PATVIRTINTA
Lietuvos valstybės istorijos archyvo
direktoriaus 2011 m. gegužės 23d.
įsakymu Nr. R1-19
LIETUVOS VALSTYBĖS ISTORIJOS ARCHYVO
DARBO REGLAMENTAS
I. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. Lietuvos valstybės istorijos archyvo darbo reglamentas (toliau – Reglamentas) nustato Lietuvos valstybės istorijos archyvo (toliau – Archyvo) darbo tvarką, Archyvo valstybės tarnautojų ir darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis (toliau – valstybės tarnautojų ir darbuotojų), pareigas ir atsakomybę.
2. Reglamentas parengtas vadovaujantis Archyvo nuostatais, patvirtintais Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2011 m. vasario 17 d. nutarimu Nr. 197 (Žin., 2011, Nr. 23-1104), kitais norminiais teisės aktais.
3. Archyvas savo veikloje vadovaujasi Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu (Žin.1995, Nr.107-2389; 2004, Nr.57-1982; 2010, Nr.79-4055), Lietuvos Respublikos biudžetinių įstaigų įstatymu (Žin., 1995, Nr. 104-2322; 2010, Nr. 15-699), Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu (Žin., 1999, Nr. 60-1945; 2006, Nr. 77-2975), kitais Lietuvos Respublikos įstatymais ir Lietuvos Respublikos Seimo priimtais teisės aktais, Respublikos Prezidento dekretais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės (toliau- Vyriausybė) nutarimais, Ministro Pirmininko potvarkiais, kultūros ministro įsakymais, Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymais, Archyvo nuostatais, kitais teisės norminiais aktais ir šiuo Reglamentu.
4. Archyvas savo veiklą grindžia teisėtumo, teisingumo, įstatymo viršenybės, objektyvumo, proporcingumo, nepiktnaudžiavimo valdžia, tarnybinio bendradarbiavimo ir kitais Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatyme (Žin., 1999, Nr. 60-1945; 2006, Nr. 77-2975) nustatytais principais.
5. Archyvui kitose valstybės institucijose ar įstaigose atstovauja direktorius arba pagal kompetenciją jo įgalioti kiti Archyvo valstybės tarnautojai ar darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis.
II. ARCHYVO ADMINISTRACIJOS STRUKTŪRA
6. Archyvo administracijos struktūra formuojama atsižvelgiant į įstatymų ir kitų teisės norminių aktų Archyvui nurodytus veiklos tikslus ir pavestas funkcijas. Archyvo administracijos struktūra tvirtinama Vyriausybės nutarimu.
7. Archyvui vadovauja direktorius, kurį priima į pareigas ir atleidžia iš pareigų Lietuvos vyriausiasis archyvaras Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymo (Žin., 1999, Nr.66-2130; 2002, Nr.45-1708) nustatyta tvarka. Direktorius koordinuoja ir kontroliuoja Archyvo administracijos padalinių veiklą, nustato jiems uždavinius, duoda pavedimus.
8. Archyvo direktorius yra pavaldus ir atskaitingas Lietuvos vyriausiajam archyvarui.
9. Archyvo direktorius turi pavaduotoją, kuriam nustato jo kompetenciją. Direktoriaus laikinai nesant, jo pareigas eina jo pavaduotojas.
10. Archyvo administracijos padaliniams vadovauja skyrių vadovai (toliau vadinama – padalinių vadovai). Padalinio vadovo laikinai nesant, jį pavaduoja direktoriaus įgaliotas valstybės tarnautojas ar darbuotojas, kuriam tokios funkcijos nustatytos pareigybės aprašyme. Jo nesant – direktoriaus paskirtas valstybės tarnautojas ar darbuotojas.
11. Archyvo administracijos padaliniai savo veikloje vadovaujasi Vyriausybės patvirtintais Archyvo nuostatais, direktoriaus patvirtintais administracijos padalinių nuostatais, padalinių vadovai ir kiti valstybės tarnautojai – pareigybių aprašymais, parengtais ir patvirtintais pagal Valstybės tarnautojų pareigybių aprašymo ir vertinimo metodiką, patvirtintą Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. gegužės 20 d. nutarimu Nr. 685 (Žin., 2002, Nr. 51-1953; 2008, Nr.49-1809), kiti darbuotojai – pareigybių aprašymais.
12. Direktoriaus pavaduotojas ir padalinių vadovai yra tiesiogiai atskaitingi direktoriui.
13. Archyvo darbo laiką nustato Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. rugpjūčio 7 d. nutarimas Nr. 990 „Dėl darbo laiko nustatymo valstybės ir savivaldybių įmonėse, įstaigose ir organizacijose“ (Žin., 2003, Nr. 79-3593), pietų pertraukos laiką įsakymu nustato direktorius.
III. PATARIAMOSIOS INSTITUCIJOS
14. Archyve dokumentų valdymo klausimams nagrinėti sudaroma Dokumentų ekspertų komisija, kuri yra direktoriaus patariamoji institucija. Jos personalinę sudėtį ir darbo reglamentą įsakymu tvirtina direktorius.
15. Komisijos posėdžių darbotvarkės sudaromos, pateikti klausimai svarstomi, nutarimai priimami ir įforminami komisijos darbo reglamento, patvirtinto direktoriaus įsakymu, nustatyta tvarka.
Archyve gali būti sudaromos ir kitos direktoriaus patariamosios institucijos Archyvo specialiosios veiklos klausimams nagrinėti.
IV. ARCHYVO VEIKLOS ORGANIZAVIMAS
16. Archyvo veikla organizuojama vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintu metiniu veiklos planu, rengiamu vadovaujantis Strateginio planavimo metodika, patvirtinta Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. birželio 6 d. nutarimu Nr. 827 (Žin., 2002, Nr. 57-2312; 2010, Nr. 102-5279). Tvirtinti Archyvo metinius veiklos planus Lietuvos vyriausiasis archyvaras gali pavesti Archyvo direktoriui. Archyvo metiniai veiklos planai skelbiami interneto svetainėje. Metinio veiklos plano vykdymo vertinimą atlieka Kultūros ministerijos Vidaus audito skyrius.
17. Archyvo metinį veiklos planą rengia direktoriaus pavaduotojas direktoriaus pavedimu.
18. Archyvo metinę veiklos ataskaitą direktorius teikia Lietuvos vyriausiajam archyvarui.
Archyvo metinę veiklos ataskaitą rengia direktoriaus pavaduotojas pagal administracijos padalinių vadovų pateiktus metų veiklos duomenis.
19. Archyvo einamieji veiklos klausimai aptariami direktoriaus, direktoriaus pavaduotojo ir padalinių vadovų pasitarimuose. Šiuose pasitarimuose direktoriaus nurodymu gali dalyvauti ir kiti Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai.
20. Direktoriaus pavaduotojas gali kviesti padalinių vadovų ir kitų Archyvo valstybės tarnautojų ir darbuotojų pasitarimus jiems pavestų uždavinių vykdymo ar kuruojamų veiklos sričių klausimais.
V. ARCHYVO TEISĖS AKTŲ LEIDIMAS
21. Direktorius priima ir pasirašo individualius įsakymus vidaus administravimo klausimais.
22. Su vidaus administravimo įsakymais pasirašytinai supažindinami su jais susiję Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, arba jiems pateikiama įsakymo kopija, pažymint įsakymo originalo paskutiniojo lapo antroje pusėje apie kopijos įteikimą.
VI. ARCHYVO VIDAUS PAVEDIMAI
24. Archyve pavedimus duoti turi teisę:
24.1. direktorius – tiesiogiai direktoriaus pavaduotojui pagal jo kuruojamas veiklos sritis, padalinių vadovams pagal administraciniams padaliniams nustatytas funkcijas, direktoriui tiesiogiai pavaldiems darbuotojams pagal jų pareigybės aprašyme nustatytas funkcijas, valstybės tarnautojams ar darbuotojams, apie tai informavęs padalinio vadovą;
24.2. direktoriaus pavaduotojas – padalinių vadovams pagal administraciniams padaliniams nustatytas funkcijas, kitiems Archyvo valstybės tarnautojams ir darbuotojams pagal jų pareigybės aprašyme nustatytas funkcijas, informuojant apie tai jų tiesioginį vadovą;
24.3. padalinių vadovai – administracinio padalinio valstybės tarnautojams ir darbuotojams pagal jų pareigybės aprašyme nustatytas funkcijas.
25. Direktoriaus pavedimai gali būti duodami direktoriaus įsakymais, rezoliucijomis, kitokia rašytine ar žodine forma.
26. Direktoriaus pavaduotojo pavedimai gali būti duodami papildomomis rezoliucijomis, jei direktoriaus rezoliucijoje jam nurodytą užduotį jis paveda vykdyti konkretiems Archyvo valstybės tarnautojams ir darbuotojams, kitokia rašytine ar žodine forma.
27. Padalinių vadovai direktoriaus rezoliucijoje jiems nurodytos užduoties vykdymą gali raštu ar žodžiu pavesti struktūrinio padalinio konkretiems valstybės tarnautojams ar darbuotojams.
28. Pavedimas turi būti įvykdytas ne ilgiau kaip per 10 darbo dienų, jei pavedime nenurodytas konkretus pavedimo įvykdymo laikas, jei pavedime, įstatyme ar kitame teisės akte, kurio pagrindu duodamas pavedimas, nenurodytas konkretus įvykdymo laikas. Pavedimai parengti juridinius faktus patvirtinančius dokumentus turi būti įvykdyti ne vėliau kaip per 20 darbo dienų. Įvykdymo terminą išimties tvarka gali pratęsti Archyvo direktorius.
29. Jei raštu duoto pavedimo per nustatytą laiką negalima įvykdyti dėl objektyvių priežasčių, rašomas tarnybinis pranešimas, išdėstant priežastis.
Prireikus rašomas tarnybinis pranešimas ir dėl žodinių direktoriaus ar direktoriaus pavaduotojo pavedimų vykdymo.
30. Informaciją apie direktoriaus, direktoriaus pavaduotojo pavedimų, duotų raštu Archyvo valstybės tarnautojams ir darbuotojams, įvykdymo terminą teikia už gautų pavedimų registravimą atsakingas valstybės tarnautojas ar darbuotojas, informuodamas apie tai pavedimą davusį asmenį.
VII. DOKUMENTŲ RENGIMAS
31. Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, vykdydami jiems nustatytas funkcijas, direktoriaus, direktoriaus pavaduotojo ar padalinių vadovų pavedimus, rengia direktoriaus įsakymų, kitų dokumentų projektus.
32. Archyvo direktoriaus įsakymai rengiami vadovaujantis Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės norminių aktų rengimo tvarkos įstatymu (Žin., 1995, Nr. 41-991) ir turi atitikti Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijų, patvirtintų Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 1998 m. rugpjūčio 17 d. įsakymu Nr. 104 (Žin., 1998, Nr. 87-2416; 2002, Nr. 50-1923), ir dokumentų rengimo bendruosius reikalavimus, nustatytus Lietuvos vyriausiojo archyvaro.
33. Nustatyta tvarka parengtus ir direktoriui teikiamus pasirašyti įsakymus vizuoja už įsakymo projekto parengimą atsakingas valstybės tarnautojas, nurodydamas „Rengėjas“ ar „Parengė“, kitų padalinių vadovai pagal administracinio padalinio kompetenciją, direktoriaus pavaduotojas pagal jo kuruojamą veiklos sritį.
34. Valstybės tarnautojų ar darbuotojų parengti Archyvo dokumentai turi atitikti Dokumentų rengimo taisyklių reikalavimus. Valstybės tarnautojas ar darbuotojas, atsakingas už dokumentų registravimą, dokumentus, neatitinkančius Dokumentų rengimo taisyklių reikalavimų, privalo grąžinti rengėjui taisyti.
Rengiamus dokumentus renka ir spausdina rengėjai, sekretorius.
35. Parengtus dokumentus pasirašo:
35.1. Direktorius – dokumentus, siunčiamus valstybės ir savivaldybių institucijoms ir įstaigoms, privatiems juridiniams ir fiziniams asmenims, atsakymus į Lietuvos Respublikos Seimo narių paklausimus, kitus jam priskirtus pasirašyti dokumentus.
Juridinį faktą nustatančius ir finansinius dokumentus pasirašo direktorius ir dokumentą rengusio padalinio vadovas.
35.2. Direktoriui pavedus, direktoriaus pavaduotojas ir administracijos padalinio vadovas pasirašo juridinį faktą nustatančius dokumentus ir tvirtina Archyvo išduodamas dokumentų kopijas.
36. Kitus dokumentus (aktus, pažymas ir kt.), parengtus vykdant nustatytas funkcijas, pasirašo jų rengėjai.
37. Archyve liekantį siunčiamo dokumento egzempliorių vizuoja rengėjas, pagal kompetenciją padalinių vadovai. Lydraščio liekančio egzemplioriaus direktoriaus pavaduotojas nevizuoja.
VIII. DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMAS
38. Archyvo veiklos dokumentai tvarkomi, apskaitomi ir saugomi teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų valdymą, nustatyta tvarka.
39. Archyve parengti ir su jo veikla susiję gauti dokumentai nustatyta tvarka registruojami atitinkamuose dokumentų registruose, kurių sąrašą įsakymu tvirtina direktorius.
40. Dokumentų registrų sąrašą rengia ir direktoriui tvirtinti teikia už personalo reikalų tvarkymą atsakingas valstybės tarnautojas.
41. Direktoriaus leidžiamus įsakymus, vizuotus šio Reglamento 33 punkte nustatyta tvarka, direktoriui pasirašyti pagal kompetenciją teikia atsakingas valstybės tarnautojas.
42. Pasirašytus įsakymus personalo klausimais ir kitus individualius įsakymus vidaus administravimo klausimais nustatyta tvarka registruoja ir deda į bylas už personalo dokumentų tvarkymą atsakingas valstybės tarnautojas, pažymas bei kitus Archyve parengtus dokumentus juridiniams faktams patvirtinti – atsakingi padalinių vadovai.
43. Kitus Archyve parengtus dokumentus, pasirašytus ir, jei reikia, vizuotus, nustatyta tvarka registruoja ir į bylas deda už tų dokumentų registravimą atsakingi valstybės tarnautojai ar darbuotojai.
44. Gautus dokumentus priima, patikrina, nustatyta tvarka registruoja ir perduoda direktoriui susipažinti atsakingi už dokumentų registravimą valstybės tarnautojai ir darbuotojai.
45. Oficialiu elektroninio pašto adresu (istorijos.archyvas@lvia.lt) gauti dokumentai, kurių užduotis reikia vykdyti, atspausdinami ir registruojami nustatyta tvarka.
46. Jei dokumento rezoliucijoje nurodytas pavedimas duotas keliems vykdytojams, dokumento originalas perduodamas pirmajam rezoliucijoje nurodytam valstybės tarnautojui ar darbuotojui, kuris organizuoja pavedimo vykdymą ir atsako už tai, kad jis būtų įvykdytas laiku. Kitiems rezoliucijoje nurodytiems vykdytojams perduodamos dokumento kopijos.
47. Pasirašytus ir nustatyta tvarka užregistruotus siunčiamus dokumentus tvarko atsakingi administracinių padalinių darbuotojai:
47.1. tvirtina Archyve liekančius siunčiamojo dokumento egzempliorius, vizuotus šio Reglamento 33 punkte nustatyta tvarka, ir deda juos į atitinkamas bylas, jei jie yra atsakingi už tų bylų sudarymą, arba perduoda kitiems už atitinkamų bylų sudarymą atsakingiems valstybės tarnautojams ar darbuotojams;
47.2. išsiunčia adresatams skirtus dokumentus.
48. Dokumentai, kurių užduotys įvykdytos, dedami į bylas pagal dokumentacijos planą, parengtą, suderintą ir patvirtintą teisės norminių aktų nustatyta tvarka.
49. Dokumentacijos planą (prireikus – jo papildymų sąrašą) ir dokumentacijos plano suvestinę rengia atsakingas už personalo reikalų tvarkymą valstybės tarnautojas.
50. Už administraciniuose padaliniuose sudaromų bylų saugojimą ir tvarkymą iki jų perdavimo užbaigtų bylų apskaitai tvarkyti atsako administracinio padalinio vadovas; už kitų Archyve sudaromų bylų saugojimą, jų tvarkymą - už personalo reikalų tvarkymą atsakingas valstybės tarnautojas.
51. Praėjus vieneriems metams nuo bylų užbaigimo, už bylų saugojimą ir tvarkymą atsakingas padalinio vadovas:
51.1. kartu su padalinio, kuriam nustatytos funkcijos rengti teisės aktus dokumentų valdymo klausimais, atsakingais valstybės tarnautojais atlieka bylose esančių dokumentų vertės ekspertizę;
51.2. teisės aktų nustatyta tvarka sutvarko nuolatinio saugojimo bylas ir bylas, kurių saugojimo terminas ilgesnis negu 25 metai;
51.3. sudaro vienarūšių bylų sąrašus;
51.4. sudaro bylų, kurių saugojimo terminas trumpesnis negu 25 metai, sąrašus ir teikia juos valstybės tarnautojui, kuriam tokios funkcijos nustatytos pareigybės aprašyme;
51.5. nustatyta tvarka sutvarkytas nuolatinio saugojimo bylas ir bylas, kurių saugojimo terminas ilgesnis negu 10 metų, pagal bylų perėmimo aktą perduoda už bylų apskaitą atsakingam valstybės tarnautojui.
52. Už bylų apskaitą atsakingas valstybės tarnautojas:
52.1 pagal bylų perėmimo aktą priima į Archyvo archyvą nuolatinio saugojimo bylas ir bylas, kurių saugojimo terminas ilgesnis negu 25 metai, patikrina jų sutvarkymą ir įforminimą;
52.2. sudaro nuolatinio saugojimo bylų ir bylų, kurių saugojimo terminas ilgesnis negu 25 metai, bylų apyrašus (jų tęsinius);
52.3. sudaro naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktus;
52.4. teikia tvirtinti direktoriui nustatyta tvarka sudarytus ir suderintus bylų apskaitos dokumentus - bylų apyrašus (jų tęsinius) ir naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktus;
52.5. vykdo bylų apskaitos kontrolę.
53. Bylos, kurioms nustatytas saugojimo terminas trumpesnis negu 25 metai, saugomos administracijos padaliniuose iki jų saugojimo termino pabaigos arba, praėjus dvejiems metams nuo jų užbaigimo, pagal bylų perėmimo aktą perduodamos toliau saugoti į Archyvo archyvą.
IX. ASMENŲ APTARNAVIMAS, JŲ PRAŠYMŲ IR SKUNDŲ NAGRINĖJIMAS
54. Asmenys Archyve aptarnaujami, jų prašymai ir skundai nagrinėjami Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo (Žin., 1999, Nr. 60-1945;2006,Nr.77-2975), Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimo Nr. 875 „Dėl Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2007, Nr.94-3779), kitų teisės aktų nustatyta tvarka.
55. Už informacijos teikimą asmenims ryšio priemonėmis ar jiems apsilankius Archyve ir aptarnavimą taikant „vieno langelio“ principą atsako valstybės tarnautojai ir darbuotojai, kuriems tokios funkcijos nustatytos pareigybės aprašyme.
X. VISUOMENĖS INFORMAVIMAS
56. Oficialią informaciją apie Archyvo veiklą žiniasklaidai ir visuomenei teikia direktorius.
57. Direktorius gali įpareigoti valstybės tarnautojus ir darbuotojus parengti žiniasklaidai teikiamų pranešimų apie Archyvo veiklą projektus.
58. Informacija apie Archyvo veiklą vykdant teisės aktais pavestas funkcijas teikiama Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymo (Žin., 2000, Nr.10-236; 2005, Nr.94-3779), kitų teisės norminių aktų nustatyta tvarka.
XI. SVEČIŲ PRIĖMIMAS
59. Svečių sutikimus Archyve, direktoriaus pavedimu, organizuoja struktūriniai padaliniai ir/ar valstybės tarnautojai ar darbuotojai, o šiuos sutikimus koordinuoja direktoriaus pavaduotojas direktoriaus pavedimu.
60. Svečių priėmimo išlaidos padengiamos Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. birželio 17 d. nutarimo Nr. 919 „Dėl reprezentacinių išlaidų“ (Žin., 2002, Nr. 62-2511; 2004, Nr. 128-4597) nustatyta tvarka.
XII. TARNYBINĖS KOMANDIRUOTĖS
61. Archyvo valstybės tarnautojų ir darbuotojų išvykimo į tarnybines komandiruotes klausimus, vadovaujantis Tarnybinių komandiruočių išlaidų apmokėjimo biudžetinėse įstaigose taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. balandžio 29 d. nutarimu Nr. 526 (Žin., 2004, Nr. 74-2555), sprendžia direktorius.
62. Archyvo direktorius, vykstantis į tarnybinę komandiruotę Lietuvos teritorijoje ilgiau kaip vienai dienai arba į tarnybinę komandiruotę į užsienį, turi iš anksto informuoti Lietuvos vyriausiąjį archyvarą raštu, nurodydami komandiruotės tikslą, vietovę (vietoves), komandiruotės trukmę ir numatomas išlaidas.
63. Archyvo valstybės tarnautojų ir darbuotojų siuntimas į komandiruotes Lietuvos Respublikos teritorijoje (išskyrus siuntimą į tarnybinę komandiruotę vienai darbo dienai Lietuvos Respublikos teritorijoje) ir į užsienį įforminamas direktoriaus įsakymu.
64. Archyvo valstybės tarnautojų ir darbuotojų siuntimas į tarnybinę komandiruotę vienai darbo dienai Lietuvos Respublikos teritorijoje įforminamas direktoriaus arba jo įgalioto asmens rezoliucija, patvirtinančia, kad tarnybinis pranešimas išvykti iš nuolatinės darbo vietos suderintas.
65. Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai direktoriui rengia tarnybinius pranešimus dėl vykimo į tarnybinę komandiruotę, kuriuose nurodomas komandiruotės tikslas, vieta, laikas, numatomos išlaidos. Jei į tarnybinę komandiruotę vyksta keletas valstybės tarnautojų ar darbuotojų, tarnybinį pranešimą rengia komandiruotės iniciatorius.
66. Archyvo direktorius, atsižvelgdamas į tarnybiniame pranešime nurodytą komandiruotės tikslą, priima sprendimą ir, jei sprendimas teigiamas, savo rezoliucija paveda atsakingam už personalo reikalų tvarkymą valstybės tarnautojui parengti įsakymo dėl komandiruotės projektą (išskyrus kai į tarnybinę komandiruotę vykstama vienai darbo dienai Lietuvos Respublikos teritorijoje).
67. Už poilsio dienas, per kurias komandiruotėje tenka dirbti ar praleisti kelionėje, valstybės tarnautojo ar darbuotojo rašytiniu prašymu suteikiamos atitinkamos poilsio dienos, kurias jis turi išnaudoti per mėnesį.
68. Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, grįžę iš tarnybinių komandiruočių užsienyje ir Lietuvos Respublikos teritorijoje (išskyrus kai į komandiruotę vykstama vienai darbo dienai Lietuvos Respublikos teritorijoje) ne vėliau kaip per 5 darbo dienas direktoriui pateikia rašytinę atlikto darbo ir užduoties įvykdymo ataskaitą.
Kai į tarnybinę komandiruotę vyksta keletas valstybės tarnautojų ir darbuotojų, gali būti rengiama bendra atlikto darbo ar užduoties įvykdymo ataskaita, kurią pasirašo visi į tarnybinę komandiruotę vykę valstybės tarnautojai ir darbuotojai.
69. Ataskaitų pateikimo termino kontrolę vykdo atsakingas už personalo tvarkymą valstybės tarnautojas.
XIII. ATOSTOGŲ SUTEIKIMAS
70. Kasmetinės, nemokamos atostogos, atostogos kvalifikacijai tobulinti, atostogos dėl valstybės tarnautojo perkėlimo į kitas pareigas Archyvo valstybės tarnautojams suteikiamos Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymo (Žin., 1999, Nr. 66-2130; 2002, Nr. 45-1708 (toliau – Valstybės tarnybos įstatymas) nustatyta tvarka. Kitos tikslinės atostogos Archyvo valstybės tarnautojams suteikiamos Lietuvos Respublikos darbo kodekso (Žin., 2002, Nr. 64-2569) nustatyta tvarka. Kasmetinės, tikslinės atostogos Archyvo darbuotojams suteikiamos Lietuvos Respublikos darbo kodekso nustatyta tvarka. Direktoriui atostogos suteikiamos Valstybės tarnybos įstatymo nustatyta tvarka.
71. Mokymosi atostogos Archyvo valstybės tarnautojams ir darbuotojams suteikiamos ir apmokėjimo sąlygos nustatomos jų ir direktoriaus susitarimu.
72. Kasmetinės atostogos už kiekvienus darbo metus Archyvo valstybės tarnautojams ir darbuotojams suteikiamos tais pačiais darbo metais.
73. Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, einamaisiais metais planuojantys išeiti ir mokymosi atostogų, derindami kasmetinių atostogų laiką tiesioginiam vadovui privalo pateikti informaciją apie planuojamą tikslinių atostogų laiką.
74. Archyvo padalinių vadovai turi planuoti ir užtikrinti, kad jų vadovaujamų struktūrinių padalinių valstybės tarnautojams ir darbuotojams duoti pavedimai jų atostogų metu būtų perduoti vykdyti kitiems valstybės tarnautojams ir darbuotojams.
75. Kasmetines atostogas perkelti ar pratęsti galima tik esant Lietuvos Respublikos darbo kodekso 174 straipsnio 1 dalyje nustatytoms arba kitoms svarbioms priežastims. Archyvo valstybės tarnautojo ar darbuotojo prašymą vizuoja padalinio vadovas. Padalinio vadovo prašymą vizuoja direktoriaus pavaduotojas.
Jeigu priežastys, dėl kurių kasmetinės atostogos negali būti panaudotos, atsirado kasmetinių atostogų metu, pateikus prašymą, atostogos pratęsiamos atitinkamą dienų skaičių, arba nepanaudotų kasmetinių atostogų dalis, suderinus su padalinio ar tiesioginiu vadovu, perkeliama į kitą laiką.
76. Archyvo valstybės tarnautojas ar darbuotojas, nepanaudojęs kasmetinių atostogų dalies, iki einamųjų metų gruodžio 31 d. direktoriui turi pateikti prašymą perkelti nepanaudotą atostogų dalį (pridėti ją kitų metų kasmetinių atostogų). Perkeltos kasmetinės atostogos paprastai suteikiamos tais pačiais arba kitais darbo metais. Perkeltos į kitus metus atostogos suteikiamos iki gegužės 31 d.
77. Archyvo valstybės tarnautojams ir darbuotojams atostogos suteikiamos direktoriaus įsakymu. Įsakymų projektus rengia atsakingas už personalo reikalų tvarkymą valstybės tarnautojas. Įsakymus dėl atostogų suteikimo valstybės tarnautojams ir darbuotojams vizuoja įsakymo projekto rengėjas, struktūrinio padalinio, kuriame dirba Archyvo valstybės tarnautojas ir darbuotojas, vadovas ir Buhalterinės apskaitos skyriaus vadovas.
78. Esant tarnybiniam būtinumui Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai gali būti atšaukti iš kasmetinių atostogų tik tuo atveju, kai direktoriui yra pateiktas motyvuotas padalinio vadovo ar kito valstybės tarnautojo tarnybinis pranešimas, vizuotas direktoriaus pavaduotojo, apie esantį tarnybinį būtinumą atšaukti valstybės tarnautoją, darbuotoją iš kasmetinių atostogų ir yra gautas iš atostogų atšaukiamo asmens rašytinis sutikimas.
XIV. VALSTYBĖS TARNAUTOJŲ MOKYMAS
79. Archyvo valstybės tarnautojų mokymas organizuojamas Valstybės tarnybos įstatymo nustatyta tvarka.
80. Valstybės tarnautojų mokymo poreikis ir mokymo planas rengiamas vadovaujantis Valstybės tarnautojų mokymo organizavimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2010 m. liepos 2 d. įsakymu Nr. 1V-451 (Žin., 2010, Nr. 81-4255).
81. Archyvo valstybės tarnautojas, atsakingas už personalo reikalų tvarkymą, rengdamas mokymo planą:
81.1. atsižvelgdamas į valstybės tarnautojų tarnybinės veiklos vertinimo rezultatus, apibendrina valstybės tarnautojų tiesioginių vadovų ir valstybės tarnautojų tarnybinės veiklos vertinimo komisijų siūlymus (rekomendacijas) dėl valstybės tarnautojų kvalifikacijos tobulinimo;
81.2. nustato prioritetinius valstybės tarnautojų mokymo tikslus ir prioritetines valstybės tarnautojų mokymo grupes, atsižvelgdamas į Lietuvos Respublikos Vyriausybės tvirtinamą mokymo strategiją (toliau- Strategija), įstaigos strateginius tikslus bei finansines galimybes;
81.3. suderintą su direktoriumi Archyvo einamųjų metų mokymo plano projektą valstybės tarnautojas atsakingas už personalo reikalų tvarkymą, kasmet iki kovo 1 d. pateikia Valstybės tarnybos departamentui per Valstybės tarnybos valdymo informacinę sistemą (toliau – VATIS).
82. Archyvo valstybės tarnautojas, atsakingas už personalo reikalų tvarkymą, kasmet iki vasario 1 d. teikia ataskaitą apie valstybės tarnautojų mokymą praėjusiais metais Valstybės tarnybos departamentui per VATIS.
XV. VALSTYBĖS TARNAUTOJŲ IR DARBUOTOJŲ SKATINIMAS
83. Už nepriekaištingą tarnybinių pareigų atlikimą Archyvo valstybės tarnautojai direktoriaus teikimu gali būti skatinami Lietuvos vyriausiojo archyvaro padėka, vardine dovana.
84. Archyvo valstybės tarnautojai gali būti skatinami vienkartine pinigine išmoka vadovaujantis Vienkartinių piniginių išmokų valstybės tarnautojams skyrimo tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. liepos 19 d. nutarimu Nr. 1167 (Žin., 2002, Nr. 74-3166; 2008, Nr. 132-5072).
85. Archyvo darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, gali būti skatinami administracijos padalinio vadovo teikimu direktoriaus padėka, vienkartine pinigine išmoka Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1993 m. liepos 8 d. nutarimo Nr. 511 „Dėl biudžetinių įstaigų ir organizacijų darbuotojų darbo apmokėjimo tvarkos tobulinimo“ (Žin., 1993, Nr. 28-655; 2009, Nr. 100-4185) nustatyta tvarka.
XVI. VALSTYBĖS TARNAUTOJŲ IR DARBUOTOJŲ ATSAKOMYBĖ
86. Archyvo valstybės tarnautojai už tarnybinius nusižengimus gali būti traukiami tarnybinėn atsakomybėn, o už Archyvui padarytą materialią žalą – materialinėn atsakomybėn Valstybės tarnybos įstatymo nustatyta tvarka.
87. Archyvo darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, už darbo drausmės pažeidimus gali būti traukiami drausminėn, o už Archyvui padarytą materialią žalą – materialinėn atsakomybėn darbo santykius reglamentuojančių teisės aktų nustatyta tvarka.
88. Įstatymų nustatytais atvejais Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai gali būti traukiami baudžiamojon, administracinėn ar civilinėn atsakomybėn.
XVII. REIKALŲ PERDAVIMAS KEIČIANTIS ARCHYVO VALSTYBĖS TARNAUTOJAMS IR DARBUOTOJAMS
89. Keičiantis direktoriui, Archyvo reikalai perduodami direktoriaus pavaduotojui, kuriam Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu pavesta laikinai eiti Archyvo direktoriaus pareigas. Paskyrus naują Archyvo direktorių, reikalai perduodami naujai paskirtam direktoriui. Reikalai perduodami pagal Archyvo reikalų perdavimo ir perėmimo aktą, dalyvaujant sudarytai komisijai, kurį parašu tvirtina Lietuvos vyriausiasis archyvaras.
90. Keičiantis direktoriaus pavaduotojui ar administracijos padalinio vadovui, reikalai (nebaigti vykdyti pavedimai ir su jais susiję dokumentai, turimos bylos) direktoriaus pavedimu perduodami kitam valstybės tarnautojui ar darbuotojui. Paskyrus naują direktoriaus pavaduotoją ar padalinio vadovą, reikalai perduodami naujai paskirtam direktoriaus pavaduotojui ar padalinio vadovui.
Reikalai perduodami pagal reikalų perdavimo ir perėmimo aktą, kurį parašu tvirtina direktorius.
91. Atleidžiami iš pareigų arba perkeliami į kitas pareigas kiti Archyvo valstybės tarnautojai ar darbuotojai administracijos padalinio vadovui privalo perduoti reikalus, už Archyvo lėšas įgytas knygas, antspaudus ir spaudus, kitą turtą, už kurį Archyvo valstybės tarnautojas ar darbuotojas materialiai atsakingas.
XVIII. ANTSPAUDO NAUDOJIMAS
92. Archyvas turi antspaudą su Lietuvos valstybės herbu ir savo pavadinimu.
93. Archyvo antspaudą saugo ir už jo naudojimą atsako direktorius. Laikinai nesant direktoriaus, Archyvo antspaudą saugo ir už jo naudojimą atsako direktoriaus pavaduotojas, laikinai einantis direktoriaus pareigas.
94. Archyvo antspaudas naudojamas, gaminamas, saugomas, apskaitomas ir sunaikinamas teisės aktų nustatyta tvarka.
95. Antspaudu netvirtinami Archyvo raštai, kuriais informuojama apie Archyve nesaugomus dokumentus, kuriuos pareiškėjas savo paklausime prašė surasti ir jų pagrindu išduoti juridinį faktą patvirtinantį dokumentą (Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos 1994-06-02 raštas Nr.02-08-307/280).
XIX. TARNYBINIO TRANSPORTO IR MOBILIŲJŲ TELEFONŲ NAUDOJIMAS
96. Archyvo tarnybinis transportas naudojamas Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1998 m. lapkričio 17 d. nutarimo Nr. 1341 „Dėl tarnybinių lengvųjų automobilių biudžetinėse įstaigose“ (Žin., 1998, Nr. 103-2838; 2009, Nr. 69-2796) nustatyta tvarka bei Archyvo direktoriaus patvirtintomis tarnybinių lengvųjų automobilių naudojimo taisyklėmis.
97. Tarnybiniai mobilieji telefonai naudojami Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. kovo 5 d. nutarimo Nr. 331 „Dėl tarnybinių mobiliųjų telefonų“ (Žin., 2002, Nr. 26-941; Nr. 52-2018) ir direktoriaus nustatyta tvarka.
XX. VALSTYBĖS TARNAUTOJŲ PAŽYMĖJIMŲ IR DARBUOTOJŲ DARBO PAŽYMĖJIMŲ IŠDAVIMAS IR LAIKYMAS
98. Valstybės tarnautojų pažymėjimai išduodami Valstybės tarnautojo pažymėjimo išdavimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2002 m. liepos 11 d. įsakymu Nr. 338 „Dėl valstybės tarnautojo pažymėjimo formos ir valstybės tarnautojo pažymėjimo išdavimo taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2002, Nr. 77-3309; 2009, Nr. 139-6133), nustatyta tvarka.
99. Darbuotojų darbo pažymėjimai išduodami pagal Darbuotojo tapatybę patvirtinančio dokumento išdavimo, nešiojimo ir pateikimo kontroliuojančioms institucijoms tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. balandžio 24 d. nutarimu Nr. 503 (Žin., 2003, Nr. 40-1822; 2006, Nr. 102-3948), reikalavimus.
100. Valstybės tarnautojų pažymėjimus ir darbuotojų darbo pažymėjimus (toliau vadinama – pažymėjimas) rengia atsakingas už personalo reikalų tvarkymą valstybės tarnautojas.
101. Darbuotojų, priimtų dirbti pagal neterminuotą darbo sutartį, darbo pažymėjimas galioja 5 metus nuo jo išdavimo dienos.
102. Praradęs pažymėjimą, valstybės tarnautojas direktoriui pateikia tarnybinį pranešimą apie valstybės tarnautojo pažymėjimo praradimą, nurodydamas praradimo aplinkybes, ir prašymą išduoti naują pažymėjimą.
103. Pažymėjimas keičiamas pasibaigus jo galiojimo terminui arba pasikeitus valstybės tarnautojo ar darbuotojo asmens duomenims ar pareigoms. Pažymėjimui susidėvėjus, išduodamas naujas.
104. Atleistas iš užimamų pareigų valstybės tarnautojas ar darbuotojas atleidimo dieną grąžina pažymėjimą atsakingam už personalo reikalų tvarkymą valstybės tarnautojui.
105. Valstybės tarnautojas ar darbuotojas pažymėjimą privalo nešiotis ar darbo metu laikyti darbo vietoje, taip pat pateikti jį kontroliuojančių institucijų reikalavimu.
XXI. KITOS PRIVALOMOS TAISYKLĖS
106. Į archyvo saugyklas turi teisę įeiti tik to administracijos padalinio, kuriam priklauso saugyklos, valstybės tarnautojai ir darbuotojai. Vadovybė ir kitų administracijos padalinių valstybės tarnautojai ir darbuotojai prireikus gali dirbti tam tikrose saugyklose. Šis leidimas įforminamas Archyvo direktoriaus įsakymu. Valstybės tarnautojai bei darbuotojai prireikus įeiti į kitą saugyklą gali tik lydimi administracijos padalinio, kuriam priklauso saugykla, vadovo ar už saugyklą atsakingo darbuotojo.
107. Saugykloje ne darbo metu įsijungus automatinei gaisro gesinimo signalizacijai, apsaugos darbuotojas privalo įeiti į saugyklą, įsitikinti ar kilo gaisras, esant reikalui, įjungti gaisro gesinimo sistemą, iškviesti ugniagesius, informuoti archyvo vadovybę, įvykį registruoti Budėjimo žurnale. Kitais atvejais prireikus įeiti į saugyklas ne darbo metu Archyvo apsaugos darbuotojas kviečia direktorių ar direktoriaus pavaduotoją, Dokumentų saugojimo skyriaus vedėją, Ūkio skyriaus vedėją.
108. Darbuotojas, paskirtas atsakingu už darbų ir priešgaisrinę saugą, privalo apmokyti Archyvo valstybės tarnautojus ir darbuotojus. Instruktažai registruojami Darbų saugos instruktavimų registracijos žurnaluose, kurie saugomi administracijos padalinyje, atsakingame už darbų ir priešgaisrinę saugą.
109. Saugyklų, dokumentų apskaitos ir kopijavimo patalpų durys, kuriose nėra įrengtos automatinės įėjimo kontrolės sistemos, rakinamos ir antspauduojamos. Tą privalo atlikti paskirti valstybės tarnautojai ar darbuotojai. Baigę darbą, jie raktus perduoda Archyvo apsaugos darbuotojui irpasirašo saugyklų raktų išdavimo – priėmimo žurnale. Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai privalo rakinti darbo patalpų duris.
Apsaugos darbuotojai pildo apsaugos darbuotojų Budėjimo žurnalą.
110. Archyvo patalpose Archyvo valstybės tarnautojams ir darbuotojams būti ne darbo metu draudžiama. Norintys dirbti Archyve po darbo, švenčių, poilsio dienomis ar pradėti darbą 1 val. anksčiau, privalo gauti raštišką direktoriaus leidimą ir pateikti jį apsaugos darbuotojui.
111. Lankytojus į Archyvo darbo patalpas apsaugos darbuotojas įleidžia tik gavęs telefonu administracijos ar padalinio vadovo sutikimą. Lankytojai turi būti lydimi Archyvo darbuotojų.
