomas bylas ir bylas, kurių saugojimo terminas ilgesnis nei 25 metai, prieš tai patikrinę jų sutvarkymą ir įforminimą;

            85.2. sudaro nuolat saugomų bylų ir bylų, kurių saugojimo terminas ilgesnis nei 25 metai, bylų apyrašus (jų tęsinius);

            85.3. sudaro dokumentų naikinimo aktus;

            85.4. teikia derinti ir Archyvo direktoriui tvirtinti nustatyta tvarka sudarytus ir suderintus bylų apskaitos dokumentus - bylų apyrašus (jų tęsinius), dokumentų naikinimo aktus, dokumentacijos planus, dokumentų registrų sąrašus ir kt.;

            85.5. vykdo bylų apskaitos kontrolę.

            86. Bylos, kurių saugojimo terminas trumpesnis nei 25 metai, saugomos administracijos padaliniuose iki jų saugojimo termino pabaigos arba praėjus dvejiems metams nuo jų užbaigimo pagal bylų perdavimo aktą perduodamos toliau saugoti Dokumentų saugojimo ir apskaitos skyriui.

            87. Informacinių technologijų priemonėmis sudaryti registrai atspausdinami ir dedami į bylas, jei dokumentacijos plane nenumatyta kitaip. Jei tokius registrus numatyta saugoti iki 10 metų, jie saugomi informacinių technologijų priemonėmis, užtikrinant jų autentiškumą, patikimumą ir priėjimą prie registrų visą saugojimo laiką.

 

IX. ASMENŲ APTARNAVIMAS, JŲ PRAŠYMŲ IR SKUNDŲ NAGRINĖJIMAS

 

            88. Asmenys Archyve aptarnaujami, jų prašymai ir skundai nagrinėjami Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo (Žin., 1999, Nr.60-1945; 2006, Nr.77-2975; 2011, Nr. 4-125),  Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimo Nr. 875 „Dėl Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2007, Nr.94-3779), kitų teisės aktų nustatyta tvarka.

            89. Už informacijos teikimą asmenims ryšio priemonėmis ar jiems apsilankius Archyve ir aptarnavimą taikant „vieno langelio“ principą atsako valstybės tarnautojai ir darbuotojai, kuriems tokios funkcijos nustatytos pareigybės aprašyme.

            90. Asmenys prašymus gali pateikti tiek raštu (tiesiogiai asmeniui atvykus į Archyvą, atsiuntus paštu ar per pasiuntinį, elektroniniu būdu), tiek žodžiu (tiesiogiai asmeniui atvykus į Archyvą). Žodiniai prašymai priimami tik tais atvejais, kai juos galima išnagrinėti ir išspręsti tuoj pat, nepažeidžiant asmens ir Archyvo interesų. Prašymai išduoti pažymas, kitus dokumentus juridiniams faktams patvirtinti priimami tik pateikti raštu.

 

X. VISUOMENĖS INFORMAVIMAS 

 

            91. Oficialią informaciją apie Archyvo veiklą visuomenės informavimo priemonėms ir visuomenei teikia Archyvo direktorius, direktoriaus pavaduotojas arba direktoriaus įgaliotas asmuo.

            92. Archyvo direktorius gali įpareigoti valstybės tarnautojus ir darbuotojus parengti visuomenės informavimo priemonėms ir visuomenei informaciją apie Archyvo veiklą, pranešimus aktualiais klausimais.

            93. Archyvo direktoriaus įgaliotas valstybės tarnautojas koordinuoja informacijos apie Archyvo veiklą bei saugomus dokumentus rengimą Archyvo interneto svetainei.

            94. Informacija apie Archyvo veiklą vykdant teisės aktais pavestas funkcijas teikiama Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymo (Žin., 2000, Nr.10 - 236; 2005, Nr. 139 - 5008), kitų teisės norminių aktų nustatyta tvarka.

 

XI. SVEČIŲ PRIĖMIMAS 

 

            95. Svečių sutikimus Archyvo direktoriaus pavedimu organizuoja padalinių vadovai ir/ar valstybės tarnautojai ar darbuotojai.

            96. Svečių priėmimo išlaidos padengiamos Vyriausybės 2002 m. birželio 17 d. nutarimo Nr. 919 „Dėl reprezentacinių išlaidų“ (Žin., 2002, Nr. 62-2511; 2004, Nr. 128-4597) nustatyta tvarka.

            97. Archyvo gautos dovanos (leidiniai, suvenyrai ir kt.) įvertinamos ir įtraukiamos į apskaitą teisės aktų nustatyta tvarka.

 

XII. ATOSTOGŲ SUTEIKIMAS

 

            98. Kasmetinės, nemokamos atostogos, atostogos kvalifikacijai tobulinti, atostogos dėl valstybės tarnautojo perkėlimo į kitas pareigas Archyvo valstybės tarnautojams suteikiamos Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymo nustatyta tvarka. Kitos tikslinės atostogos Archyvo valstybės tarnautojams suteikiamos Lietuvos Respublikos darbo kodekso (Žin., 2002, Nr. 64-2569) nustatyta tvarka.

            99. Kasmetinės, tikslinės atostogos Archyvo darbuotojams suteikiamos Lietuvos Respublikos darbo kodekso nustatyta tvarka.

            100. Mokymosi atostogos Archyvo valstybės tarnautojams ir darbuotojams suteikiamos ir apmokėjimo sąlygos nustatomos jų ir Archyvo direktoriaus susitarimu.

            101. Pirmais darbo metais kasmetinės atostogos po 6 mėnesių nepertraukiamojo darbo suteikiamos pagal faktiškai išdirbtą laiką.

            102. Kasmetinės atostogos už kiekvienus darbo metus Archyvo valstybės tarnautojams ir darbuotojams suteikiamos tais pačiais metais pagal valstybės tarnautojo ar darbuotojo prašymą. Viena iš kasmetinių atostogų už išdirbtus metus dalių negali būti trumpesnė kaip 14 kalendorinių dienų.

            103. Archyvo direktoriui atostogos suteikiamos Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymo nustatyta tvarka.

            104. Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai einamaisiais metais planuojantys išeiti ir tikslinių atostogų (mokymosi, nemokamų, kūrybinių ar kitų), derindami kasmetinių atostogų laiką padalinio vadovui privalo pateikti informaciją apie planuojamų tikslinių atostogų laiką.

            105. Kasmetines atostogas perkelti arba pratęsti galima tik esant Lietuvos Respublikos darbo kodekso 174 straipsnio 1 dalyje nustatytoms arba kitoms svarbioms priežastims. Jeigu priežastys, dėl kurių kasmetinės atostogos negali būti panaudotos, atsirado iki kasmetinių atostogų pradžios, Archyvo valstybės tarnautojas ar darbuotojas, dėl tam tikrų priežasčių negalintis eiti atostogų numatytu laiku arba pageidaujantis eiti atostogų dalimis, pateikia prašymą. Prašymą vizuoja padalinio vadovas.

            106. Jeigu priežastys, dėl kurių kasmetinės atostogos negali būti panaudotos, atsirado kasmetinių atostogų metu, pateikus prašymą atostogos pratęsiamos atitinkamą dienų skaičių, arba nepanaudotų kasmetinių atostogų dalis, suderinus su padalinio vadovu, perkeliama į kitą laiką.

            107. Archyvo valstybės tarnautojas ar darbuotojas, nepanaudojęs kasmetinių atostogų dalies iki einamųjų metų gruodžio 31 d., turi pateikti prašymą perkelti nepanaudotą atostogų dalį (pridėti ją prie kitų darbo metų kasmetinių atostogų). Perkeltos kasmetinės atostogos paprastai suteikiamos tais pačiais arba kitais darbo metais. Perkeltos į kitus darbo metus atostogos suteikiamos iki gegužės 31 d.

            108. Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, padalinio vadovo vizuotus prašymus dėl kasmetinių atostogų suteikimo, perkėlimo, pratęsimo, tikslinių atostogų suteikimo teikia atsakingam už personalo reikalų tvarkymą valstybės tarnautojui. Prašymai gali būti sudaromi elektronine forma ir pasirašomi teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu, kuris nėra kvalifikuotas elektroninis parašas.

            109. Atsakingas už personalo reikalų tvarkymą valstybės tarnautojas nustatyta tvarka Dokumentų valdymo sistemoje užregistravęs prašymą, pateikia informaciją apie Archyvo valstybės tarnautojo ar darbuotojo atostogas (likusių atostogų trukmė, laikotarpis už kurį einama atostogų ir kitą) ir teikia prašymą Archyvo direktoriui.

            110. Archyvo direktorius, atsižvelgdamas į prašyme nurodytas priežastis, priima sprendimą dėl atostogų suteikimo. Sprendimas įforminamas rašytine rezoliucija.

            111. Archyvo valstybės tarnautojams ir darbuotojams atostogos suteikiamos Archyvo direktoriaus įsakymu. Įsakymų projektai rengiami ir vizuojami šio Reglamento 47 punkte nustatyta tvarka.

            112. Archyvo valstybės tarnautojas ar darbuotojas, kuriam suteikiamos atostogos, bei padalinio vadovas, kuriam jis pavaldus, su įsakymu supažindinami šio Reglamento 33 ir 35 punktuose nustatyta tvarka.

            113. Padalinių vadovai turi užtikrinti, kad jų vadovaujamų administracijos padalinių valstybės tarnautojams ir darbuotojams duoti pavedimai jų atostogų metu būtų perduoti vykdyti kitiems valstybės tarnautojams ir darbuotojams.

            114. Esant tarnybiniam būtinumui Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai gali būti atšaukti iš kasmetinių atostogų tik tuo atveju, kai Archyvo direktoriui yra pateiktas motyvuotas padalinio vadovo ar kito valstybės tarnautojo tarnybinis pranešimas apie esantį tarnybinį būtinumą atšaukti valstybės tarnautoją ar darbuotoją iš kasmetinių atostogų ir yra gautas iš atostogų atšaukiamo asmens rašytinis sutikimas.

 

XIII. TARNYBINĖS KOMANDIRUOTĖS

 

            115. Archyvo valstybės tarnautojų ir darbuotojų išvykimas į tarnybines komandiruotes organizuojamas vadovaujantis Tarnybinių komandiruočių išlaidų apmokėjimo biudžetinėse įstaigose taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. balandžio 29 d. nutarimu Nr. 526 (Žin., 2004, Nr. 74-2555).

            116. Archyvo valstybės tarnautojų ir darbuotojų išvykimo į tarnybines komandiruotes klausimus sprendžia Archyvo direktorius.

            117. Archyvo direktorius į tarnybines komandiruotes vyksta Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos darbo reglamento nustatyta tvarka.

            118. Archyvo valstybės tarnautojų ir darbuotojų siuntimas į tarnybines komandiruotes Lietuvos Respublikos teritorijoje (išskyrus siuntimą į tarnybinę komandiruotę vienai darbo dienai Lietuvos Respublikos teritorijoje) arba užsienyje įforminamas Archyvo direktoriaus įsakymu.

            119. Įsakymus dėl komandiruočių rengia atsakingas už personalo reikalų tvarkymą valstybės tarnautojas. Įsakymus vizuoja įsakymo projekto rengėjas ir Buhalterinės apskaitos ir veiklos administravimo skyriaus vedėjas.

            120. Archyvo valstybės tarnautojas ar darbuotojas, kuris siunčiamas į tarnybinę komandiruotę, bei administracijos padalinio vadovas, kuriam jis pavaldus, su įsakymu supažindinami šio Reglamento 33 ir 35 punktuose nustatyta tvarka.

            121. Archyvo valstybės tarnautojų ir darbuotojų siuntimas į tarnybinę komandiruotę vienai darbo dienai Lietuvos Respublikos teritorijoje įforminamas Archyvo direktoriaus rezoliucija, patvirtinančia, kad tarnybinis pranešimas išvykti iš nuolatinės darbo vietos suderintas.

            122. Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai Archyvo direktoriui rengia tarnybinius pranešimus dėl vykimo į tarnybinę komandiruotę, kuriuose nurodomas komandiruotės tikslas, vieta, laikas, numatomos išlaidos. Jei į tarnybinę komandiruotę vyksta keletas valstybės tarnautojų ar darbuotojų, tarnybinį pranešimą rengia komandiruotės iniciatorius. Tarnybinį pranešimą vizuoja Buhalterinės apskaitos ir veiklos administravimo skyriaus vedėjas.

            123. Archyvo direktorius, atsižvelgdamas į tarnybiniame pranešime nurodytą komandiruotės tikslą, priima sprendimą ir, jei sprendimas teigiamas, savo rezoliucija paveda atsakingam už personalo reikalų tvarkymą valstybės tarnautojui parengti įsakymo dėl komandiruotės projektą (išskyrus kai į tarnybinę komandiruotę vykstama vienai darbo dienai Lietuvos Respublikos teritorijoje).

            124. Už poilsio dienas, per kurias tarnybinėje komandiruotėje tenka dirbti ar praleisti kelionėje, valstybės tarnautojo ar darbuotojo rašytiniu prašymu suteikiamos atitinkamos poilsio dienos, kurias jis turi išnaudoti per vieną mėnesį nuo grįžimo iš komandiruotės dienos.

            125. Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, grįžę iš tarnybinių komandiruočių užsienyje ir Lietuvos Respublikos teritorijoje (išskyrus kai į tarnybinę komandiruotę vykstama vienai darbo dienai Lietuvos Respublikos teritorijoje), ne vėliau kaip per 5 darbo dienas Archyvo direktoriui parengia rašytinę atlikto darbo ir užduoties įvykdymo ataskaitą. Kai į tarnybinę komandiruotę vyksta keletas valstybės tarnautojų ar darbuotojų, gali būti rengiama bendra atlikto darbo ar užduoties įvykdymo ataskaita, kurią pasirašo visi į tarnybinę komandiruotę vykę asmenys.

            126. Ataskaitų pateikimo termino kontrolę vykdo atsakingas už Archyvo veiklos dokumentų valdymą valstybės tarnautojas. 

 

 

XIV. VALSTYBĖS TARNAUTOJŲ IR DARBUOTOJŲ MOKYMAS

 

            127. Archyvo valstybės tarnautojų ir darbuotojų mokymas organizuojamas Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymo bei Lietuvos Respublikos darbo kodekso nustatyta tvarka.

            128. Valstybės tarnautojų mokymo poreikis nustatomas ir mokymo planas rengiamas vadovaujantis Valstybės tarnautojų mokymo organizavimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2010 m. liepos 2 d. įsakymu Nr. 1V-451 (Žin., 2010, Nr. 81-4255; 2011, Nr. 97 - 4582).

            129. Archyvo direktoriaus pavaduotojas, rengdamas mokymo planą:

            129.1. atsižvelgdamas į valstybės tarnautojų tarnybinės veiklos vertinimo rezultatus, apibendrina valstybės tarnautojų tiesioginių vadovų ir valstybės tarnautojų tarnybinės veiklos vertinimo komisijų siūlymus (rekomendacijas) dėl valstybės tarnautojų kvalifikacijos tobulinimo;

            129.2. nustato prioritetinius valstybės tarnautojų mokymo tikslus ir prioritetines valstybės tarnautojų mokymo grupes, atsižvelgdamas į Lietuvos Respublikos Vyriausybės tvirtinamą Valstybės tarnautojų mokymo strategiją, Archyvo strateginius tikslus bei finansines galimybes;

            129.3. suderintą su Archyvo direktoriumi einamųjų metų mokymo planą, kasmet iki kovo 1 d. pateikia Valstybės tarnybos departamentui prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos per Valstybės tarnybos valdymo informacinę sistemą (toliau – VATIS).

            130. Archyvo valstybės tarnautojas, atsakingas už personalo reikalų tvarkymą, kasmet iki vasario 1 d. teikia ataskaitą apie valstybės tarnautojų mokymą praėjusiais metais Valstybės tarnybos departamentui per VATIS.

 

XV. VALSTYBĖS TARNAUTOJŲ IR DARBUOTOJŲ SKATINIMAS

 

            131. Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai skatinami Valstybės tarnybos įstatymo, Darbo kodekso ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka.      

            132. Už nepriekaištingą tarnybinių pareigų atlikimą Archyvo valstybės tarnautojai  Archyvo direktoriaus teikimu gali būti skatinami Lietuvos vyriausiojo archyvaro padėka, vardine dovana.

            133. Archyvo valstybės tarnautojai už nepriekaištingą tarnybinių pareigų atlikimą gali būti skatinami padėka, vardine dovana, vienkartine pinigine išmoka, kuri skiriama vadovaujantis Vienkartinių piniginių išmokų valstybės tarnautojams skyrimo tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. liepos 19 d. nutarimu Nr. 1167 (Žin., 2002, Nr. 74-3166; 2008, Nr. 132-5072). Už ypatingus nuopelnus valstybės tarnybai valstybės tarnautojai gali būti teikiami valstybės apdovanojimui gauti.

            134. Archyvo darbuotojai gali būti skatinami administracijos padalinio vadovo teikimu Archyvo direktoriaus padėka, vienkartine pinigine išmoka Vyriausybės 1993 m. liepos 8 d. nutarimo Nr. 511 „Dėl biudžetinių įstaigų ir organizacijų darbuotojų darbo apmokėjimo tvarkos tobulinimo“ (Žin., 1993, Nr. 28-655; 2009, Nr. 100-4185) nustatyta tvarka.

  

XVI. VALSTYBĖS TARNAUTOJŲ IR DARBUOTOJŲ ATSAKOMYBĖ

 

            135. Archyvo valstybės tarnautojai už tarnybinius nusižengimus gali būti traukiami tarnybinėn atsakomybėn, o už Archyvui padarytą materialią žalą – materialinėn atsakomybėn Valstybės tarnybos įstatymo nustatyta tvarka.

            136. Archyvo darbuotojai už darbo drausmės pažeidimus gali būti traukiami drausminėn, o už Archyvui padarytą materialią žalą – materialinėn atsakomybėn Darbo kodekso ir kitų teisės aktų nustatyta tvarka.

            137. Įstatymų nustatytais atvejais Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai gali būti traukiami baudžiamojon, administracinėn ar civilinėn atsakomybėn.

 

 

XVII. REIKALŲ PERDAVIMAS KEIČIANTIS ARCHYVO VALSTYBĖS TARNAUTOJAMS AR DARBUOTOJAMS

 

            138. Keičiantis Archyvo direktoriui, reikalų perdavimas organizuojamas Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos darbo reglamento nustatyta tvarka.

            139. Keičiantis direktoriaus pavaduotojui, administracijos padalinių vadovams, reikalai perduodami pagal reikalų perdavimo ir perėmimo aktą, kurį parašu tvirtina Archyvo direktorius. Keičiantis kitiems valstybės tarnautojams ar darbuotojams, reikalai perduodami pagal aktą, jei tai nurodyta Archyvo direktoriaus įsakyme.

            140. Keičiantis direktoriaus pavaduotojui, reikalai perduodami Archyvo direktoriaus įsakyme nurodytam valstybės tarnautojui (-ams). Keičiantis administracijos padalinio vadovui, reikalai perduodami padalinio patarėjui, o jei patarėjo nėra, kitam valstybės tarnautojui ar darbuotojui, nurodytam Archyvo direktoriaus įsakyme.

            141. Paskyrus naują direktoriaus pavaduotoją ar administracijos padalinio vadovą, reikalai perduodami naujai paskirtam direktoriaus pavaduotojui ar padalinio vadovui.

            142. Atleidžiami iš pareigų arba perkeliami į kitas pareigas kiti Archyvo valstybės tarnautojai ar darbuotojai privalo perduoti reikalus (nebaigtus vykdyti dokumentus, nebaigtus spręsti klausimus, turimas bylas), taip pat informacinę ir norminę medžiagą, knygas, įsigytas už Archyvo lėšas, antspaudus ir spaudus, kitą turtą, už kurį Archyvo valstybės tarnautojas ar darbuotojas atsakingas, padalinio vadovui.

            143. Administracijos padalinio vadovas paskiria valstybės tarnautoją (-us) ar darbuotoją (-us), atsakingus už perduotų reikalų tvarkymą.

            144. Atleidžiant iš pareigų materialiai atsakingą valstybės tarnautoją ar darbuotoją, jam patikėtas turtas perduodamas teisės aktų nustatyta tvarka.

 

XVIII. ANTSPAUDO NAUDOJIMAS

 

            145. Archyvas turi antspaudą su Lietuvos valstybės herbu ir savo pavadinimu.

            146. Archyvo antspaudą saugo ir už jo naudojimą atsako Archyvo direktorius. Archyvo direktoriui nesant, antspaudą saugo ir už jo naudojimą atsako direktoriaus pavaduotojas.

            147. Archyvo antspaudas gaminamas, naudojamas, saugomas, apskaitomas ir sunaikinamas teisės aktų nustatyta tvarka.

            148. Archyvo antspaudu netvirtinami Archyvo raštai, kuriais informuojama apie Archyve nesaugomus dokumentus, kuriuos pareiškėjas savo paklausime prašė surasti ir jų pagrindu išduoti juridinį faktą patvirtinantį dokumentą (Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos 1994-06-02 raštas Nr.02-08-307/280).

 

XIX. VALSTYBĖS TARNAUTOJŲ PAŽYMĖJIMŲ IR DARBUOTOJŲ

DARBO PAŽYMĖJIMŲ IŠDAVIMAS IR LAIKYMAS 

 

            149. Valstybės tarnautojų pažymėjimai išduodami Valstybės tarnautojo pažymėjimo išdavimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2002 m. liepos 11 d. įsakymu Nr. 338 „Dėl valstybės tarnautojo pažymėjimo formos ir valstybės tarnautojo pažymėjimo išdavimo taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2002, Nr. 77-3309; 2009, Nr. 139-6133; 2011, Nr. 74-3574), nustatyta tvarka.

            150. Darbuotojų darbo pažymėjimai išduodami Darbuotojo tapatybę patvirtinančio dokumento išdavimo, nešiojimo ir pateikimo kontroliuojančioms institucijoms tvarkos aprašo, patvirtinto Vyriausybės 2003 m. balandžio 24 d. nutarimu Nr. 503 (Žin., 2003, Nr. 40-1822; 2006, Nr. 102-3948; ), nustatyta tvarka.

            151. Archyvo valstybės tarnautojų pažymėjimų išdavimą organizuoja ir darbuotojų darbo pažymėjimus išduoda atsakingas už personalo reikalų tvarkymą valstybės tarnautojas.

            152. Darbuotojų, priimtų dirbti pagal neterminuotą darbo sutartį, darbo pažymėjimai galioja 5 metus nuo išdavimo dienos.

            153. Pažymėjimai keičiami pasibaigus jų galiojimo terminui, pasikeitus Archyvo valstybės tarnautojo ar darbuotojo vardui ar pavardei, užimamoms pareigoms, pažymėjimui tapus netinkamu naudoti, pažymėjimą praradus.

            154. Archyvo valstybės tarnautojas, praradęs pažymėjimą, Archyvo direktoriui pateikia tarnybinį pranešimą apie valstybės tarnautojo pažymėjimo praradimą, nurodydamas pažymėjimo praradimo laiką, aplinkybes, ir pateikia prašymą išduoti naują pažymėjimą.

            155. Darbuotojas, praradęs darbo pažymėjimą, pateikia tarnybinį pranešimą Archyvo direktoriui apie darbo pažymėjimo praradimą, nurodydamas pažymėjimo praradimo laiką, aplinkybes ir pateikia prašymą išduoti naują darbo pažymėjimą.

            156. Atleistas iš pareigų Archyvo valstybės tarnautojas ar darbuotojas, atleidimo dieną grąžina pažymėjimą atsakingam už personalo reikalų tvarkymą valstybės tarnautojui.

            157. Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai pažymėjimus privalo nešiotis ar laikyti darbo metu darbo vietoje, bei pateikti juos kontroliuojančių institucijų reikalavimu.

 

XX. TURTO NAUDOJIMAS

 

            158. Archyvo pareigybių, su kurias užimančiais valstybės tarnautojais ir darbuotojais gali būti sudaromos visiškos materialinės atsakomybės sutartys, sąrašas tvirtinamas Archyvo direktoriaus įsakymu.

            159. Su Archyvo valstybės tarnautojais ir darbuotojais, kurių darbas yra tiesiogiai susijęs su materialinių vertybių saugojimu, priėmimu, išdavimu, pardavimu, pirkimu, gabenimu, ir dėl priemonių, perduotų Archyvo valstybės tarnautojui ir darbuotojui naudotis darbe sudaromos visiškos materialinės atsakomybės sutartys.

            160. Keičiantis materialiai atsakingiems Archyvo valstybės tarnautojams ar darbuotojams, jiems patikėtas turtas turi būti inventorizuotas.

            161. Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai privalo su jiems patikėtu Archyvo turtu elgtis taupiai, saugiai ir atsargiai, užkirsti kelią trūkumams susidaryti, laiku pranešti padalinio vadovams aplinkybes, sudarančias pavojų patikėto turto saugumui.

 

XXI. TARNYBINIO TRANSPORTO IR MOBILIŲJŲ TELEFONŲ NAUDOJIMAS

 

            162. Archyvo tarnybinis transportas naudojamas Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1998 m. lapkričio 17 d. nutarimo Nr. 1341 „Dėl tarnybinių lengvųjų automobilių biudžetinėse įstaigose“ (Žin., 1998, Nr. 103-2838; 2009, Nr. 69-2796) nustatyta tvarka ir Archyvo direktoriaus įsakymu patvirtintomis tarnybinio lengvojo automobilio naudojimo taisyklėmis.

            163. Archyvo tarnybiniai mobilieji telefonai naudojami vadovaujantis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2012 m. sausio 11 d. nutarimu Nr. 11 „Dėl išlaidų judriojo ryšio paslaugoms limitų ir Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. kovo 5 d. nutarimo Nr. 331 „Dėl tarnybinių mobiliųjų telefonų“ ir jį keitusių nutarimų pripažinimo netekusiais galios“ (Žin., 2012, Nr. 8-271) bei Archyvo direktoriaus įsakymu patvirtinta tarnybinių telefonų naudojimo tvarka.

                               

XXII. KITOS PRIVALOMOS TAISYKLĖS

 

            164. Į Archyvo saugyklas turi teisę įeiti tik to administracijos padalinio, kuriam priklauso saugyklos, valstybės tarnautojai ir darbuotojai. Vadovybė ir kitų administracijos padalinių valstybės tarnautojai ir darbuotojai prireikus gali dirbti tam tikrose saugyklose. Šis leidimas įforminamas Archyvo direktoriaus įsakymu. Valstybės tarnautojai bei darbuotojai prireikus įeiti į kitą saugyklą gali tik lydimi administracijos padalinio, kuriam priklauso saugykla, vadovo ar už saugyklą atsakingo darbuotojo.

            165. Saugykloje ne darbo metu įsijungus automatinei gaisro gesinimo signalizacijai, apsaugos darbuotojas privalo įeiti į saugyklą, įsitikinti ar kilo gaisras, esant reikalui, įjungti gaisro gesinimo sistemą, iškviesti ugniagesius, informuoti Archyvo vadovybę, įvykį registruoti Budėjimo žurnale. Kitais atvejais prireikus įeiti į saugyklas ne darbo metu Archyvo apsaugos darbuotojas kviečia direktorių ar direktoriaus pavaduotoją, Dokumentų saugojimo ir apskaitos skyriaus vedėją, Ūkio skyriaus vedėją.

            166. Darbuotojas, paskirtas atsakingu už darbų ir priešgaisrinę saugą, privalo apmokyti Archyvo valstybės tarnautojus ir darbuotojus. Instruktažai registruojami Darbų saugos instruktavimų darbo vietose registracijos žurnaluose, kurie saugomi administracijos padalinyje, atsakingame už darbų ir priešgaisrinę saugą.

            167. Saugyklų, dokumentų apskaitos ir kopijavimo patalpų durys, kuriose nėra įrengtos automatinės įėjimo kontrolės sistemos, rakinamos ir antspauduojamos. Tą privalo atlikti paskirti valstybės tarnautojai ar darbuotojai. Baigę darbą, jie raktus perduoda Archyvo apsaugos darbuotojui ir pasirašo saugyklų raktų išdavimo – priėmimo žurnale. Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai privalo rakinti darbo patalpų duris.

            Apsaugos darbuotojai pildo apsaugos darbuotojų Budėjimo žurnalą.

            168. Archyvo patalpose Archyvo valstybės tarnautojams ir darbuotojams būti ne darbo metu draudžiama. Norintys dirbti Archyve po darbo, švenčių, poilsio dienomis ar pradėti darbą 1 val. anksčiau, privalo gauti raštišką Archyvo direktoriaus leidimą ir pateikti jį apsaugos darbuotojui.

            169. Lankytojus į Archyvo darbo patalpas apsaugos darbuotojas įleidžia tik gavęs žodinį (telefonu) Archyvo direktoriaus, direktoriaus pavaduotojo ar administracijos padalinio vadovo sutikimą. Lankytojai turi būti lydimi Archyvo darbuotojų.

 

_____________________

 

Informaciją atnaujino: Oksana Krivenko-Bužinskaja, LVIA
Informacija atnaujinta: 2012-12-12 13:51