O. Milašiaus g. 21,10102 Vilnius, tel. (8 5) 247 7830, faks. (8 5) 276 5318,
el. p. lcva@archyvai.lt , kodas Juridinių asmenų registre 190764187
AB ,,Swedbank“ atsiskaitomoji sąskaita LT097300010002457195

 

Darbo reglamentas

                                                          PATVIRTINTA
                                                          Lietuvos centrinio valstybės archyvo direktoriaus

                                                          2011 m. kovo 1 d. įsakymu Nr. V1-9

                                                          Lietuvos centrinio valstybės archyvo direktoriaus

                                                          2012 m. spalio 22 įsakymo Nr. V1-72 redakcija

 

 

 

LIETUVOS CENTRINIO VALSTYBĖS ARCHYVO

DARBO REGLAMENTAS

 

 

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

 

          1. Lietuvos centrinio valstybės archyvo reglamentas (toliau – Reglamentas) nustato Lietuvos centrinio valstybės archyvo (toliau – Archyvo) darbo tvarką.

           2. Archyvas savo veikloje vadovaujasi Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu (Žin.1995, Nr.107-2389; 2004, Nr.57-1982), Lietuvos Respublikos biudžetinių įstaigų įstatymu (Žin., 1995, Nr. 104-2322; 2010, Nr. 15-699), Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu (Žin., 1999, Nr. 60-1945; 2006, Nr. 77-2975), Lietuvos Respublikos tarptautinėmis sutartimis, kitais Lietuvos Respublikos įstatymais ir Lietuvos Respublikos Seimo priimtais teisės aktais, Lietuvos Respublikos Prezidento dekretais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, Ministro Pirmininko potvarkiais, Lietuvos Respublikos kultūros ministro įsakymais, Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymais, Archyvo nuostatais, šiuo Reglamentu ir kitais teisės aktais.

          3. Archyvas savo veiklą grindžia teisėtumo, teisingumo, įstatymo viršenybės, objektyvumo, proporcingumo, nepiktnaudžiavimo valdžia, tarnybinio bendradarbiavimo ir kitais Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatyme (Žin., 1999, Nr. 60-1945; 2006, Nr. 77-2975) nustatytais principais.

          4. Archyvui kitose valstybės institucijose ar įstaigose atstovauja direktorius arba pagal kompetenciją jo įgaliotas direktoriaus pavaduotojas, kiti Archyvo valstybės tarnautojai ar darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis (toliau – valstybės tarnautojai ir darbuotojai).

 

 

II. ARCHYVO ADMINTRACIJOS STRUKTŪRA

 

          5. Archyvui vadovauja direktorius, kurį priima į pareigas ir atleidžia iš pareigų Lietuvos vyriausiasis archyvaras Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymo (Žin., 1999, Nr.66-2130; 2002, Nr.45-1708) nustatyta tvarka. Archyvo direktorius sprendžia Archyvo kompetencijai priklausančius klausimus ir atsako už Archyvui nustatytų tikslų įgyvendinimą ir priskirtų funkcijų atlikimą.

          6. Archyvo direktorius yra pavaldus ir atskaitingas Lietuvos vyriausiajam archyvarui.

          7. Archyvo direktorius turi pavaduotojus, kuriems nustato jų kompetenciją. Direktoriaus pavaduotojai tiesiogiai pavaldūs ir atskaitingi direktoriui. Archyvo direktoriaus nesant, jo pareigas atlieka įgaliotas pavaduotojas.

          8. Archyvo administracijos struktūra formuojama atsižvelgiant į įstatymų ir kitų teisės norminių aktų Archyvui nustatytus veiklos tikslus ir pavestas funkcijas. Archyvo administracijos struktūrą tvirtina Lietuvos vyriausiasis archyvaras.

          9. Archyvą sudaro skyriai (toliau- administracijos padaliniai).

          10. Archyvo administracijos padaliniams vadovauja skyrių vadovai (toliau – padalinių vadovai). Padalinio vadovo laikinai nesant, jo funkcijas atlieka padalinio darbuotojas, kurio pareigybės aprašyme tokios funkcijos yra nustatytos, arba direktoriaus įsakymu paskirtas kitas Archyvo valstybės tarnautojas ar darbuotojas.

          11. Archyvo administracijos padaliniai savo veikloje vadovaujasi direktoriaus patvirtintais administracinio padalinio nuostatais, padalinių vadovai ir kiti valstybės tarnautojai – pareigybių aprašymais, parengtais ir patvirtintais pagal Valstybės tarnautojų pareigybių aprašymo ir vertinimo metodiką, patvirtintą Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. gegužės 20 d. nutarimu Nr. 685 (Žin., 2002, Nr. 51-1953; 2008, Nr.49-1809), kiti darbuotojai – pareigybių aprašymais.

          12. Direktoriaus pavaduotojai ir administracijos padalinių vadovai yra tiesiogiai atskaitingi direktoriui.

 

 

III. PATARIAMOSIOS INSTITUCIJOS

 

          13. Archyve dokumentų valdymo klausimams nagrinėti sudaromos Rašytinių dokumentų ir Vaizdo ir garso dokumentų ekspertų komisijos, kurios yra direktoriaus patariamosios institucijos. Jų darbo reglamentą, narių skaičių ir personalinę sudėtį įsakymu tvirtina direktorius.

          14. Archyve gali būti sudaromos ir kitos direktoriaus patariamosios institucijos ar darbo grupės sprendžiamiems klausimams nagrinėti, dokumentų projektams rengti.

 

 

IV. ARCHYVO VEIKLOS ORGANIZAVIMAS

 

          15. Archyvo veikla organizuojama vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintu metiniu veiklos planu, rengiamu vadovaujantis Strateginio planavimo metodika, patvirtinta Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. birželio 6 d. nutarimu Nr. 827 (Žin., 2002, Nr. 57-2312; 2010, Nr. 102-5279). Tvirtinti Archyvo metinius veiklos planus Lietuvos vyriausiasis archyvaras gali pavesti Archyvo direktoriui. Archyvo metiniai veiklos planai skelbiami interneto svetainėje. Metinio veiklos plano vykdymą vertina Kultūros ministerijos Vidaus audito skyrius.

          16. Archyvo metinį veiklos planą rengia direktoriaus pavaduotojai direktoriaus pavedimu pagal administracijos padalinių vadovų pateiktus pasiūlymus ir administracijos padalinių veiklos planų projektus. Už administracijos padalinių veiklos planavimą atsako šių administracijos padalinių vadovai.

          17. Direktoriaus pavaduotojai kontroliuoja savo kuruojamų administracijos padalinių Archyvo metinio plano įgyvendinimą.

          18. Archyvo administracijos padalinių metinių veiklos planų įgyvendinimą užtikrina administracijos padalinių vadovai.

          19. Archyvo metinę veiklos ataskaitą Archyvo direktorius teikia Lietuvos vyriausiajam archyvarui.

          20. Archyvo metinę veiklos ataskaitą rengia direktoriaus pavaduotojai pagal jų kuruojamų administracijos padalinių vadovų pateiktus metų veiklos duomenis.

          21. Archyvo einamieji veiklos klausimai aptariami direktoriaus, direktoriaus pavaduotojų ir padalinių vadovų pasitarimuose. Šiuose pasitarimuose gali dalyvauti ir kiti Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai.

          22. Direktoriaus pavaduotojai gali kviesti padalinių vadovų ir kitų Archyvo valstybės tarnautojų ir darbuotojų pasitarimus jiems pavestų uždavinių vykdymo ar kuruojamų veiklos sričių klausimais.

          23. Vykdant Lietuvos Respublikos įstatymų, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimų, kultūros ministro, Lietuvos vyriausiojo archyvaro, Archyvo direktoriaus įsakymų ir kitų teisės aktų nuostatas, Archyvo direktoriaus įsakymu gali būti sudaromos nuolatinės ar laikinosios komisijos arba darbo grupės.

          24. Nuolatinės komisijos sudaromos Archyvo direktoriaus pavestai ilgalaikei funkcijai vykdyti. Įsakymu Archyvo direktorius tvirtina komisijos sudėtį ir darbo reglamentą, kuriuo komisija vadovaujasi savo darbe.

          25. Laikinosios komisijos arba darbo grupės sudaromos Archyvo direktoriaus įsakymu pavestai trumpalaikei funkcijai, užduočiai ar pavedimui vykdyti.

          26. Nuolatinės ir laikinosios komisijos, darbo grupės sudaromos iš komisijos pirmininko/darbo grupės vadovo, narių, esant būtinybei, pirmininko pavaduotojo/darbo grupės vadovo pavaduotojo ir sekretoriaus.

          27. Už Archyvo direktoriaus įsakymu sudarytų komisijų, darbo grupių veiklą atsako komisijos pirmininkas/darbo grupės vadovas.

 

 

V. ARCHYVO DIREKTORIAUS ĮSAKYMŲ PRIĖMIMAS

 

          28. Direktorius priima įsakymus Archyvo vidaus administravimo klausimais.

          29. Direktoriaus įsakymai įsigalioja jų pasirašymo ir registravimo dieną, jei įsakyme nenustatyta vėlesnė jo įsigaliojimo data.

          30. Su direktoriaus priimtais vidaus administravimo įsakymais pasirašytinai supažindinami su jais susiję Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, arba jiems pateikiama įsakymo kopija, pažymint įsakymo originalo paskutiniojo lapo antroje pusėje apie kopijos įteikimą.

 

 

VI. ARCHYVO VIDAUS PAVEDIMAI

 

          31. Archyve pavedimus duoti turi teisę:

          31.1. direktorius – tiesiogiai direktoriaus pavaduotojams pagal jų kuruojamas veiklos sritis, padalinių vadovams pagal administraciniams padaliniams nustatytas funkcijas, direktoriui tiesiogiai pavaldiems darbuotojams pagal jų pareigybės aprašyme nustatytas funkcijas, valstybės tarnautojams ar darbuotojams, apie tai informavęs padalinio vadovą;

          31.2. direktoriaus pavaduotojai – padalinių vadovams pagal administraciniams padaliniams nustatytas funkcijas, kitiems Archyvo valstybės tarnautojams ir darbuotojams pagal jų pareigybės aprašyme nustatytas funkcijas, informuojant apie tai jų tiesioginį vadovą;

          31.3. padalinių vadovai – administracinio padalinio valstybės tarnautojams ir darbuotojams pagal jų pareigybės aprašyme nustatytas funkcijas.

          32. Direktoriaus pavedimai gali būti duodami direktoriaus įsakymų, rašytinių pavedimų, rezoliucijų dokumentų valdymo sistemoje, kitokia rašytine ar žodine forma.

          33. Direktoriaus pavaduotojų pavedimai gali būti duodami papildomomis rezoliucijomis raštu ar dokumentų valdymo sistemoje, jei direktoriaus rezoliucijoje jiems nurodytą užduotį jie paveda vykdyti konkretiems Archyvo valstybės tarnautojams ir darbuotojams, kitokia rašytine ar žodine forma.

          34. Administracijos padalinių vadovai direktoriaus rezoliucijoje jiems nurodytos užduoties vykdymą gali raštu ar žodžiu pavesti administracijos padalinio konkretiems valstybės tarnautojams ar darbuotojams.

          35. Jeigu direktoriaus ar direktoriaus pavaduotojo rašytinio pavedimo per nustatytą laiką neįmanoma įvykdyti dėl objektyvių priežasčių, gali būti prašoma atidėti vykdymo terminą arba rašomas tarnybinis pranešimas, kuriame nurodomos neįvykdymo priežastys. Įvykdymo terminą išimties tvarka gali pratęsti Archyvo direktorius ar direktoriaus pavaduotojas. Prireikus rašomas tarnybinis pranešimas ir dėl žodinių direktoriaus ar direktoriaus pavaduotojų pavedimų vykdymo.

          36. Informaciją apie direktoriaus, direktoriaus pavaduotojų pavedimų, duotų raštu Archyvo valstybės tarnautojams ir darbuotojams, įvykdymo terminą teikia už gautų pavedimų registravimą atsakingas valstybės tarnautojas ar darbuotojas, informuodamas apie tai pavedimą davusį asmenį.

 

 

VII. DOKUMENTŲ RENGIMAS

 

          37. Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, vykdydami jiems nustatytas funkcijas, direktoriaus, direktoriaus pavaduotojų ar padalinių vadovų pavedimus, rengia direktoriaus įsakymų, kitų dokumentų projektus.

          38. Archyvo direktoriaus įsakymai rengiami vadovaujantis Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės norminių aktų rengimo tvarkos įstatymu (Žin., 1995, Nr. 41-991) ir turi atitikti Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijų, patvirtintų Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 1998 m. rugpjūčio 17 d. įsakymu Nr. 104 (Žin., 1998, Nr. 87-2416; 2002, Nr. 50-1923), ir dokumentų rengimo bendruosius reikalavimus, nustatytus Lietuvos vyriausiojo archyvaro.

          39. Nustatyta tvarka parengtus ir direktoriui teikiamus pasirašyti įsakymus vizuoja už įsakymo projekto parengimą atsakingas valstybės tarnautojas, nurodydamas „Rengėjas“ ar „Parengė“, Bendrųjų reikalų skyriaus vedėjas, kitų padalinių vadovai pagal administracinio padalinio kompetenciją, direktoriaus pavaduotojas pagal jo kuruojamą veiklos sritį.

          40. Valstybės tarnautojų ar darbuotojų parengti Archyvo dokumentai turi atitikti Dokumentų rengimo taisyklių reikalavimus. Valstybės tarnautojas ar darbuotojas, atsakingas už dokumentų registravimą, dokumentus, neatitinkančius nustatytų reikalavimų, privalo grąžinti rengėjui taisyti. Valstybės tarnautojai ir darbuotojai jiems pavestus rengti dokumentus patys dokumentus renka ir spausdina.

          41. Parengtus dokumentus pasirašo:

          41.1. direktorius – dokumentus, siunčiamus valstybės ir savivaldybių institucijoms ir įstaigoms, privatiems juridiniams ir fiziniams asmenims, atsakymus į Lietuvos Respublikos Seimo narių paklausimus, kitus jam priskirtus pasirašyti dokumentus.

          41.2. juridinį faktą nustatančius ir finansinius dokumentus pasirašo direktorius ir dokumentą rengusio padalinio vadovas. Direktoriui pavedus, juridinį faktą nustatančius dokumentus pasirašo ir tvirtina Archyvo išduodamas dokumentų kopijas direktoriaus pavaduotojas ir dokumentą rengusio administracijos padalinio vadovas.

          42. Kitus dokumentus (aktus, pažymas ir kt.), parengtus vykdant nustatytas funkcijas, pasirašo jų rengėjai.

          43. Archyvo valstybės tarnautojas ar darbuotojas vizuodamas jo parengtą įsakymo projektą nurodo „Rengėjas“ ar „Parengė“.

          44. Archyvo valstybės tarnautojų ar darbuotojų parengti kiti dokumentai turi atitikti dokumentų rengimo bendruosius reikalavimus, nustatytus Lietuvos vyriausiojo archyvaro.

          45. Bendrųjų reikalų skyriaus atsakingi darbuotojai, registruodami dokumentus pastebėję nustatytų reikalavimų neatitinkančius dokumentus, privalo juos grąžinti rengėjams taisyti.

          46. Archyvo direktoriui pasirašyti teikiami dokumentai turi būti vizuoti. Dokumentus vizuoja jo rengėjas, jei reikia - padalinio vadovas (-ai), direktoriaus pavaduotojas. Dokumentai gali būti vizuojami Dokumentų valdymo sistemos priemonėmis.

          47. Vizuojamas Archyve liekantis siunčiamo dokumento egzempliorius. Jei dokumentas adresatams siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais, jis spausdinamas vienu egzemplioriumi ir vizuojamas dokumento originalo paskutinio lapo antroje

pusėje. Tik faksimilinio ryšio ar kitokias telekomunikacijų įrenginiais siunčiamame dokumente rengėjas ar siuntėjas nurodo, kad originalas nebus siunčiamas.

          48. Trumpai saugomi ir kitiems fiziniams bei juridiniams asmenims neperduodami Archyvo veiklos dokumentai (tarnybiniai pranešimai, prašymai atostogoms ir kiti) gali būti sudaromi elektronine forma ir pasirašomi teisinę galią turinčiu elektroniniu parašau, kuris nėra kvalifikuotas elektroninis parašas.

          49. Direktoriaus nustatyta tvarka Archyvo sudaromi elektroniniai dokumentai pasirašomi kvalifikuotu elektroniniu parašu. Prireikus Archyvo direktorius gali nustatyti kitokią dokumentų pasirašymo tvarką.

          50. Archyve liekantį siunčiamo dokumento egzempliorių vizuoja rengėjas, pagal kompetenciją padalinių vadovai ir direktoriaus pavaduotojas, jei jis nėra dokumento rengėjas arba jo nepasirašo. Lydraščio liekančio egzemplioriaus direktoriaus pavaduotojai nevizuoja.

 

 

VIII. DOKUMENTŲ VALDYMO ORGANIZAVIMAS

 

          51. Archyvo veiklos dokumentai tvarkomi, įtraukiami į apskaitą ir saugomi teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų valdymą, nustatyta tvarka.

          52. Archyve parengti ir su jo veikla susiję gauti dokumentai nustatyta tvarka registruojami atitinkamuose dokumentų registruose, kurių sąrašą įsakymu tvirtina direktorius.

          53. Dokumentų registrų sąrašą rengia ir direktoriui tvirtinti teikia už personalo tvarkymą atsakingas Bendrųjų reikalų skyriaus valstybės tarnautojas.

          54. Direktoriaus leidžiamus įsakymus, vizuotus šio Reglamento 39 punkte nustatyta tvarka, direktoriui pasirašyti pagal kompetenciją teikia Bendrųjų reikalų skyriaus atsakingas valstybės tarnautojas.

          55. Pasirašytus įsakymus personalo klausimais ir kitus individualius įsakymus vidaus administravimo klausimais nustatyta tvarka registruoja ir deda į bylas už personalo dokumentų tvarkymą atsakingas Bendrųjų reikalų skyriaus valstybės tarnautojas, pažymas bei kitus Archyve parengtus dokumentus juridiniams faktams patvirtinti – Bendrųjų reikalų skyriaus darbuotojas.

          56. Kitus Archyve parengtus dokumentus, pasirašytus ir, jei reikia, vizuotus, nustatyta tvarka registruoja ir į bylas deda už tų dokumentų registravimą atsakingi valstybės tarnautojai ar darbuotojai.

          57. Gautus dokumentus priima, patikrina, nustatyta tvarka registruoja ir perduoda direktoriui susipažinti bei paskirti vykdytojus ir užduotį Bendrųjų reikalų skyriaus valstybės tarnautojas ir darbuotojas, atsakingas už dokumentų registravimą..

          58. Archyvo valstybės tarnautojų ir darbuotojų elektroninio pašto adresais gauti dokumentai, kurių užduotis reikia vykdyti, persiunčiami į oficialią Archyvo pašto dėžutę adresu: lcva@archyvai.lt.Oficialiu elektroninio pašto adresu gauti dokumentai, kurių užduotis reikia vykdyti, atspausdinami ir registruojami bendra tvarka.

          59. Dokumentus su direktoriaus rezoliucija Bendrųjų reikalų skyriaus valstybės tarnautojas ar darbuotojas perduoda vykdytojui, prieš tai įrašęs rezoliuciją į dokumentų registrą. Kai direktoriaus pavaduotojai jiems nurodytą užduotį savo rezoliucija paveda vykdyti kitiems valstybės tarnautojams ar darbuotojams, dokumentų registre įrašoma papildoma direktoriaus pavaduotojo rezoliucija.

          60. Jei rezoliucijoje nurodytas pavedimas duotas keliems vykdytojams, dokumento originalas perduodamas pirmajam rezoliucijoje nurodytam valstybės tarnautojui ar darbuotojui, kuris organizuoja pavedimo vykdymą ir atsako už tai, kad jis būtų įvykdytas laiku. Kitiems rezoliucijoje nurodytiems vykdytojams perduodamos dokumento kopijos.

          61. Pasirašytus ir nustatyta tvarka užregistruotus siunčiamus dokumentus tvarko Bendrųjų reikalų skyriaus darbuotojas:

          61.1. tvirtina Archyve liekančius siunčiamojo dokumento egzempliorius, vizuotus   nustatyta tvarka, ir deda juos į atitinkamas bylas, jei jis yra atsakingas už tų bylų sudarymą, arba perduoda kitiems už atitinkamų bylų sudarymą atsakingiems valstybės tarnautojams;

          61.2 išsiunčia adresatams skirtus dokumentus.

          62. Dokumentų rezoliucijos, vizos, susipažinimo žymos gali būti įforminamos ir pavedimai perduodami vykdyti Dokumentų valdymo sistemos priemonėmis.

          63. Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, turintys elektroninio pašto adresus, privalo nuolat tikrinti elektroninio pašto dėžutes.

          64. Už administraciniuose padaliniuose sudaromų bylų saugojimą ir tvarkymą iki jų perdavimo užbaigtų bylų apskaitai tvarkyti atsako administracinio padalinio vadovas; už kitų Archyve sudaromų bylų saugojimą, jų tvarkymą - už personalo tvarkymą atsakingas valstybės tarnautojas.

          65. Praėjus vieneriems metams nuo bylų užbaigimo, už bylų saugojimą ir tvarkymą atsakingas padalinio vadovas:

          65.1. atlieka bylose esančių dokumentų vertės ekspertizę;

          65.2. teisės aktų nustatyta tvarka sutvarko nuolat ir ilgai saugomas bylas;

          65.3. sudaro vienarūšių bylų, trumpai saugomų bylų sąrašus ir teikia juos Bendrųjų reikalų skyriaus valstybės tarnautojui, kuriam tokios funkcijos nustatytos pareigybės aprašyme;

          66. Už bylų apskaitą atsakingas Bendrųjų reikalų skyriaus valstybės tarnautojas:

          66.1 pagal bylų perėmimo aktą priima į Archyvo archyvą nuolat ir ilgai saugomas bylas, patikrina jų sutvarkymą ir įforminimą;

          66.2. sudaro nuolat ir ilgai saugomų bylų apyrašus (jų tęsinius);

          66.3. sudaro naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktus;

          66.4. teikia derinti ir Archyvo direktoriui tvirtinti nustatyta tvarka sudarytus ir suderintus bylų apskaitos dokumentus (bylų apyrašus (jų tęsinius) ir naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktus;

          66.5. vykdo bylų apskaitos kontrolę.

          67. Trumpai saugomos bylos saugomos administracijos padaliniuose iki jų saugojimo termino pabaigos.

 

 

IX. SVEČIŲ PRIĖMIMAS

 

          68. Svečių susitikimus Archyve direktoriaus pavedimu organizuoja administracijos padaliniai ir/ar valstybės tarnautojai ar darbuotojai, o šiuos susitikimus koordinuoja direktoriaus pavaduotojas direktoriaus pavedimu.

          69. Svečių priėmimo išlaidos padengiamos Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. birželio 17 d. nutarimo Nr. 919 „Dėl reprezentacinių išlaidų“ (Žin., 2002, Nr. 62-2511; 2004, Nr. 128-4597) nustatyta tvarka.

          70. Archyvo gautos dovanos (leidiniai, suvenyrai ir kt.) dovanos įtraukiamos į apskaitą teisės aktų nustatyta tvarka.

 

X. VISUOMENĖS INFORMAVIMAS

 

          71. Oficialią informaciją apie Archyvo veiklą visuomenės informavimo priemonėms ir visuomenei teikia direktorius, direktoriaus pavaduotojai arba kitas direktoriaus įgaliotas asmuo.

          72. Direktorius gali įpareigoti Dokumentų sklaidos skyriaus valstybės tarnautojus ir darbuotojus parengti žiniasklaidai teikiamų pranešimų apie Archyvo veiklą projektus.

          73. Informacija apie Archyvo veiklą teikiama Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymo (Žin., 2000, Nr.10-236; 2005, Nr.94-3779), kitų teisės norminių aktų nustatyta tvarka.

 

 

XI. ASMENŲ APTARNAVIMAS, JŲ PRAŠYMŲ IR SKUNDŲ NAGRINĖJIMAS

 

          74. Asmenys Archyve aptarnaujami, jų prašymai ir skundai nagrinėjami Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo (Žin., 1999, Nr. 60-1945;2006,Nr.77-2975), Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimo Nr. 875 „Dėl Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2007, Nr.94-3779), kitų teisės aktų nustatyta tvarka.

          75. Asmenys prašymus gali pateikti raštu ( atvykę į Archyvą, paštu, per pasiuntinį, elektroniniu paštu). Žodiniai prašymai priimami tik tais atvejais, kai juos galima išspręsti tuoj pat, nepažeidžiant asmens arba Archyvo interesų. Prašymai išduoti pažymas ir kitus dokumentus juridiniams faktams patvirtinti priimami tik raštu.

           76. Už informacijos teikimą asmenims ryšio priemonėmis ar jiems apsilankius Archyve ir aptarnavimą taikant „vieno langelio“ principą atsako valstybės tarnautojai ir darbuotojai, kuriems tokios funkcijos nustatytos pareigybės aprašyme.

  

 

XII. TARNYBINĖS KOMANDIRUOTĖS

 

          77. Archyvo valstybės tarnautojų ir darbuotojų išvykimas į tarnybines komandiruotes organizuojamas vadovaujantis Tarnybinių komandiruočių išlaidų apmokėjimo biudžetinėse įstaigose taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2004 m. balandžio 29 d. nutarimu Nr. 526 (Žin., 2004, Nr. 74-2555).

          78. Archyvo valstybės tarnautojų ir darbuotojų išvykimo į tarnybines komandiruotes klausimus sprendžia Archyvo direktorius.

          79. Archyvo direktorius, vykstantis į tarnybinę komandiruotę Lietuvos teritorijoje ilgiau kaip vienai dienai arba į tarnybinę komandiruotę į užsienį, turi iš anksto informuoti Lietuvos vyriausiąjį archyvarą raštu, nurodydamas komandiruotės tikslą, vietovę (vietoves), komandiruotės trukmę ir numatomas išlaidas.

          80. Archyvo valstybės tarnautojų ir darbuotojų siuntimas į komandiruotes Lietuvos Respublikos teritorijoje (išskyrus siuntimą į tarnybinę komandiruotę vienai darbo dienai Lietuvos Respublikos teritorijoje) ir į užsienį įforminamas direktoriaus įsakymu.

          81. Archyvo valstybės tarnautojų ir darbuotojų siuntimas į tarnybinę komandiruotę vienai darbo dienai Lietuvos Respublikos teritorijoje įforminamas direktoriaus arba jo įgalioto asmens rezoliucija, patvirtinančia, kad tarnybinis pranešimas išvykti iš nuolatinės darbo vietos suderintas.

          82. Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai direktoriui rengia tarnybinius pranešimus dėl vykimo į tarnybinę komandiruotę, kuriuose nurodomas komandiruotės tikslas, vieta, laikas, numatomos išlaidos. Jei į tarnybinę komandiruotę vyksta keletas valstybės tarnautojų ar darbuotojų, tarnybinį pranešimą rengia komandiruotės iniciatorius.

          83. Archyvo direktorius, atsižvelgdamas į tarnybiniame pranešime nurodytą komandiruotės tikslą, priima sprendimą ir, jei sprendimas teigiamas, savo rezoliucija paveda Bendrųjų reikalų skyriaus vedėjui parengti įsakymo dėl komandiruotės projektą (išskyrus kai į tarnybinę komandiruotę vykstama vienai darbo dienai Lietuvos Respublikos teritorijoje).

          84. Už poilsio dienas, per kurias komandiruotėje tenka dirbti ar praleisti kelionėje, valstybės tarnautojo ar darbuotojo rašytiniu prašymu suteikiamos atitinkamos poilsio dienos, kurias jis turi išnaudoti per mėnesį.

          85. Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, grįžę iš tarnybinių komandiruočių užsienyje ir Lietuvos Respublikos teritorijoje (išskyrus kai į komandiruotę vykstama vienai darbo dienai Lietuvos Respublikos teritorijoje) ne vėliau kaip per 3 darbo dienas direktoriui pateikia rašytinę atlikto darbo ir užduoties įvykdymo ataskaitą.

Kai į tarnybinę komandiruotę vyksta keletas valstybės tarnautojų ir darbuotojų, gali būti rengiama bendra atlikto darbo ar užduoties įvykdymo ataskaita, kurią pasirašo visi į tarnybinę komandiruotę vykę valstybės tarnautojai ir darbuotojai.

          86. Ataskaitų pateikimo terminus kontroliuoja Bendrųjų reikalų skyrius.

 

 

XIII. ATOSTOGŲ SUTEIKIMAS

 

          87. Kasmetinės, nemokamos atostogos, atostogos kvalifikacijai tobulinti, atostogos dėl valstybės tarnautojo perkėlimo į kitas pareigas Archyvo valstybės tarnautojams suteikiamos Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymo (Žin., 1999, Nr. 66-2130; 2002, Nr. 45-1708 (toliau – Valstybės tarnybos įstatymas) nustatyta tvarka. Kitos tikslinės atostogos Archyvo valstybės tarnautojams suteikiamos Lietuvos Respublikos darbo kodekso (Žin., 2002, Nr. 64-2569) nustatyta tvarka. Kasmetinės, tikslinės atostogos Archyvo darbuotojams suteikiamos Lietuvos Respublikos darbo kodekso nustatyta tvarka. Direktoriui atostogos suteikiamos Valstybės tarnybos įstatymo nustatyta tvarka.

          88. Mokymosi atostogos Archyvo valstybės tarnautojams ir darbuotojams suteikiamos ir apmokėjimo sąlygos nustatomos jų ir direktoriaus susitarimu.

          89. Kasmetinės atostogos už kiekvienus darbo metus Archyvo valstybės tarnautojams ir darbuotojams suteikiamos tais pačiais darbo metais pagal Archyvo direktoriaus patvirtintus atostogų grafikus.

          90. Archyvo padalinių vadovai kasmet iki kovo 20 d. Bendrųjų reikalų skyriui raštu pateikia informaciją apie savo ir vadovaujamo administracijos padalinio valstybės tarnautojų ir darbuotojų planuojamą atostogų laiką, nurodydami padalinio vadovo pareigas eisiantį (pavaduosiantį) tarnautoją.

          91. Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai, einamaisiais metais planuojantys išeiti ir mokymosi atostogų, derindami kasmetinių atostogų laiką tiesioginiam vadovui privalo pateikti informaciją apie planuojamą tikslinių atostogų laiką.

          92. Bendrųjų reikalų skyriaus vedėjas kasmet iki kovo 31 d. sudaro atostogų grafiką, kurį tvirtina direktorius. Grafiko sudarytojas turi užtikrinti, kad būtų suderintas direktoriaus pavaduotojų, padalinių vadovų ir juos pavaduojančių valstybės tarnautojų atostogų laikas.

          93. Archyvo padalinių vadovai turi planuoti ir užtikrinti, kad jų vadovaujamų administracijos padalinių valstybės tarnautojams ir darbuotojams duoti pavedimai jų atostogų metu būtų vykdomi kitų valstybės tarnautojų ir darbuotojų.

          94. Kasmetines atostogas perkelti ar pratęsti galima tik esant Lietuvos Respublikos darbo kodekso 174 straipsnio 1 dalyje nustatytoms arba kitoms svarbioms priežastims. Jeigu priežastys, dėl kurių kasmetinės atostogos negali būti panaudotos, atsirado iki kasmetinių atostogų pradžios, į atostogų grafiką įrašytas asmuo, dėl tam tikrų priežasčių negalintis eiti atostogų grafike nurodytu laiku (pageidaujantis eiti atostogų dalimis), pateikia direktoriui prašymą. Archyvo valstybės tarnautojo ar darbuotojo prašymą vizuoja padalinio vadovas. Padalinio vadovo prašymą vizuoja vienas iš direktoriaus pavaduotojų. Jeigu priežastys, dėl kurių kasmetinės atostogos negali būti panaudotos, atsirado kasmetinių atostogų metu, pateikus prašymą atostogos pratęsiamos atitinkamą dienų skaičių, arba nepanaudotų kasmetinių atostogų dalis, suderinus su padalinio ar tiesioginiu vadovu, perkeliama į kitą laiką.

          95. Archyvo valstybės tarnautojas ar darbuotojas, nepanaudojęs kasmetinių atostogų dalies, iki einamųjų metų gruodžio 31 d. direktoriui turi pateikti prašymą perkelti nepanaudotą atostogų dalį (pridėti ją kitų metų kasmetinių atostogų). Perkeltos kasmetinės atostogos paprastai suteikiamos tais pačiais arba kitais darbo metais. Perkeltos į kitus metus atostogos įrašomos į tų metų atostogų grafiką ir suteikiamos iki birželio 30 d.

          96. Archyvo valstybės tarnautojams ir darbuotojams atostogos suteikiamos direktoriaus įsakymu. Įsakymų projektus rengia Bendrųjų reikalų skyrius. Įsakymus dėl atostogų suteikimo valstybės tarnautojams ir darbuotojams vizuoja įsakymo projekto rengėjas, administracijos padalinio, kuriame dirba Archyvo valstybės tarnautojas ir darbuotojas, vadovas ir Buhalterinės apskaitos skyriaus vadovas.

          97. Esant tarnybiniam būtinumui Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai gali būti atšaukti iš kasmetinių atostogų tik tuo atveju, kai direktoriui yra pateiktas motyvuotas administracijos padalinio vadovo ar kito valstybės tarnautojo tarnybinis pranešimas, vizuotas direktoriaus pavaduotojo, apie esantį tarnybinį būtinumą atšaukti valstybės tarnautoją ar darbuotoją iš kasmetinių atostogų ir yra gautas iš atostogų atšaukiamo asmens rašytinis sutikimas.

 

 

XIV. VALSTYBĖS TARNAUTOJŲ MOKYMAS

 

          98. Archyvo valstybės tarnautojų mokymas organizuojamas Valstybės tarnybos įstatymo nustatyta tvarka.

          99. Valstybės tarnautojų mokymo poreikis ir mokymo planas rengiamas vadovaujantis Valstybės tarnautojų mokymo organizavimo taisyklėmis, patvirtintomis Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2010 m. liepos 2 d. įsakymu Nr. 1V-451 (Žin., 2010, Nr. 81-4255).

          100. Bendrųjų reikalų skyriaus vedėjas, rengdamas mokymo planą:

          100.1. atsižvelgdamas į valstybės tarnautojų tarnybinės veiklos vertinimo rezultatus, apibendrina valstybės tarnautojų tiesioginių vadovų ir valstybės tarnautojų tarnybinės veiklos vertinimo komisijų siūlymus (rekomendacijas) dėl valstybės tarnautojų kvalifikacijos tobulinimo;

          100.2. nustato prioritetinius valstybės tarnautojų mokymo tikslus ir prioritetines valstybės tarnautojų mokymo grupes, atsižvelgdamas į Lietuvos Respublikos Vyriausybės tvirtinamą mokymo strategiją (toliau- Strategija), įstaigos strateginius tikslus bei finansines galimybes;

          100.3. suderintą su direktoriumi Archyvo einamųjų metų mokymo plano projektą Bendrųjų reikalų skyriaus vadovas kasmet iki kovo 1 d. pateikia Valstybės tarnybos departamentui per Valstybės tarnybos valdymo informacinę sistemą (toliau – VATIS).

          101. Bendrųjų reikalų skyriaus vedėjas kasmet iki vasario 1 d. teikia ataskaitą apie valstybės tarnautojų mokymą praėjusiais metais Valstybės tarnybos departamentui per VATIS.

 

 

XV. VALSTYBĖS TARNAUTOJŲ IR DARBUOTOJŲ SKATINIMAS

 

          102. Už nepriekaištingą tarnybinių pareigų atlikimą Archyvo valstybės tarnautojai direktoriaus teikimu gali būti skatinami Lietuvos vyriausiojo archyvaro padėka, vardine dovana.

          103. Archyvo valstybės tarnautojai gali būti skatinami vienkartine pinigine išmoka vadovaujantis Vienkartinių piniginių išmokų valstybės tarnautojams skyrimo tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. liepos 19 d. nutarimu Nr. 1167 (Žin., 2002, Nr. 74-3166; 2008, Nr. 132-5072).

          104. Archyvo darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, gali būti skatinami vienkartine pinigine išmoka Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1993 m. liepos 8 d. nutarimo Nr. 511 „Dėl biudžetinių įstaigų ir organizacijų darbuotojų darbo apmokėjimo tvarkos tobulinimo“ (Žin., 1993, Nr. 28-655; 2009, Nr. 100-4185) nustatyta tvarka.

 

 

XVI. VALSTYBĖS TARNAUTOJŲ IR DARBUOTOJŲ ATSAKOMYBĖ

 

          105. Archyvo valstybės tarnautojai už tarnybinius nusižengimus gali būti traukiami tarnybinėn atsakomybėn, o už Archyvui padarytą materialinę žalą – materialinėn atsakomybėn Valstybės tarnybos įstatymo nustatyta tvarka.

          106. Archyvo darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, už darbo drausmės pažeidimus gali būti traukiami drausminėn, o už Archyvui padarytą materialią žalą – materialinėn atsakomybėn darbo santykius reglamentuojančių teisės aktų nustatyta tvarka.

          107. Įstatymų nustatytais atvejais Archyvo valstybės tarnautojai ir darbuotojai gali būti traukiami baudžiamojon, administracinėn ar civilinėn atsakomybėn.

 

 

XVII. REIKALŲ PERDAVIMAS KEIČIANTIS ARCHYVO VALSTYBĖS TARNAUTOJAMS IR DARBUOTOJAMS

 

          108. Keičiantis direktoriui, Archyvo reikalai perduodami direktoriaus pavaduotojui, kuriam Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu pavesta laikinai eiti Archyvo direktoriaus pareigas. Paskyrus naują Archyvo direktorių, reikalai perduodami naujai paskirtam direktoriui. Reikalai perduodami pagal Archyvo reikalų perdavimo ir perėmimo aktą, kurį parašu tvirtina Lietuvos vyriausiais archyvaras.

          109. Keičiantis direktoriaus pavaduotojui, reikalai perduodami direktoriaus įsakyme nurodytam valstybės tarnautojui, o padalinio vadovo reikalai – valstybės tarnautojui ar darbuotojui, kurio pareigybės aprašyme numatytos vadovo pavadavimo funkcijos.Paskyrus naują direktoriaus pavaduotoją ar padalinio vadovą, reikalai perduodami naujai paskirtam direktoriaus pavaduotojui ar padalinio vadovui.

Reikalai perduodami pagal reikalų perdavimo ir perėmimo aktą, kurį parašu tvirtina direktorius.

          110. Atleidžiami iš pareigų arba perkeliami į kitas pareigas kiti Archyvo valstybės tarnautojai ar darbuotojai padalinio vadovui privalo perduoti reikalus, už Archyvo lėšas įgytas knygas, antspaudus ir spaudus, kitą turtą, už kurį Archyvo valstybės tarnautojas ar darbuotojas materialiai atsakingas.

 

 

XVIII. ANTSPAUDO NAUDOJIMAS

 

          111. Archyvas turi antspaudą su Lietuvos valstybės herbu ir savo pavadinimu.

          112. Archyvo antspaudą saugo ir už jo naudojimą atsako direktorius. Laikinai nesant direktoriaus, Archyvo antspaudą saugo ir už jo naudojimą atsako direktoriaus pavaduotojas, laikinai einantis direktoriaus pareigas.

          113. Archyvo antspaudas naudojamas, gaminamas, saugomas, apskaitomas ir sunaikinamas teisės aktų nustatyta tvarka.

          114. Antspaudu netvirtinami Archyvo raštai, kuriais informuojama apie Archyve nesaugomus dokumentus, kuriuos pareiškėjas savo paklausime prašė surasti ir jų pagrindu išduoti juridinį faktą patvirtinantį dokumentą (Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos 1994-06-02 raštas Nr.02-08-307/280).

 

 

XIX. TARNYBINIO TRANSPORTO IR MOBILIŲJŲ TELEFONŲ NAUDOJIMAS

 

          115. Archyvo Tarnybos tarnybinis transportas naudojamas Lietuvos Respublikos Vyriausybės 1998 m. lapkričio 17 d. nutarimo Nr. 1341 „Dėl tarnybinių lengvųjų automobilių biudžetinėse įstaigose“ (Žin., 1998, Nr. 103-2838; 2009, Nr. 69-2796) nustatyta tvarka bei Archyvo direktoriaus patvirtintomis tarnybinių lengvųjų automobilių naudojimo taisyklėmis.

          116. Tarnybiniai mobilieji telefonai naudojami Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. kovo 5 d. nutarimo Nr. 331 „Dėl tarnybinių mobiliųjų telefonų“ (Žin., 2002, Nr. 26-941; Nr. 52-2018) ir direktoriaus nustatyta tvarka.

 

XX. VALSTYBĖS TARNAUTOJŲ PAŽYMĖJIMŲ IR DARBUOTOJŲ DARBO PAŽYMĖJIMŲ IŠDAVIMAS IR LAIKYMAS

 

          117. Valstybės tarnautojų pažymėjimai išduodami Valstybės tarnautojo pažymėjimo išdavimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministro 2002 m. liepos 11 d. įsakymu Nr. 338 „Dėl valstybės tarnautojo pažymėjimo formos ir valstybės tarnautojo pažymėjimo išdavimo taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2002, Nr. 77-3309; 2009, Nr. 139-6133), nustatyta tvarka.

          118. Darbuotojų darbo pažymėjimai išduodami pagal Darbuotojo tapatybę patvirtinančio dokumento išdavimo, nešiojimo ir pateikimo kontroliuojančioms institucijoms tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. balandžio 24 d. nutarimu Nr. 503 (Žin., 2003, Nr. 40-1822; 2006, Nr. 102-3948), reikalavimus.

          119. Valstybės tarnautojų pažymėjimus ir darbuotojų darbo pažymėjimus (toliau vadinama – pažymėjimas) išduoda Bendrųjų reikalų skyrius.

          120. Darbuotojų, priimtų dirbti pagal neterminuotą darbo sutartį, darbo pažymėjimas galioja 5 metus nuo jo išdavimo dienos.

          121. Praradęs pažymėjimą, valstybės tarnautojas direktoriui pateikia tarnybinį pranešimą apie valstybės tarnautojo pažymėjimo praradimą, nurodydamas praradimo aplinkybes, ir prašymą išduoti naują pažymėjimą.

          122. Pažymėjimas keičiamas pasibaigus jo galiojimo terminui arba pasikeitus valstybės tarnautojo ar darbuotojo asmens duomenims ar pareigoms. Pažymėjimui susidėvėjus, išduodamas naujas.

          123. Atleistas iš užimamų pareigų valstybės tarnautojas ar darbuotojas atleidimo dieną grąžina pažymėjimą Bendrųjų reikalų skyriui.

          124. Valstybės tarnautojas ar darbuotojas pažymėjimą privalo nešiotis ar darbo metu laikyti darbo vietoje, taip pat pateikti jį kontroliuojančių institucijų reikalavimu.

            

 

XXI. KITOS PRIVALOMOS TAISYKLĖS

 

          125. Į archyvo saugyklas turi teisę įeiti tik to administracijos padalinio, kuriam priklauso saugyklos, valstybės tarnautojai ir darbuotojai. Vadovybė ir kitų administracijos padalinių valstybės tarnautojai ir darbuotojai prireikus į saugyklas gali įeiti tik lydimi padalinio vadovo ar jo įgalioto darbuotojo.

          126. Saugykloje ne darbo metu įsijungus automatinei gaisro gesinimo signalizacijai, apsaugos darbuotojas privalo įeiti į saugyklą, įsitikinti ar kilo gaisras. Esant reikalui, įjungti gaisro gesinimo sistemą, iškviesti ugniagesius, informuoti archyvo vadovybę, įvykį registruoti Budėjimo žurnale. Kitais atvejais prireikus įeiti į saugyklas ne darbo metu Archyvo apsaugos darbuotojas kviečia direktorių ar direktoriaus pavaduotojus.

          127. Darbuotojai, paskirti atsakingais už darbų ir priešgaisrinę saugą, privalo apmokyti administracijos padalinių vadovus. Vadovai atsakingi už savo padalinio valstybės tarnautojų ir darbuotojų mokymą ir instruktavimą darbų bei priešgaisrinės saugos klausimais. Instruktažai registruojami Darbų saugos instruktavimų darbo vietoje registracijos žurnaluose, kurie saugomi administracijos padaliniuose.

          128. Saugyklų durys, kuriose nėra įrengtos automatinės įėjimo kontrolės sistemos, rakinamos. Paskirti valstybės tarnautojai ar darbuotojai privalo rakinti duris, raktus su dėžute perduoti apsaugos darbuotojui ir pasirašyti Raktų dėžučių paėmimo-grąžinimo registracijos knygoje, kurioje yra nurodytos jų pavardės. Valstybės tarnautojams ar darbuotojams, kurių pavardžių nėra Knygoje, apsaugos darbuotojas neturi teisės išduoti raktų dėžutės.

          129. Archyvo valstybės tarnautojus ir darbuotojus iš darbo asmeniniais reikalais ne ilgiau kaip 3 val. išleidžia administracijos padalinio vadovas. Administracijos padalinio vadovus ir valstybės tarnautojus ar darbuotojus ilgesniam negu 3 val. išleisti gali direktorius ar padalinį kuruojantis direktoriaus pavaduotojas.

          130. Lankytojus į Archyvo darbo patalpas apsaugos darbuotojas įleidžia tik gavęs telefonu administracijos ar padalinio vadovo sutikimą. Lankytojai turi būti lydimi Archyvo darbuotojo.

 

 

 _________________________

 

 

 

Informaciją atnaujino: Irena Žalytė, Skaitmeninių dokumentų skyrius
Informacija atnaujinta: 2012-11-05 10:31